��, �� : ��

У кожного бізнесу є свої процеси, але не всі розуміють, як зробити їх максимально ефективними. Власники чи керівники підприємств звертаються за описом та оптимізацію, коли стикаються з конкретною проблемою (наприклад, стрімке зростання кількості персоналу) або ж перед запуском нового продукту чи послуги, щоб систематизувати свою діяльність. Чому власникам українських підприємств важливо описувати та оптимізувати бізнес-процеси, розповідає Наталія Заверуха, CЕО агенції Manageable.

Починаючи власну справу, ми передусім думаємо про те, чи дійсно наш продукт потрібен ринку, тестуємо свої гіпотези та намагаємось отримати прибуток, а вже потім замислюємось над масштабуванням чи експортом. І все ж значна частина підприємств, які успішно пройшли початкову фазу й вийшли на певний рівень стабільності, так і не починають використовувати інструменти опису та оптимізації бізнес-процесів для покращення свого бізнесу.

Ось декілька найбільш поширених причин, чому так стається.

Незнання. Власники малого та середнього бізнесу можуть просто не знати про інструменти та можливості, які надає опис та оптимізація бізнес-процесів. Вирішення поточних завдань чи постійне «гасіння пожеж» відбирає весь час власників. Зазвичай вони стикаються з поняттям бізнес-процесів під час вирішення певної «вузької» проблеми й не завжди продовжують роботу над вдосконаленням процесів.

Небажання масштабуватись та рости . Процеси маленького магазину чи швейного цеху формуються органічно. Так, вони можуть бути складними, недосконалими чи дорогими, але це не заважає бізнесу існувати й приносити прибуток. Якщо власника задовольняє поточний стан речей і він не має бажання масштабувати свою справу, то опис чи оптимізація процесів не є для нього найбільш актуальним питанням.

Віра в автоматизацію. Прагнучи рухатись в ногу з прогресом, деякі власники бізнесів намагаються максимально автоматизувати процеси, вбачаючи в цьому вирішення всіх своїх проблем. Проте автоматизуючи хаос, ви можете ще більше ускладнити ситуацію, ба, навіть, поставити свою справу під загрозу. Саме небажання автоматизувати хаос свого часу спонукало мене до створення агенції з опису та автоматизації бізнес-процесів. Неможливо вдосконалюватись і планувати рух вперед, коли ми не розуміємо, що вже маємо і де знаходимось сьогодні.

Страх формалізації. Описані процеси формують певні правила гри, яких повинні дотримуватись всі члени команди. І для керівника, і для команди взаємодія на основі процесного підходу може здаватись дуже формальною і викликати труднощі в комунікації. Тому опису та оптимізації бізнес-процесів завжди повинні передувати дві речі: прагнення керівництва до систематизації та донесення цілей проекту з формалізації процесів до всієї команди з подальшим навчанням.

Відсутність бюджету. Проекти з опису та оптимізації бізнес-процесів потребують додаткових витрат. При цьому бізнесу необхідно не тільки виділити кошти для реалізації проекту, а й час для роботи з консультантом. Для початку можете з сумом видихнути. Далі заплануйте собі бажані терміни для старту проекту й підготуйте фінансовий плацдарм. Виділення бюджету чудово стимулює бути орієнтованими на результат, поважати його та використовувати на практиці. Успішний бізнесмен має розуміти, що виділення бюджету на консалтингові послуги – це не обов’язково про додаткові витрати чи економію, це про стратегічно розставлені пріоритети.

Нерозуміння того, як порахувати ефект. Іноді власники бізнесу не готові розпочати проект з опису та оптимізації процесів, бо не розуміють як порахувати його результати та виміряти ефективність. Консультантам та експертам важко показати замовнику конкретні результати, адже на ефект від опису та оптимізації процесів конкретно вашого бізнесу впливають десятки внутрішніх факторів.

Якщо ви маєте сумніви з приводу ефективності, раджу починати роботу з закупівель та продажів. Це цікаві процеси, у результаті роботи з якими ефект можна порахувати просто і швидко. Зі свого досвіду додам, що цифри, якими можна виміряти потенційні результати проекту, все ж існують, наприклад: витрати на бізнес-процес зменшаться на 10–20%, якість процесу виросте до 30%, час на адаптацію та навчання скоротиться до 50%, задоволеність клієнта +15%, своєчасна і реальна аналітика – теж один із результатів проекту.

Відсутність культури споживання консалтингових послуг та страх пустити «чужу» людину в компанію. Це одна з найскладніших проблем як для українського бізнесу, так і для консалтингових агентств. Власники чи керівники підприємств воліють не передавати подібні проекти на аутсорс, адже бояться витоку інформації про свою «внутрішню кухню». Але згадайте про Ейнштейна, який стверджував, що «серйозні проблеми, з якими ми стикаємося, не можна вирішити на тому ж рівні мислення, на якому вони виникли». Погляд зі сторони може дати поштовх до розвитку, а коментарі експерта – заощадити кілька місяців роботи команди. Конфіденційність роботи забезпечується правильним оформленням договорів про співпрацю.

Опис та оптимізація бізнес-процесів може принести користь будь-якому бізнесу, але невідоме чи незрозуміле завжди викликає у нас певну тривогу. Тому для боротьби зі своїми страхами чи упередженнями варто більше дізнатись про можливості, які робота над бізнес-процесами може дати саме вашому бізнесу.