Революційний шлях від служби закупівель до компанії «Трейд Хаб»
Кейс групи компаній «Хлібодар»
Ще 2017 року акціонери Групи компаній «Хлібодар» розпочали проект з трансформації компанії з метою адаптації до нових викликів сучасного суспільства та способів ведення бізнесу.
Компанія послідовно йде курсом змін у стратегічному та управлінському підходах для досягнення більшої результативності. Черговим кроком стала революційна трансформація закупівель.
Протягом багатьох років закупівлі в нашій компанії вважалися допоміжною функцією, для забезпечення роботи наших виробничих підприємств, на базі яких перебували всі закупівельники. У нас регулярно виникали збої в роботі, і практично ніякої можливості контролю, і так тривало практично з самого заснування компанії.
Але в якийсь момент ми переглянули наше ставлення до закупівель, і на сьогоднішній день, я вважаю, що розвиток технологій дає закупівлям не тільки місце за столом топ-управлінців нашої компанії, а й фактично можливість стати дійовою особою і творцем цінності всього нашого бізнесу.
Як не парадоксально, одними з основних і найбільш лояльних клієнтів нашого холдингу є наші постачальники, оскільки від них залежить наша ефективність роботи. Хоча, з іншого боку, вони так само залежать від нашої спішності.
На сьогоднішній день майбутнє закупівель нашої компанії базується не на підставі догми «Купити дешевше», а на побудові системи «Спільного управління витратами і ризиками з нашими постачальниками», за рахунок:
- Централізації функції закупівель – ми побудуємо єдине вікно для роботи з нашим холдингом, і тепер від імені всіх наших підприємств з постачальниками працює окремий менеджер;
- Автоматизація процесів роботи з постачальником – де велика частина процесів взаємодії (участь в тендерах, підписання контрактів, замовлення), йдуть через ІТ-систему, що надає компаніям можливість діяти асинхронно;
- Спільне планування роботи – дозволяє мінімізувати витрати на забезпечення продажу і зменшити вірогідність зриву поставок;
- Побудова гнучкої складської системи, де ми відбудуємо спільну багаторівневу систему складів, яка включить склади постачальника, розподільчий склад, склади виробничих підприємств. Такий підхід знизить рівень складських залишків, й дозволить постачальникам працювати з меншими логістичними витратами;
- Формування довгострокової стратегії роботи з ключовими постачальниками;
- Зміна технологій виробництва з урахуванням рекомендацій важливих постачальників;
- Використання системи «Сировинних ф'ючерсів» та факторингу;
- Використання системи електронного документообігу.
Попередньо, ресурсами команди APS SMART, був проведений консалтинг закупівельної діяльності Групи. Це дозволило нам оптимально визначитися з концепцією проекту автоматизації, його технічним та організаційним рішенням. Результатом стало рішення винести закупівельну функцію в окремий підрозділ з чітким централізованим управлінням, що у подальшому дало повний контроль закупівель для керівництва по всіх виробничих підрозділах ГК.
В рамках проекту вже реалізовано автоматичний розподіл заявок на закупівлю відповідно до їх категорій, укладання договорів та формування замовлень, що мінімізує людський фактор та значно прискорює процес опрацювання заявок.
Для наших партнерів-постачальників вже реалізовано багато можливостей для зручної та ефективної роботи: вся інформація доступна онлайн і зосереджена в одному (єдиному) місці – у системі APS SMART: контракти, замовлення, відвантаження. Є можливість контролювати поставки, позаяк, постачальник отримує інформацію про замовлення та місце його постачання. Надається інтерактивний доступ до закупівельного середовища для виконання операцій з погодження проектів договорів без використання додаткових сторонніх інструментів, типу мобільного телефону, емейлу, тощо.
Оскільки одним з наших основних клієнтів є наші постачальники, ми і надалі маємо покращувати рівень сервісу при роботі з ними, і у 2019/2020 роках планується впровадити ще багато зручних нововведень.
Крім цього, однією з ключових змін у роботі я вважаю поступове виведення функції забезпечення на рівень самоокупності, який у нас остаточно завершився створенням компанії ТОВ «Трейд Хаб», яка діє в логіці аутсорсингу бізнес процесів (BPO), відповідно до укладених агентських договорів, оскільки рівень винагороди закупівельників має залежати напряму від якості їхньої роботи та рівня сервісу, який вони надають нашим виробничим підприємствам та партнерам.
Ми багато думали над тим, яким чином це можна реалізувати, обираючи між системою роботи ритейл-мереж, де постачальники сплачують суттєвий маркетинговий бонус, та системою PROZORRO, де постачальник сплачують невеликі платежі за подачу пропозицій. Ми вирішили, що для ринку найоптимальнішим буде отримувати невеликі платежі від постачальників у разі їхньої перемоги у тендерах. В нашому випадку кожен постачальник при розміщенні пропозиції має врахувати вартість її подачі, і в разі перемоги сплатити цей платіж. Якщо ж постачальник не переміг у тендері – жодних комісійних платежів не буде. Ми розуміємо, що вартість таких комісійних платежів буде включено постачальниками в ціну товарів, проте, ми впевнені, що рівень сервісу роботи з нашою компанією та мінімізації зайвих витрат та ризиків постачальників компенсує ці додаткові витрати.
Ми розуміємо, що розпочинаючи змінювати щось одне, не можна не змінити те, що є дотичним до процесу, який реформується. Але ми послідовно реформуємо процеси компанії, маємо грандіозні плани на майбутнє та відкриті до співпраці.
