Паперова революція, або Як перевести офіс на електронний документообіг

Проблеми з екологією і захистом навколишнього середовища – серед тих, якими сьогодні особливо стурбоване суспільство. Можна відстежувати глобальні зміни, аналізувати, наскільки вони дієві, тощо. А можна почати з себе і змінити свої звички, зробити власний внесок у захист навколишнього середовища. Так, будь-яка державна чи громадська організація, комерційна компанія, сім'я, школа, дитячий садок можуть запровадити екологічний підхід у своїй діяльності.

Як і що можна змінити вже зараз і при цьому ще й заробити, розповів Mind медіаексперт Дмитро Прибитько.

Навіщо переходити на безпаперовий формат?

Про переведення документообігу в безпаперовий формат говорять уже давно. Суворий карантин дав ще один привід повернутися до цієї теми. Компаніям, які досі не відмовилися від паперових документів, вести бізнес стало неймовірно складно.

За даними Агентства з охорони навколишнього середовища США, один офісний працівник витрачає близько 10 000 аркушів паперу на рік. Даних по Україні, на жаль, немає, але можна сміливо припустити, що наші співгромадяни розправляються з листами А4 не менше хвацько. Навіть більше, виготовлення і переробка паперу стоїть на третьому місці серед найбрудніших виробництв у світі. При цьому ООН пророкує зростання виробництва паперу на 50%.

Паперові документи – це стаття витрат, яку можна якщо не прибрати з бюджету, то істотно скоротити. Тим більше, що всі технології для цього є.

Якщо до цього додати витрати на відправлення документів поштою або кур'єром, то цифра виходить зовсім вже сумна. Так що питання «навіщо» позбавлятися від паперу можна вважати вирішеним.

Як піти від паперообігу? Перехід до цифрового офісу повинен бути добре спланованим і поетапним.

Починайте з голови

Перша перешкода на шляху впровадження безпаперового документообігу – людський фактор. Люди неохоче позбавляються старих звичок. Ініціатива повинна виходити від керівництва компанії. Якщо вірити статистиці, то 47% офісних службовців причиною затримки відмови від паперу назвали відсутність ініціативи з боку керівництва.

Втім, валити все на керівництво не варто. 37% працівників юридичних і 33% фінансових відділів без особливого ентузіазму ставляться до відмови від паперових документів. Їх турбує питання легітимності електронних документів. Але правда в тому, що нормативна база України з 2018 року готова для переходу підприємств на юридично значимий електронний документообіг. При цьому саме паперові документи піддають компанію більшому ризику. Лишитися паперового архіву значно простіше, ніж електронного.

Якщо керівництво доведе людям (у наказовому порядку, зрозуміло), що відмова від паперу зробить їхнє життя простішим, причин сумніватися не залишиться. Не варто сподіватися на те, що підлеглі самі перестануть терзати принтер. Вони повинні отримати чіткі інструкції та установки зверху. Життя офісу необхідно реорганізувати.

Позбудьтеся принтерів

Навіть після взяття курсу на відмову від паперу і впровадження цифрових технологій, співробітники часто продовжують дублювати документи в паперовому вигляді. Перешкодити їм це робити допоможе внутрішнє розпорядження про обмеження друку документів без дійсної потреби. Приберіть зайві принтери і копіювальні машини, а ті, що залишилися, налаштуйте на двосторонній друк за замовчуванням. Увімкніть ведення журналу і пароль. Це дозволить відстежувати будь-які зловживання. Ефективним способом обмеження витрати паперу може стати система друку тільки через офіс-менеджера.

Позбудьтеся паперового архіву

Оцифруйте все, що можна. Витрати, пов'язані з папером, не обмежуються суто папером та витратними матеріалами для принтерів. Ціна на найубогіший і найменший стелаж для зберігання документів стартує від 1000 грн. Не кажучи вже про місце, яке він забирає (і ви платите за його оренду). Отже, переведіть у цифровий формат усі папери, які можна. Причому не завжди для цього потрібен дорогий сканер. Можливо, цілком вистачить і TurboScan ($5,99 за PRO версію), який перетворить ваш смартфон на цілком пристойний сканер, зробить з паперового архіву PDF-/JPEG-файли з високою роздільною здатністю.

Ще одна причина, через яку люди друкують документи, полягає в тому, що іноді їм необхідно працювати з декількома файлами одночасно, і виводити їх на один монітор не дуже зручно. Цю проблему можна вирішити, встановивши на одному робочому місці два монітори. Рішення не з дешевих, але, можливо, воно теж має право на життя. Вартість простенького монітора 18,5» – від 1500 грн, що приблизно дорівнює вартості 15 пачок паперу. Завдяки економії на папері ви окупите інвестиції в техніку.

