Бумажная революция, или Как перевести офис на электронный документооборот

Проблемы с экологией и защитой окружающей среды – в списке тех, которыми сегодня особо обеспокоено общество. Можно отслеживать глобальные изменения, анализировать, насколько они действенны, и т. д. А можно начать с себя и изменения своих привычек и внести собственный вклад в защиту окружающей среды. Так, любая государственная или общественная организация, коммерческая компания, семья, школа, детский сад может внедрить экологический подход в своей деятельности.

Как и что можно изменить уже сейчас и при этом еще и заработать, рассказал Mind медиаэксперт Дмитрий Прибытько.

Зачем переходить на безбумажный формат?

О переводе документооборота в безбумажный формат говорят уже давно. Суровый карантин дал еще один повод вернуться к этой теме. Компаниям, которые до сих пор не отказались от бумажных документов, вести бизнес стало невероятно сложно.

По данным Агентства по охране окружающей среды США, один офисный работник расходует около 10 000 листов бумаги в год. Данных по Украине, к сожалению, нет, но можно смело предположить, что наши сограждане расправляются с листами А4 не менее лихо. Более того, изготовление и переработка бумаги стоит на третьем месте среди самых грязных производств в мире. При этом ООН предсказывает рост производства бумаги на 50%.

Бумажные документы – это статья расхода, которую можно если не убрать из бюджета, то существенно сократить. Тем более что все технологии для этого есть.

Если к этому добавить расходы на отправку документов почтой или курьером, то цифра получается совсем уж грустная. Так что вопрос «зачем» избавляться от бумаги можно считать решенным.

Как уйти от бумагооборота? Переход к цифровому офису должен быть хорошо спланированным и поэтапным.

Начинайте с головы

Первое препятствие на пути внедрения безбумажного документооборота – человеческий фактор. Люди неохотно избавляются от старых привычек. Инициатива должна исходить от руководства компании. Если верить статистике, то 47% офисных служащих причиной задержки отказа от бумаги назвали отсутствие инициативы со стороны руководства.

Впрочем, валить все на руководство не стоит. 37% работников юридических и 33% финансовых отделов без особого энтузиазма относятся к отказу от бумажных документов. Их беспокоит вопрос легитимности электронных документов. Но правда в том, что нормативная база Украины с 2018 года готова для перехода предприятий на юридически значимый электронный документооборот. При этом именно бумажные документы подвергают компанию большему риску. Лишиться бумажного архива значительно проще, чем электронного.

Если руководство докажет людям (в приказном порядке, разумеется), что отказ от бумаги сделает их жизнь проще, причин сомневаться не останется. Не стоит надеяться на то, что подчиненные сами перестанут терзать принтер. Они должны получить четкие инструкции и установки сверху. Жизнь офиса необходимо реорганизовать.

Избавьтесь от принтеров

Даже после взятия курса на отказ от бумаги и внедрения цифровых технологий, сотрудники часто продолжают дублировать документы в бумажном виде. Помешать им это делать поможет внутреннее распоряжение об ограничении печати документов без крайней необходимости. Уберите лишние принтеры и копировальные машины, а те, что остались, настройте на двустороннюю печать по умолчанию. Включите ведение журнала и пароль. Это позволит отслеживать любые злоупотребления. Эффективным способом ограничения расхода бумаги может стать система печати только через офис-менеджера.

Избавьтесь от бумажного архива

Оцифруйте все, что можно. Затраты, связанные с бумагой, не ограничиваются самой бумагой и расходными материалами для принтеров. Цена на самый убогий и маленький стеллаж для хранения документов стартует от 1000 грн. Не говоря уже о месте, которое он занимает (и вы платите за его аренду). Так что переведите в цифровой формат все бумаги, которые можно. Причем не всегда для этого нужен дорогой сканер. Возможно, вполне хватит и TurboScan ($5,99 за PRO-версию), который превратит ваш смартфон во вполне приличный сканер, сделает из бумажного архива PDF-/JPEG-файлы высокого разрешения.

Еще одна причина, по которой люди печатают документы, заключается в том, что иногда им необходимо работать с несколькими файлами одновременно, и выводить их на один монитор не очень удобно. Эту проблему можно решить, установив на одном рабочем месте два монитора. Решение не из дешевых, но, возможно, оно тоже имеет право на жизнь. Стоимость простенького монитора 18,5” – от 1500 грн, что примерно равно по стоимости 15 пачек бумаги. Благодаря экономии на бумаге вы окупите инвестиции в технику.

