«ЕVA планирует сэкономить с помощью тендеров не менее 250 миллионов гривен» – Дмитрий Шевченко

Для чего лидеры украинского бизнеса занимаются диджитализацией закупок? Какой экономический эффект дают электронные тендеры? С какими сложностями можно столкнуться при переходе к онлайн-торгам? Об этом нам рассказал в эксклюзивном материале директор по контролю закупок и тендерам Линии магазинов EVA и сети супермаркетов VARUS, глава тендерного комитета Дмитрий Шевченко.

Линия магазинов EVA – это крупнейшая национальная сеть магазинов красоты и здоровья, предлагающих широкий ассортимент декоративной косметики, товары по уходу за лицом и телом, бижутерии, аксессуаров, бытовых товаров, а также товаров по уходу за детьми. Сегодня более 8 000 000 человек являются пользователями программы лояльности EVA МОЗАИКА.

За 17 лет компания выросла до более чем 1000 магазинов по всей территории Украины, представила более 30 000 ассортиментных позиций, а также создала 42 собственные торговые марки. Сейчас штат сотрудников сети насчитывает более 11 000 человек. EVA придерживается самых высоких стандартов работы с клиентами и высокого уровня корпоративной культуры, что отражено в модели сервиса компании «EVA – это лучшая подруга, которая дарит счастье быть собой».

1. Какие процессы в ЕVA происходят сегодня в контексте планов по диджитализации и закупок?

Компания РУШ (Линия магазинов EVA) приобретает товары, работы и услуги, необходимые для обеспечения своей деятельности. Сюда входит все, что закупается не для продажи нашим покупателям, а необходимо для полноценной работы предприятия и развития сети магазинов EVA. Мы называем это некоммерческими закупками.

Выбор поставщиков осуществляется исключительно на конкурсной основе. Для этого в 2013 году было создано подразделение – Департамент некоммерческих закупок – со следующими задачами:

• систематизация и стандартизация объектов некоммерческих закупок;
• организация и проведение конкурсов (тендеров) по выбору поставщиков;
• контроль соблюдения поставщиками своих тендерных обязательств в части цен, условий поставки и качества.

Система досконально формализована в виде простых и понятных каждому сотруднику «Правил некоммерческих закупок». Благодаря этому сегодня любая заявка на закупку оформляется и согласовывается в заранее предусмотренной для этого форме в системе электронного документооборота компании.

На корпоративном портале на основании систематизации нашего опыта созданы решения, позволяющие оперативно организовать конкурс по выбору и согласованию поставщиков любых видов товаров, работ и услуг – от офисной бумаги до сложного оборудования. Мы имеем громадный опыт в проведении нестандартных, многоэтапных и даже креативных тендеров. 

В контексте дальнейшей диджитализации этих процессов наша главная цель – работа над систематизацией того, что мы хотим купить, чтобы обеспечить компании приобретение качественно-оптимальных товаров и услуг по минимально возможным ценам в кратчайшие сроки.

2. Какими были причины и какие возникли сложности при переходе на онлайн-закупки?

Сказать, что до 2020 года мы сидели сложа руки, было бы неверно. Работа была проделана огромная. За период с 2013 по 2019 годы нашим Департаментом некоммерческих закупок было организовано более 2 000 публичных конкурсов на поставку товаров, работ и услуг. В каждый свой тендер мы приглашаем до 200-250 участников. И при этом сотрудники тендерного отдела обязаны каждому  отправить приглашение, позвонить и напомнить о сроках предоставления коммерческого предложения.

Последующая «склейка» всех предложений в один сводный лист – это трудоемкий и ответственный процесс. При системном подходе к закупке и использовании электронной площадки достаточно «загрузить» запрос с основными параметрами закупки и отслеживать ход конкурентной борьбы онлайн. Тем временем сотрудники департамента готовят новые конкурсы.

Но переход к электронным закупкам был непростым: на онлайн-площадку нельзя добавить что-то с опозданием – все составляющие тендерного задания, все условия тендера  должны быть изначально и однозначно понятны всем его участникам. Чтобы перестроиться, нам потребовалось приложить немало усилий для систематизации и стандартизации закупок.

В целом у нас все тендеры большие, технически сложные, емкие – не каждая онлайн-площадка нам подойдет. Поэтому, прежде чем сделать свой окончательный выбор, мы несколько лет «мониторили» и тестировали различные электронные торговые площадки. За это время проверили на себе 18 различных ЭТП, пытаясь понять, отвечают ли они нашим требованиям.

