Революція звичок: як замінити папір на цифровий документ

Революція звичок: як замінити папір на цифровий документ

І вибудувати ефективну систему електронного документообігу

Этот материал также доступен на русском языке
Революція звичок: як замінити папір на цифровий документ
Фото: depositphotos.com

Уже кілька місяців при отриманні посилок на «Новій пошті» клієнтам не видають паперових чеків. Оператор запустив електронний документообіг, що допоміг компанії заощадити значні ресурси і отримати інші додаткові бонуси.

Про реалізацію цього амбітного проєкту і його результати розповів Mind фінансовий директор NovaPay (входить до групи компаній «Нова пошта») Ігор Приходько.

З паперу в цифру: як електронний підпис допомагає компаніям ставати ефективнішими

Компанія NovaPay обслуговує всі фінансові операції «Нової пошти». А це дуже великі масштаби. Тільки за минулий рік «Нова пошта» доставила більше 300 млн пакунків, а ми здійснили понад 260 млн грошових переказів. Всі ці процеси потрібно сопроводжувати величезною кількістю паперової документації.

У якийсь момент наша команда замислилася над тим, що використання паперу в таких кількостях – це шкода для екології і великі витрати для компанії. Так народилася наша Paperless-стратегія: переведення паперових документів в електронний вигляд.

Ми почали її реалізовувати в минулому році і маємо намір закінчити в наступному. А нещодавно завершили один з наймасштабніших проєктів в рамках цієї стратегії – перевели понад 14 000 операторів-касирів на електронний підпис. Згідно із законом до ручного прирівнюється лише кваліфікований електронний підпис. Він допомагає впевнитися, що документ «завізований» конкретною людиною.

Компанії можуть використовувати ЕП, якщо потрібно підписати будь-який документ, який повинен мати юридичну силу – договір, платіжку тощо.

Що потрібно було зробити

Великий обсяг документів, що створюються всередині нашої компанії, – касова документація, облік якої є обов'язковим, згідно з вимогою Національного банку України. Її обсяги в нашій компанії вражаючі. Ми якось підрахували, що в місяць тільки на неї ми витрачаємо близько 10-15 тонн паперу!

Так, кожен документ (а це касові ордери, книги тощо) потрібно роздрукувати, підписати, правильно зшити і передати на зберігання в архів на п'ять років. І все це повинні робити наші оператори-касири, головне завдання яких – швидко і якісно обслуговувати клієнтів у відділенні.

Тому глобальних цілей було сформовано три.

Перша – полегшити роботу нашим співробітникам, щоб вони могли зосередитися на своїй основній роботі, а не займатися паперовою тяганиною.

Друга  підвищити ефективність компанії і зменшити собівартість обслуговування, перевівши витратний і трудомісткий процес з паперу в цифру.

Третя  мінімізувати використання паперу і внести свій внесок у збереження навколишнього середовища.

Як ми це робили

Реалізацією проєкту на різних його етапах займалися співробітники практично з усіх підрозділів NovaPay, близько 40 чоловік.

Юристи повинні були провести переговорний процес з регулятором і податковою. Необхідно було отримати дозволи та роз'яснення для переведення касових документів в електронний вигляд і впровадження необхідних процесів. Також ми хотіли узгодити вимоги для зберігання, підписання та ведення електронних архівів.

Після цього почалася активна фаза розробки, в якій брало участь вже більше підрозділів, в тому числі департамент інформаційних технологій і управління інформаційної безпеки. Це був процес створення абсолютно нової системи обліку. Адже попередня передбачала роботу тільки з паперовими документами.

Далі за допомогою платформи «Дія» ми випустили електронний підпис і інтегрували його в нашу інформаційну систему.

Наступним етапом стало навчання наших операторів і створення документації, щоб при прийомі на роботу касирів відразу подавати заяву на отримання е-підпису. Тому до реалізації проєкту був залучений ще й департамент персоналу.

Що отримали в результаті

Фінальною крапкою нашого проєкту став день, коли понад 14 000 наших операторів-касирів перейшли на електронний підпис.

Ми намагаємося всі проєкти реалізовувати так, щоб процес був максимально незалежний від людського фактора. Інформаційна система, в якій працює оператор, сама підказує, що потрібно робити. Якщо виникають позаштатні ситуації, які працівник не може вирішити, він звертається в службу підтримки.

Таким чином, в один момент вся паперова робота з касовою документацією перетворилася в секундний процес – «натиснути кнопку». Один клік – і касовий документ підписаний, автоматично розміщений в електронному архіві.

Зараз на кожному документі касир економить до двох хвилин. Сумарна щоденна економія становить до 40 хвилин – цей час відводиться на обслуговування клієнтів. Тобто, зроблено ще один значний крок у спрощенні роботи наших співробітників.

Економічний ефект від впровадження цього проєкту ми оцінюємо в понад 4 млн грн на рік. Це витрати, які йшли на папір, логістику, зберігання, контроль і обробку паперових документів.

Не менш важлива і екологічна складова. Ми підрахували, що щорічно зможемо економити більше 13 000 пачок паперу, а це приблизно 560 врятованих дерев.

Цей масштабний проєкт – не крапка в нашій Paperless-стратегії. Наша глобальна мета – максимум документів перевести в електронний вигляд і піти від використання паперу. І ми збираємося досягти її не пізніше наступного року.

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у наших Telegram-каналах Mind.Live та Mind.UA, а також Viber-чаті