Революция привычек: как заменить бумагу на цифровой документ
И выстроить эффективную систему электронного документооборота
Уже несколько месяцев при получении посылок на «Новой почте» клиентам не выдают бумажные чеки. Оператор запустил электронный документооборот, который помог компании сэкономить значительные ресурсы и получить другие дополнительные бонусы.
О реализации этого амбициозного проекта и его результатах рассказал Mind финансовый директор NovaPay (входит в группу компаний «Новая почта») Игорь Приходько.
Из бумаги в цифру: как электронная подпись помогает компаниям становиться эффективнее
Компания NovaPay обслуживает все финансовые операции «Новой почты». А это очень большие масштабы. Только за прошлый год «Новая почта» доставила больше 300 млн посылок, а мы осуществили свыше 260 млн денежных переводов. Все эти процессы требуется сопровождать огромным количеством бумажной документации.
В какой-то момент наша команда задумалась над тем, что использование бумаги в таких количествах – это вред для экологии и большие затраты для компании. Так родилась наша Paperless-стратегия: перевод бумажных документов в электронный вид.
Мы начали ее реализовывать в прошлом году и намерены закончить в следующем. А недавно завершили один из самых масштабных проектов в рамках этой стратегии – перевели более 14 000 операторов-кассиров на электронную подпись. По закону к ручной приравнивается только квалифицированная электронная подпись. Она помогает удостовериться, что документ «завизирован» конкретным человеком.
Компании могут использовать ЭП, если нужно подписать какой-либо документ, который должен иметь юридическую силу – договор, платежку и т.д.
Что нужно было сделать
Большой объем документов, создающихся внутри нашей компании, – кассовая документация, учет которой является обязательным, согласно требованию Национального банка Украины. Ее объемы в нашей компании впечатляющие. Мы как-то подсчитали, что в месяц только на нее мы тратим порядка 10-15 тонн бумаги!
Так, каждый документ (а это кассовые ордера, книги и т. п) нужно распечатать, подписать, правильно сшить и передать на хранение в архив на пять лет. И все это должны делать наши операторы-кассиры, главная задача которых – быстро и качественно обслуживать клиентов в отделении.
Поэтому глобальных целей было сформировано три.
Первая – облегчить работу нашим сотрудникам, чтобы они могли сосредоточиться на своей основной работе, а не заниматься бумажной волокитой.
Вторая – повысить эффективность компании и уменьшить себестоимость обслуживания, переведя затратный и трудоемкий процесс из бумаги в цифру.
Третья – минимизировать использование бумаги и внести свой вклад в сохранение окружающей среды.
Как мы это делали
Реализацией проекта на разных его этапах занимались сотрудники практически изо всех подразделений NovaPay, порядка 40 человек.
Юристы должны были провести переговорный процесс с регулятором и налоговой. Необходимо было получить разрешения и разъяснения для перевода кассовых документов в электронный вид и внедрения необходимых процессов. Также мы хотели согласовать требования для хранения, подписания и ведения электронных архивов.
После этого началась активная фаза разработки, в которой участвовало уже больше подразделений, в том числе департамент информационных технологий и управление информационной безопасности. Это был процесс создания абсолютно новой системы учета. Ведь предыдущая подразумевала работу только с бумажными документами.
Далее с помощью платформы «ДиЯ» мы выпустили электронную подпись и интегрировали ее в нашу информационную систему.
Следующим этапом стало обучение наших операторов и создание документации, чтобы при приеме на работу кассиров сразу подавать заявление на получение э-подписи. Поэтому к реализации проекта был привлечен еще и департамент персонала.
Что получили в итоге
Финальной точкой нашего проекта стал день, когда более 14 000 наших операторов-кассиров перешли на электронную подпись.
Мы стараемся все проекты реализовывать так, чтобы процесс был максимально независим от человеческого фактора. Информационная система, в которой работает оператор, сама подсказывает, что нужно делать. Если возникают внештатные ситуации, которые сотрудник не может разрешить, он обращается в службу поддержки.
Таким образом, в один момент вся бумажная работа с кассовой документацией превратилась в секундный процесс – «нажать кнопку». Один клик – и кассовый документ подписан, автоматически размещен в электронном архиве.
Сейчас на каждом документе кассир экономит до двух минут. Суммарная ежедневная экономия составляет до 40 минут – это время отводится на обслуживание клиентов. То есть, сделан еще один значительный шаг в упрощении работы наших сотрудников.
Экономический эффект от внедрения этого проекта мы оцениваем в более 4 млн грн в год. Это расходы, которые шли на бумагу, логистику, хранение, контроль и обработку бумажных документов.
Не менее важна и экологическая составляющая. Мы подсчитали, что ежегодно сможем экономить более 13 000 пачек бумаги, а это примерно 560 спасенных деревьев.
Этот масштабный проект – не точка в нашей Paperless-стратегии. Наша глобальная цель – максимум документов перевести в электронный вид и уйти от использования бумаги. И мы собираемся достичь ее не позже следующего года.
Авторы материалов OpenMind, как правило, внешние эксперты и специалисты, которые готовят материал по заказу редакции. Но их точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции Mind.
В то же время редакция несёт ответственность за достоверность и соответствие реальности изложенной мысли, в частности, осуществляет факт-чекинг приведенных утверждений и первичную проверку автора.
Mind также тщательно выбирает темы и колонки, которые могут быть опубликованы в разделе OpenMind, и обрабатывает их в соответствии со стандартами редакции.
