Заболело в мире
177,419,783
Умерло в мире
3,838,670
Вылечилось в мире
161,868,524
Заболело в Украине
2,226,037
Умерло в Украине
51,847
Вылечилось в Украине
2,140,978
Революция привычек: как заменить бумагу на цифровой документ

Революция привычек: как заменить бумагу на цифровой документ

И выстроить эффективную систему электронного документооборота

Цей матеріал також доступний українською
Революция привычек: как заменить бумагу на цифровой документ
Фото: depositphotos.com

Уже несколько месяцев при получении посылок на «Новой почте» клиентам не выдают бумажные чеки. Оператор запустил электронный документооборот, который помог компании сэкономить значительные ресурсы и получить другие дополнительные бонусы. 

О реализации этого амбициозного проекта и его результатах рассказал Mind финансовый директор NovaPay (входит в группу компаний «Новая почта») Игорь Приходько

Из бумаги в цифру: как электронная подпись помогает компаниям становиться эффективнее

Компания NovaPay обслуживает все финансовые операции «Новой почты». А это очень большие масштабы. Только за прошлый год «Новая почта» доставила больше 300 млн посылок, а мы осуществили свыше 260 млн денежных переводов. Все эти процессы требуется сопровождать огромным количеством бумажной документации. 

В какой-то момент наша команда задумалась над тем, что использование бумаги в таких количествах – это вред для экологии и большие затраты для компании. Так родилась наша Paperless-стратегия: перевод бумажных документов в электронный вид.

Мы начали ее реализовывать в прошлом году и намерены закончить в следующем. А недавно завершили один из самых масштабных проектов в рамках этой стратегии – перевели более 14 000 операторов-кассиров на электронную подпись. По закону к ручной приравнивается только квалифицированная электронная подпись. Она помогает удостовериться, что документ «завизирован» конкретным человеком.

Компании могут использовать ЭП, если нужно подписать какой-либо документ, который должен иметь юридическую силу – договор, платежку и т.д. 

Что нужно было сделать

Большой объем документов, создающихся внутри нашей компании, – кассовая документация, учет которой является обязательным, согласно требованию Национального банка Украины. Ее объемы в нашей компании впечатляющие. Мы как-то подсчитали, что в месяц только на нее мы тратим порядка 10-15 тонн бумаги!

Так, каждый документ (а это кассовые ордера, книги и т. п) нужно распечатать, подписать, правильно сшить и передать на хранение в архив на пять лет. И все это должны делать наши операторы-кассиры, главная задача которых – быстро и качественно обслуживать клиентов в отделении.

Поэтому глобальных целей было сформировано три.

Первая – облегчить работу нашим сотрудникам, чтобы они могли сосредоточиться на своей основной работе, а не заниматься бумажной волокитой.

Вторая – повысить эффективность компании и уменьшить себестоимость обслуживания, переведя затратный и трудоемкий процесс из бумаги в цифру.

Третья – минимизировать использование бумаги и внести свой вклад в сохранение окружающей среды.

Как мы это делали

Реализацией проекта на разных его этапах занимались сотрудники практически изо всех подразделений NovaPay, порядка 40 человек. 

Юристы должны были провести переговорный процесс с регулятором и налоговой. Необходимо было получить разрешения и разъяснения для перевода кассовых документов в электронный вид и внедрения необходимых процессов. Также мы хотели согласовать требования для хранения, подписания и ведения электронных архивов. 

После этого началась активная фаза разработки, в которой участвовало уже больше подразделений, в том числе департамент информационных технологий и управление информационной безопасности. Это был процесс создания абсолютно новой системы учета. Ведь предыдущая подразумевала работу только с бумажными документами.

Далее с помощью платформы «ДиЯ» мы выпустили электронную подпись и интегрировали ее в нашу информационную систему. 

Следующим этапом стало обучение наших операторов и создание документации, чтобы при приеме на работу кассиров сразу подавать заявление на получение э-подписи. Поэтому к реализации проекта был привлечен еще и департамент персонала.

Что получили в итоге

Финальной точкой нашего проекта стал день, когда более 14 000 наших операторов-кассиров перешли на электронную подпись.

Мы стараемся все проекты реализовывать так, чтобы процесс был максимально независим от человеческого фактора. Информационная система, в которой работает оператор, сама подсказывает, что нужно делать. Если возникают внештатные ситуации, которые сотрудник не может разрешить, он обращается в службу поддержки.

Таким образом, в один момент вся бумажная работа с кассовой документацией превратилась в секундный процесс – «нажать кнопку». Один клик – и кассовый документ подписан, автоматически размещен в электронном архиве.

Сейчас на каждом документе кассир экономит до двух минут. Суммарная ежедневная экономия составляет до 40 минут – это время отводится на обслуживание клиентов. То есть, сделан еще один значительный шаг в упрощении работы наших сотрудников. 

Экономический эффект от внедрения этого проекта мы оцениваем в более 4 млн грн в год. Это расходы, которые шли на бумагу, логистику, хранение, контроль и обработку бумажных документов.

Не менее важна и экологическая составляющая. Мы подсчитали, что ежегодно сможем экономить более 13 000 пачек бумаги, а это примерно 560 спасенных деревьев.

Этот масштабный проект – не точка в нашей Paperless-стратегии. Наша глобальная цель –  максимум документов перевести в электронный вид и уйти от использования бумаги. И мы собираемся достичь ее не позже следующего года.

Следите за актуальными новостями бизнеса и экономики в наших Telegram-каналах Mind.Live и Mind.UA, а также Viber-чате