Слід подумати (якщо про це ще не думали) про те, де зберігатимуться всі цифрові файли компанії: на власному сервері або файловому хостингу. Є Google Drive, Dropbox, Amazon S3, Microsoft Azure, український хмарний оператор Gigacloud і безліч інших сервісів. Зрозуміло, мережеве обладнання або простір у хмарі не дістануться вам безкоштовно, але зберігати електронні документи безпечніше і зручніше, ніж паперові.

Наведіть лад у документообігу та процесах

У будь-якій компанії, навіть такої, що успішно розвивається, настає час «Х», коли неефективність документообігу стає перешкодою на шляху її розвитку. Ревізія всіх внутрішніх процесів фірми, документообігу між відділами, систем управління файлами допоможе не тільки позбутися від паперу. Проаналізувавши шляхи проходження документів всередині компанії, можна оптимізувати роботу, прибрати все зайве і підготуватися до подальшої автоматизації процесів.

Отримайте цифрові підписи

Використання цифрового підпису скорочує час обробки документів мінімум на 80%. І дозволяє позбутися паперу, зрозуміло. Навіть якщо у керівника підприємства вже давно є власний кваліфікований електронний підпис (КЕП), цього мало. Подібні підписи повинні бути у всіх співробітників компанії, які мають право підписувати документи. Причому зараз вже не обов'язково зберігати КЕП на спеціальній захищеному токіні вартістю 650 грн.

На початку березня 2020 року Міністерство цифровий трансформації оголосило про початок експерименту з використання «вдосконалених електронних підписів», які можна зберігати на звичайних USB-флешках. Крім того, існує ще один формат КЕП – Mobile ID. Такий підпис зберігається на спеціальній SIM-картці смартфону, яка також є захищеним носієм. Отримати такий електронний підпис можна у будь-якого оператора мобільного зв'язку в Україні.

Переходьте на ЕДО

Перед впровадженням електронного документообігу (ЕДО) необхідно розібратися в тому, чим документообмін відрізняється від документообігу та що саме ви хочете перевести в цифру в першу чергу: внутрішній або зовнішній ЕДО. Якщо з зовнішнім все зрозуміло – це договори, рахунки і акти, якими обмінюються між собою контрагенти, то у внутрішнього ЕДО є нюанси. Існують системи електронної ОРД – організаційно-розпорядчої документації. Вони універсальні. Їх можна встановити в будь-якій компанії, незалежно від специфіки бізнесу і стилю керівництва. Але існує і спеціалізований внутрішній ЕДО, який налаштовується під потреби конкретної компанії залежно від виду її діяльності. Важливо врахувати, що системи внутрішнього і зовнішнього документообігу повинні легко інтегруватися між собою.

Вивчіть пропозиції від різних розробників, почитайте про різні кейси впровадження ЕДО. Свіжий приклад успішного переходу на спеціалізований ЕДО – запуск системи SAP ECM від OpenText фармацевтичною компанією «Дарниця». Прикладом вдалої інтеграції систем внутрішнього і зовнішнього ЕДО можна вважати досвід «Укртранснафти». Спочатку вони впровадили систему внутрішнього документообігу Megapolis.DocNet, після чого перейшли на зовнішній ЕДО від Intecracy Deals. Так як і Megapolis, і Deals розроблені на одній програмній платформі, інтегрувати їх було нескладно.

При виборі постачальника системи важливо також врахувати рівень техпідтримки. Це не повинно бути із серії «продав і забув». Хороший вендор завжди виділяє команду людей, які здійснюють впровадження системи ЕДО і проводять тренінги з персоналом компанії-клієнта.

Впровадивши електронний документообіг, можна контролювати процес узгодження документів і підписувати їх коли завгодно і де завгодно, головне, мати доступ в інтернет. Працювати в системах ЕДО можна через браузер смартфону. Крім того, у деяких з них є мобільні застосунки.

Заздалегідь повідомте про перехід на ЕДО своїм контрагентам. Обов'язково надішліть їм листа з роз'ясненням питань, що стосуються безпеки, підписання та погодження.

Отримуйте задоволення

І ще трохи статистики. Від 30 до 40% робочого часу офісні працівники витрачають на пошук інформації у файлах з паперами і архівах. Якщо в результаті пожежі або потопу компанія втратить весь свій паперовий архів, у 70% випадків її бізнесу прийде кінець. Після переведення бізнесу в цифровий формат цього можна не боятися. Ви заощадили гроші, час, нерви – і подбали про екологію.