Е-документы: как правильно отказываться от бумаги в 2020-х

Недавно правительство подключило основные государственные органы к электронному сервису проверки квитанций оплаты государственных услуг check.gov.ua.

Отныне к сервису Check подключены сервисные центры МВД (водительские удостоверения, справка о несудимости и т. д.); Миграционная служба (паспорта, загранпаспорта и т. д.); РАГСы (все услуги по регистрации рождения, брака и т. д.); ЦНАП (услуги Миграционной службы и РАГСов), услуги в областных государственных администрациях (лицензии, выписки и т. д.).

Почему электронный документооборот побеждает бумажный, о мифах и преимущества е-документооборота 2.0 рассказал Mind директор SmartTender.biz Сергей Сагун.

Скорость, цена и дружественность к окружающей среде – три базовые факторы, определяющие переход документооборота в электронную плоскость. И рынок растет, появляются новые решения, более жесткой становится конкуренция. Е-документооборот эволюционирует и базовых факторов теперь недостаточно, чтобы удовлетворить потребности современного пользователя.

Как е-документооборот помогает бизнесу

Как ни странно, но и в 2020 году о преимуществах электронного документооборота в Украине знают довольно мало. Объяснить их просто. Почти каждое физическое или юридическое лицо, независимо от формы собственности, размеров или сферы деятельности, постоянно работает с документами. Некоторые из этих документов необходимо периодически пересматривать и корректировать, некоторые передавать другим лицам: государственным службам, партнерам, контрагентам. Для этого документ необходимо напечатать, согласовать, внести правки, отправить на подпись, поставить печать и провести эту же процедуру с другой стороной.

Электронный документооборот позволяет перенести все эти процессы в диджитал-пространство и сэкономить огромное количество времени и ресурсов.

Для этого необходимо лишь:

• получить квалифицированную цифровую подпись (КЭП/ЭЦП);
• зарегистрироваться на сервисе электронного документооборота;
• если речь идет об обратной документации от контрагента, то он также должен выполнить первые два шага. И хотя для многих это звучит как некий вызов, на практике это все очень просто.

Еще один важный вспомогательный фактор для бизнеса – репутационный. Ведь электронный документооборот – это выбор в пользу экоответственности. Уменьшение количества бумажных документов снимает давление на окружающую среду в двух плоскостях: все меньше деревьев идет на изготовление бумаги, все меньше расходуется бензина (и, как следствие, меньше вредных выбросов в атмосферу), так как становится ненужной курьерская доставка автотранспортом. Победа современных технологий в пользу окружающей среды.

Мифы об электронном документообороте

Одно из основных препятствий для бизнеса при переходе на электронный документооборот – это мифы о нем. Если говорить о самых популярних, то их фактически два:

1. Бумажный документ имеет большую юридическую силу, чем электронный документ.
2. Электронный документооборот имеет низкие гарантии безопасности, поэтому есть риск потери документов..

Рассмотрим первый миф. В соответствии с Законом Украины «Об электронных доверительных услугах» квалифицированная электронная подпись (КЭП) имеет презумпцию соответствия собственноручной подписи. То есть речь идет о полной законодательной равноценности, независимо от того, какой способ удостоверения документа выбран. Также в этом законе отдельным пунктом указано, что КЭП не может быть признана недействительной и лишенной возможности рассматриваться как доказательство в судебных делах исключительно на том основании, что она имеет электронный вид.

Второй миф – безопасность. Это также больше о недоверии и претенциозности, чем о реальной ситуации. Ведь, если говорить о современных сервисах электронного документооборота, основные требования к ним:

• хранение информации в надежных дата-центрах;
• наличие защищенных каналов передачи документов;
• доступность в качестве облачного решения.

Эти требования гарантируют, что документооборот будет защищен от любых внешних воздействий. Также это исключает ряд рисков, которые существуют в мире бумажных документов – например, риски физической утраты оригинала или его повреждения. Думаю, что все помнят то ощущение, когда по неосторожности на важный документ разливается кофе или сок. С электронным документооборотом это просто невозможно.

Электронный документооборот 2.0 и его основные преимущества

2020-е годы затрудняют понимание е-документооборота. Если раньше речь шла просто о переводе бумажных процессов в электронную плоскость, то сейчас ситуация меняется. Конкуренция сервисов электронного документооборота выходит за рамки оптимизации процесса обмена документами:  важной становится оптимизация процесса их создания. Например, начинает внедряться идея машинного обучения. И это следующий эволюционный этап на пути к сбережению времени в бизнес-процессах.

Современные сервисы позволяют работать через преднастроенные формы. Речь идет о том, что стоит только один раз задать параметры – и в дальнейшем сервис будет учиться заполнять документы самостоятельно. Теперь не нужно каждый раз вводить данные вручную. Также сервисы уже предоставляют возможность автоматически согласовывать документы между собой – сервисы самообучаются перекодировке номенклатуры в документации между контрагентами. Со стороны это не очень впечатляет, однако для бухгалтеров, закупщиков и проектных менеджеров это реальное спасение, ведь больше не нужно тратить часы на исправление технических расхождений в документации.

Электронный документооборот 2.0 поднимает планку – теперь играет роль не то, что документ становится электронным, а каким образом он формируется, какие функции имеет сервис обмена документами, универсальность его применения и т. д.

Максимальная интеграция с другими решениями, комфортная и слаженная работа мобильной версии, а также гибкость ценовой политики будут определять лидеров е-документооборота в новом десятилетии.