Кассовый аппарат в смартфоне: тестируем программный РРО и разбираемся в его нюансах

Чуда не случилось: налоговая начала штрафовать бизнес за нарушения, связанные с применением регистраторов расчетных операций (РРО).

Еще с 1 октября 2023 года вступили в силу нормы закона № 3219-IX, которые предусматривают возврат ответственности для предпринимателей, игнорирующих требования в части фискализации расчетных операций. Штрафы грозят как за отсутствие кассового аппарата, так и за различные манипуляции при его использовании (занижение суммы операций, невыдача фискального чека и т.д.).

Если отбросить эмоциональные аргументы, то нежелание предпринимателей устанавливать РРО часто связано с тем, что кассовый аппарат – недешевое удовольствие. Помимо затрат на покупку оборудования, его нужно обслуживать, ремонтировать.

Но есть альтернатива в виде программных РРО. Такие решения более гибкие, подходят малому бизнесу и стоят дешевле обычных аппаратов (а иногда и вовсе бесплатны).

Что такое программный РРО. Классический кассовый аппарат представляет из себя физическое устройство, которое обрабатывает платежные операции при продаже товаров и предоставлении услуг, передает через модем данные о них в Государственную налоговую службу (ГНС) и выдает фискальные чеки. Такой аппарат может работать в связке с компьютером и POS-терминалом.

Программный РРО (он же ПРРО) – это приложение для смартфона, планшета или компьютера, которое обладает таким же, и даже большим функционалом, чем «железный» РРО. То есть смартфон после установки на него соответствующего приложения превращается в РРО, который может обрабатывать платежи (как наличные, так и безналичные), генерировать чеки и отправлять в налоговую информацию об операциях.

Сколько стоит программный РРО. При покупке физического кассового аппарата предприниматель прежде всего платит за само оборудование. Его cредняя стоимость колеблется в пределах 8-10 тыс. грн. Это РРО с модемом и встроенным термопринтером, который выдает фискальные чеки покупателям. 

Отдельно есть абонплата в размере 400-600 грн/месяц за подключение РРО к серверам ГНС и за сервисное обслуживание оборудования. В эту плату может входить ремонт кассового аппарата, его настройка и перенастройка в случае каких-то сбоев, опломбирование и т.д. Итого, если не учитывать бюджет на покупку РРО, за обслуживание аппарата в год нужно платить еще около 6 тыс. грн.

Второй вариант оплаты – комиссия при каждой операции порядка 1,5-2,2% суммы. Обычно такую модель предлагают провайдеры, которые вместе с РРО предоставляют услуги эквайринга. И плата за ПРРО включена в эквайринговую комиссию. Например, Fondy и Приватбанк.

Впрочем, есть и полностью бесплатная разработка. Речь о программном РРО от налоговой. Он так и называется – ПРРО ГНС.

Где взять программный РРО. Какого-либо централизованного реестра программных РРО не существует. Хотя обычные кассовые аппараты должны быть внесены в Госреестр РРО.

С ПРРО все проще. Предприниматель может протестировать несколько разных решений. Благо, многие компании дают пробный период, в течение которого плата за использование приложения не взимается.

Найти приложения можно в профильных онлайн-магазинах: для Android это Play Market, для iOs – App Store. Отдельные разработки существуют также для настольных ПК и ноутбуков, которые работают на Windows и Linux.

Вообще, перед покупкой приложения сначала желательно обратиться к разработчику ПО, который расскажет обо всех нюансах и поможет разобраться с функционалом своего софта.

Как начать использовать ПРРО. Допустим, предприниматель выбрал наиболее подходящее для его задач приложение. Для того, чтобы запустить его в работу, нужно зарегистрировать ПРРО в налоговой. В противном случае данные об операциях не будут поступать на сервера ГНС. А значит, налоговики будут считать, что предприниматель нарушает закон и не использует РРО.

Предпринимателю понадобится электронно-цифровая подпись (если у него ее еще нет). Она необходима для того, чтобы проходить авторизацию в ПРРО, оформлять расчетные документы и передавать их на сервер ГНС (регистрировать е-чеки, пересылать Z-отчеты и т.д.).

Как выглядит функционал ПРРО. Приложений, которые могут заменить физический кассовый аппарат, много. Все они отличаются между собой. Но базовый набор функций совпадает. Поэтому рассмотрим на примере одного из приложений, какие возможности предлагают ПРРО.

В личном кабинете можно увидеть количество подключенных виртуальных касс (их может быть несколько), ФИО кассиров, которые имеют доступ к РРО (их тоже может быть несколько), перечень товаров, которые занесены в ПРРО, а также отчеты о проданных товарах и о выданных фискальных чеках.

Для того, чтобы проводить операции через приложение, нужно назначить ответственного кассира (при регистрации лиц, которые отвечают за кассу, нужно не забыть подать заявление в ГНС по форме № 5-ПРРО) и наполнить базу товаров. То есть, если кассир пробивает покупателю молоко или хлеб, они должны быть внесены в ПРРО.

При продаже какой-либо продукции кассир выбирает соответствующую позицию из списка и добавляет ее в чек. Когда все товары добавлены, кассир подтверждает оплату (наличными или банковской картой) и закрывает чек. Товарный чек покупатель может получить в электронном виде, например в какой-нибудь мессенджер, или отсканировать специальный QR-код и загрузить чек по ссылке. При желании, к устройству, на котором установлен ПРРО, можно подключить термопринтер и выдавать бумажные чеки. Но это не является обязательным условием, так как е-чеки имеют такую же юридическую силу. 

В конце дня кассир закрывает смену и формирует отчеты. В том числе Z-отчет, который является итоговым документом с данными о проданных за смену (день) товарах и о том, каким был оборот денежных средств по кассе.

Особенности и нюансы использования ПРРО. Основной фокус программных РРО – это малый и средний бизнес. Ведь многие приложения и решения не предполагают автоматизацию продаж и товарооборота.

Это означает, что наполнять базу товаров в ПРРО нужно в буквальном смысле вручную. Хорошо, если ассортимент небольшой, несколько десятков продуктов или услуг. А если номенклатура насчитывает сотни и тысячи позиций?

Что делать в таком случае? Выбирать программный РРО, который можно интегрировать с системой управления предприятием (CRM). Тогда и товарный, и бухгалтерский учет, и контроль продаж будут в разы проще и эффективнее. Но далеко не все ПРРО обладают подобным функционалом, и это нужно учитывать.

Итого, программные РРО – удобное решение для бизнеса, у которого нет миллионных оборотов и крупной сети торговых точек. Этот вариант подойдет предпринимателям, которые раньше никогда не использовали кассовые аппараты, но в связи с требованиями законодательства должны это делать. ПРРО станет относительно бюджетным решением, которое при желании (или при необходимости) со временем можно будет заменить на «железное» оборудование.

В то же время, не стоит идеализировать программные РРО. Софт довольно молодой и не лишен проблем (ошибки в работе приложений, сбои при передаче данных в ГНС). Поэтому при выборе ПРРО желательно выяснить, насколько удачный опыт у тех, кто уже его использовал, какие есть жалобы и как разработчики устраняют недостатки. Ведь лучше заплатить за более «обкатанное» решение, чем потом иметь проблемы с налоговой.