Спасти дерево: 6 главных критериев для сервиса электронного документооборота
И как не затянуть переход на новую систему
Прошли уже те времена, когда бизнес раздумывал, внедрять электронный документооборот или нет. Сегодня это уже не просто инновация, а must have любой компании. И теперь перед предпринимателями скорее стоит вопрос, не как перейти на электронные документы, а как сделать это эффективнее. Ведь на рынке огромное разнообразие сервисов электронного документооборота. Как не ошибиться?
Константин Юрченко, коммерческий директор сервиса цифровых решений для бизнеса «Вчасно» рассказал Mind о шести основных критериях, которые помогут сделать правильный выбор.
1. Распространенность сервиса
В прошлом году мы провели исследование среди наших клиентов, опросили более 1000 человек. Исследование, в частности, показало, что для 80% респондентов важно, чтобы с сервисом электронного документооборота, которым они пользуются, уже работали их партнеры и контрагенты.
При выборе провайдера проверьте, кто из ваших партнеров отправляет и подписывает документы с его помощью. Некоторые дают возможность это сделать прямо на сайте. Или вы можете спросить сами у своего контрагента, каким сервисом он пользуется.
Также убедитесь, что в сервисе работают и коллеги по рынку, из вашей отрасли. Потому что это значит, что у подрядчика есть опыт и знания специфики именно вашего бизнеса. Он понимает отраслевые стандарты. И соответственно сможет рекомендовать вам лучшие практики, которые хорошо работают на вашем рынке.
Также это важно с точки зрения безопасности. Например, у банков специфика работы примерно одинаковая. И если один выбрал определенный сервис, то другие уже могут быть уверены в его надежности.
По нашему опыту проект с широким покрытием запускается за месяц-два, а без – может растянуться и на год-полтора.
2. Простота подключения
Тем не менее в Украине все еще нет провайдера, который на 100% покрывает все компании. Поэтому важно, чтобы для тех, кто еще не пользовался электронными документами, старт был легким и понятным. Сервис должен позволять зарегистрироваться и подписать документ в течение 5–10 минут. Это уже стандарт рынка.
Если провайдер предлагает больше времени, то вы не сможете полноценно перейти на электронный документооборот, потому что вашим партнерам или клиентам будет сложно, а никто не любит напрягаться. И если процесс затянется, вы не ощутите эффекта от отказа от бумаги.
Кроме того, выясните у провайдера, есть ли возможность бесплатного периода использования. Это позволит вам протестировать и изучить, что вам подходит в сервисе, что нет, и как лучше настроить работу. А также поможет быстрее убедить ваших контрагентов, еще не знакомых с электронными документами, подключиться к нему.
3. Возможность масштабирования
Обязательно задайте потенциальному провайдеру вопрос, будет ли у вас возможность обмениваться любыми типами документов, начиная с договоров и заканчивая внутренними документами. С поддержкой различных форматов (pdf, excel и т. д). И не только подписывать и отправлять, но и автоматизировать процесс работы с ними внутри компании.
Это важно, потому что у каждой компании свои потребности, а у всех документов – свой путь: кто и за кем должен подписать. И если ваша система электронного документооборота предполагает, что вам все равно нужно будет с бумажками бегать по кабинетам и собирать подписи, то считайте, вы «пустили деньги на ветер».
Весь процесс согласования должен проходить автоматически по заданным сценариям. Например, менеджер загружает в систему договор. После этого он автоматически идет на согласование в юридический и финансовый отделы. А затем уже – на подпись директору. И только после этого документ отправляется клиенту.
Убедитесь, что вы сможете интегрировать вашу учетную систему, CRM или кабинет клиента с выбранным сервисом. Это поможет вам быстрее масштабироваться внутри компании.
4. Облачное решение
Работа с документами в облаке – это также уже просто обязательное условие. Другие варианты даже не рассматривайте.
Это подтверждают и цифры нашего исследования: 71% респондентов назвали важной возможность подписывать документы из разных мест.
Недавно у меня была встреча с тремя руководителями крупной компании. И внезапно они, глядя на часы, засобирались уходить. Оказалось, коммерческому директору нужно подписать договоры в офисе, а курьер приходит только в определенное время. И если не успеть, то бумаги не уйдут, и продажа не состоится. А с облачным решением и автоматизированным сценарием подписания он мог бы нажать буквально на две кнопки на смартфоне и не уходить с переговоров.
Поэтому, если вы выберете провайдера, который не даст вам подобной гибкости, вы не ощутите настоящий эффект от цифровизации документооборота.
5. Безопасность хранения данных
Согласно исследованию, для 88% опрошенных безопасность данных также была среди важных критериев выбора сервиса электронного документооборота.
Составьте чек-лист обязательных вопросов потенциальному подрядчику. Узнайте, как ограничивается и контролируется доступ к документам, где и как хранится информация, создаются ли резервные копии и проверяют ли их на вирусы.
Обязательно добавьте еще вопросы о наличии плана реагирования на кризисные ситуации, проводится ли оценка рисков, разработана ли политика конфиденциальности и кто в компании за нее отвечает. Все это поможет понять, насколько ваши данные будут в безопасности и умеет ли провайдер оперативно реагировать на возможные угрозы.
6. Окупаемость проекта
И самое главное. Оценивайте не стоимость услуг провайдера, а возврат инвестиций (ROI проекта).
На одной чаше весов – сервис, который решает ваши боли – сокращает и время, и деньги на документы, улучшает сервис для ваших клиентов, а на другой – дешевый сервис.
И это именно тот случай, когда скупой платит дважды. Только частичная автоматизация или простая отправка документов не приведут к нужным результатам. Ваши сотрудники все равно будут неделями собирать необходимые подписи или сканировать бумажки.
А правильно запущенный проект окупится за 3–6 месяцев. И чем больше задач будет покрывать сервис, тем быстрее это произойдет. Все вложения вы сполна вернете как минимум в виде довольных клиентов, партнеров и сотрудников.
Авторы материалов OpenMind, как правило, внешние эксперты и специалисты, которые готовят материал по заказу редакции. Но их точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции Mind.
В то же время редакция несёт ответственность за достоверность и соответствие реальности изложенной мысли, в частности, осуществляет факт-чекинг приведенных утверждений и первичную проверку автора.
Mind также тщательно выбирает темы и колонки, которые могут быть опубликованы в разделе OpenMind, и обрабатывает их в соответствии со стандартами редакции.
