Врятувати дерево: 6 головних критеріїв для сервісу е-документообігу

Врятувати дерево: 6 головних критеріїв для сервісу е-документообігу

І як не затягнути перехід на нову систему

Этот материал также доступен на русском
Врятувати дерево: 6 головних критеріїв для сервісу е-документообігу
Фото: depositphotos

Минули ті часи, коли бізнес розмірковував, впроваджувати електронний документообіг чи ні. Сьогодні це вже не просто інновація, а must have для будь-якої компанії. І тепер перед підприємцями виникає питання, не як перейти на електронні документи, а як зробити це найефективніше. Адже на ринку величезна різноманітність сервісів електронного документообігу. Як не помилитися?

Костянтин Юрченко, комерційний директор сервісу цифрових рішень для бізнесу «Вчасно», розповів Mind про шість основних критеріїв, які допоможуть зробити правильний вибір.

1. Поширеність сервісу

Минулого року ми провели дослідження серед наших клієнтів, опитали понад 1000 осіб. Дослідження, зокрема, показало, що для 80% респондентів важливо, щоб із сервісом електронного документообігу, яким вони користуються, вже працювали їхні партнери і контрагенти.

При виборі провайдера перевірте, хто з ваших партнерів відправляє та підписує документи з його допомогою. Деякі дають можливість це зробити прямо на сайті. Або ви можете запитати самі у свого контрагента, яким сервісом він користується.

Також переконайтеся, що в сервісі працюють і колеги з ринку, з вашої галузі. Бо це означає, що в підрядника є досвід і знання специфіки саме вашого бізнесу. Він розуміє галузеві стандарти. Отже, зможе рекомендувати вам найкращі практики, які добре працюють на вашому ринку.

Також це важливо з погляду безпеки. Наприклад, у банків специфіка роботи є приблизно однаковою. І якщо один вибрав певний сервіс, то інші вже можуть бути впевнені в його надійності.

З нашого досвіду, проєкт із широким покриттям запускається за місяць-два, а без – може розтягнутися й на рік-півтора.

2. Просте підключення

Проте в Україні все ще немає провайдера, який на 100% покриває всі компанії. Тому важливо, щоб для тих, хто ще не користувався електронними документами, старт був легким і зрозумілим. Сервіс має дозволяти зареєструватися й підписати документ протягом 5–10 хвилин. Це вже стандарт ринку.

Якщо провайдер пропонує більше часу, то ви не зможете повноцінно перейти на електронний документообіг, тому що вашим партнерам або клієнтам буде складно, а ніхто не любить напружуватися. Або процес  затягуватиметься, і ви все одно не відчуєте ефекту від відмови від паперу.

Крім того, з'ясуйте в провайдера, чи є можливість безкоштовного періоду використання. Це дозволить вам протестувати і дослідити, що вам підходить у сервісі, чого бракує і як краще налаштувати роботу. А також допоможе швидше переконати ваших контрагентів, ще незнайомих з електронними документами, підключитися до нього.

3. Можливість масштабування

Обов'язково запитайте в потенційного провайдера, чи буде у вас можливість обмінюватися будь-якими типами документів – від договорів до внутрішніх документів. З підтримкою різних форматів (pdf, excel тощо). І не тільки підписувати та відправляти, а й автоматизувати процес роботи з ними всередині компанії.

Це важливо, тому що в кожної компанії свої потреби, а у всіх документів – свій шлях: хто і за ким повинен підписати. І якщо ваша система електронного документообігу передбачає, що вам все одно потрібно буде з папірцем бігати по кабінетах і збирати підписи, то, вважайте, ви «пустили гроші на вітер».

Весь процес узгодження має проходити автоматично по заданих сценаріях. Наприклад, менеджер завантажує в систему договір. Після цього він автоматично йде на узгодження в юридичний і фінансовий відділи. А потім вже – на підпис директору. І тільки після цього документ відправляється клієнтові.

Переконайтеся, що ви зможете інтегрувати вашу облікову систему, CRM або кабінет клієнта з обраним сервісом. Це допоможе вам швидше масштабуватися всередині компанії.

4. Хмарне рішення

Робота з документами в хмарі – це також вже просто обов'язкова умова. Інші варіанти навіть не розглядайте.

Це підтверджують і цифри нашого дослідження: 71% респондентів назвали важливою можливість підписувати документи з різних місць.

Нещодавно в мене була зустріч із трьома керівниками великої компанії. І раптово вони, дивлячись на годинник, почали збиратися йти. Виявилося, комерційному директору потрібно підписати договори в офісі, а кур'єр приходить лише в певний час. І якщо не встигнути, то папери не відправлять і продаж не відбудеться.

А з хмарним рішенням і з автоматизованим сценарієм підписання він міг би натиснути буквально на дві кнопки на смартфоні та не йти з переговорів.

Тому, якщо ви виберете провайдера, який не надасть вам подібної гнучкості, не відчуєте справжнього ефекту від цифровізації документообігу.

5. Безпека збереження даних

Згідно з дослідженням, для 88% опитаних безпека даних також була серед важливих критеріїв вибору сервісу електронного документообігу.

Складіть чек-лист обов'язкових запитань до потенційного підрядника. Дізнайтеся, як обмежується та контролюється доступ до документів, де і як зберігається інформація, чи створюються резервні копії та чи перевіряють їх на віруси.

Обов'язково додайте ще запитання про наявність плану реагування на кризові ситуації, чи проводиться оцінка ризиків, чи розроблено політику конфіденційності, і хто в компанії за неї відповідає. Все це допоможе зрозуміти, наскільки ваші дані будуть у безпеці і чи вміє провайдер оперативно реагувати на можливі загрози.

6. Окупність проєкту

І найголовніше. Оцінюйте не вартість послуг провайдера, а повернення інвестицій (ROI проєкту).

На одній шальці терезів у вас – сервіс, який вирішує ваші болі, тобто скорочує і час, і гроші на документи, покращує сервіс для ваших клієнтів, а на іншій – дешевий сервіс. І це саме той випадок, коли скупий платить двічі.

Тільки часткова автоматизація або просте відправлення документів не призведуть до потрібних результатів. Ваші співробітники все одно будуть тижнями збирати потрібні підписи або сканувати папірці.

А правильно впроваджений проєкт вам окупиться за 3–6 місяців. І чим більше потреб покриватиме сервіс, тим швидше це станеться. Всі інвестиції ви цілком повернете принаймні у вигляді задоволених клієнтів, партнерів і співробітників.

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у наших Telegram-каналах Mind.Live та Mind.UA, а також Viber-чаті