Следует подумать (если об этом еще не думали) о том, где будут храниться все цифровые файлы компании: на собственном сервере или файловом хостинге. Есть Google Drive, Dropbox, Amazon S3, Microsoft Azure, украинский облачный оператор Gigacloud и множество других сервисов. Разумеется, сетевое оборудование или пространство в облаке не достанутся вам бесплатно, но хранить электронные документы безопасней и удобней, чем бумажные.

​Наведите порядок в документообороте и процессах

В любой, даже успешно развивающейся компании, наступает час «Х», когда  неэффективность документооборота становится препятствием на пути ее развития. Ревизия всех внутренних процессов фирмы, документооборота между отделами, систем управления файлами поможет не только избавиться от бумаги. Проанализировав пути прохождения документов внутри компании, можно оптимизировать работу, убрать все лишнее и подготовится к дальнейшей автоматизации процессов.

Получите цифровые подписи

Использование цифровой подписи сокращает время обработки документов минимум на 80%. И позволяет избавиться от бумаги, разумеется. Даже если у руководителя предприятия уже давно есть собственная квалифицированная электронная подпись (КЭП), этого мало. Подобные подписи должны быть у всех сотрудников компании, которые имеют право подписывать документы. Причем сейчас уже не обязательно хранить КЭП на специальной защищенном токине стоимостью 650 грн.

В начале марта 2020 года Министерство цифровой трансформации объявило о начале эксперимента по использованию «усовершенствованных электронных подписей», которые можно хранить на обычных USB-флешках. Кроме того, существует еще один формат КЭП – Mobile ID. Такая подпись хранится на специальной SIM-карте смартфона, которая также является защищенным носителем. Получить такую электронную подпись можно у любого оператора мобильной связи в Украине.

Переходите на ЭДО

Перед внедрением электронного документооборота (ЭДО) необходимо разобраться в том, чем документообмен отличается от документооборота и что именно вы хотите перевести в цифру в первую очередь: внутренний или внешний ЭДО. Если с внешним все понятно – это договоры, счета и акты, которыми обмениваются между собой контрагенты, то у внутреннего ЭДО есть нюансы. Существуют системы электронной ОРД – организационно-распорядительной документации. Они универсальны. Их можно установить в любой компании, независимо от специфики бизнеса и стиля руководства. Но существует и специализированный внутренний ЭДО, который настраивается под нужды конкретной компании в зависимости от вида ее деятельности. Важно учесть, что системы внутреннего и внешнего документооборота должны легко интегрироваться между собой.

Изучите предложения от разных разработчиков, почитайте о разных кейсах внедрения ЭДО. Свежий пример успешного перехода на специализированный ЭДО – запуск системы SAP ECM от OpenText фармацевтической компанией «Дарница». Примером удачной интеграции систем внутреннего и внешнего ЭДО можно считать опыт «Укртранснафты». Вначале они внедрили систему внутреннего документооборота Megapolis.DocNet, после чего перешли на внешний ЭДО от Intecracy Deals. Так как и Megapolis, и Deals разработаны на одной программной платформе, интегрировать их не составило труда.

При выборе поставщика системы важно также учесть уровень техподдержки. Это не должно быть из серии «продал и забыл». Хороший вендор всегда выделяет команду людей, которые осуществляют внедрение системы ЭДО и проводят тренинги с персоналом компании-клиента.

Внедрив электронный документооборот, можно контролировать процесс согласования документов и подписывать их когда угодно и где угодно, главное, иметь доступ в интернет. Работать в системах ЭДО можно через браузер смартфона. Кроме того, у некоторых их них есть мобильные приложения.

Заранее сообщите о переходе на ЭДО своим контрагентам. Обязательно отправьте им письма с разъяснением вопросов, касающихся безопасности, подписания и согласования.

Получайте удовольствие

И еще немного статистики. От 30 до 40% рабочего времени офисные работники тратят на поиск информации в файлах с бумагами и архивах. Если в результате пожара или потопа компания потеряет весь свой бумажный архив, в 70% случаев ее бизнесу придет конец. После перевода бизнеса в цифровой формат этого можно не бояться. Вы сэкономили деньги, время, нервы – и позаботились об экологии.