Оказалось, что SmartTender наиболее соответствует специфике закупок нашей компании. Разработчики этой системы и специалисты, сопровождающие ее, действительно понимают все нюансы проведения столь сложных, долгосрочных тендеров. Кроме того, здесь для поставщиков предусмотрена бесплатная регистрация, что существенно повышает конкуренцию. А для организаторов тендеров – есть гибкая система пакетов услуг.

3. Какие у ЕVA успехи за год работы в электронных закупках?

С электронной торговой площадкой SmartTender мы работаем не так давно – с 1 января 2020 года. Главные наши достижения за это время – систематизация закупок и более качественная подготовка технических заданий, а также привлечение большего количества перспективных поставщиков к нашим торгам. Поэтому департаменты, которые инициируют ту или иную закупку, стали еще более скрупулезно подходить к подготовке конкурсов.

За счет работы на площадке повысилась конкуренция в закупках, а с ней возросла наша экономия. Правильно организованный тендерный процесс уже сам по себе дает экономию компании минимум в 10-15%. Использование ресурса SmartTender еще больше увеличивает этот эффект.  Учитывая объемы наших затрат, а это около 1 миллиарда гривен ежегодно, мы планируем «тендерную экономию» не менее 250 миллионов гривен.

4. Преимущества автоматизация закупочного процесса

По нашему опыту наиболее заметны и важны следующие безусловные преимущества онлайн-закупок над традиционными офлайн-тендерами:

1. Скорость проведения конкурса – это очень важно в условиях нашего быстрого развития.
2. Высокий уровень конкурентной составляющей – больше потенциальных поставщиков и больше шансов на получение минимальной рыночной цены.
3. Повышенные требования к качеству наших тендерных заданий – это создает необходимость в систематизации работы, что также дает положительный результат само по себе.
4. Прозрачность конкурса для его участников – повышает уровень доверия со стороны поставщиков и партнеров.

5. Какой экономический эффект дает компании проведение онлайн-торгов?

В качестве примера могу привести историю, связанную с одними из последних торгов. Нами были получены коммерческие предложения от участников тендера, минимальная цена составляла 7,4 миллионов гривен. После проведения торгов на площадке она снизилась на 700 тысяч!!! Это был разовый тендер на поставку оборудования для одного из наших объектов.

Еще один пример: мы перешли на самостоятельные закупки строительных материалов, которые потом передаем нашим строительным подрядчикам. В результате этого стоимость стройматериалов для открытия новых магазинов EVA мы снизили на 38%. Поначалу даже не поверили, что такое возможно, но после скрупулезной проверки цифры подтвердились.

6. Как устроен закупочный процесс в EVA? Как много людей нужно, чтобы обеспечить своевременные поставки?

Мы начали системное администрирование некоммерческих закупок 7 лет назад. На сегодняшний день система и специалисты в области организации данного процесса являются лучшими, и не только в нашей стране. Мы активно изучали мировой опыт, искали зарубежных консультантов, чтобы улучшить свою работу, но системнее нас мы никого не нашли. Возможно, именно поэтому сегодня уже к нам, специалистам компании «РУШ», обращаются, как к экспертам в области некоммерческих закупок.

Из нашего опыта могу сказать, что для успешной организации процесса некоммерческих закупок нужны две группы специалистов. Первые – хорошо понимают, какой товар/услуга им нужен, знают все их тонкости и детали. Вторые – хорошо разбираются во всех нюансах тендерных процедур.

В нашем случае департаменты дают заявку на закупку и должны сформулировать подробное техническое описание ее предмета. А специалисты тендерного отдела обеспечивают проведение прозрачного конкурса, осуществляют после-тендерный ценовой и технический контроль. Существенно облегчает работу документальная и электронная формализация процесса.

В начале нашей работы с онлайн-площадкой мы столкнулись с ситуацией, когда к торгам были допущены все компании, подавшие заявку. В итоге на ценовом тендере победил совершенно незнакомый поставщик. Как оказалось, демпинг преследовал одну цель – «засветиться» на большом тендере, а вовсе не обеспечить надежные, долгосрочные поставки. Чтобы избежать в дальнейшем таких ситуаций – мы перешли на работу с предварительной фильтрацией  поставщиков на первом этапе тендера и финальными торгами среди проверенных компаний.

7. Как происходят электронные закупки в EVA сейчас, во время карантина? Достаточно ли поставщиков?

Сейчас проблема не в том, чтобы провести тендер. Проблема в том, что участники не могут гарантировать выполнение условий поставки. В связи с этим ряд тендеров на долгосрочные поставки был нами отменен и мы продолжаем работать с действующими поставщиками. Но при этом отдел ценового контроля оперативно мониторит адекватность цен. Сейчас мы проводим только оперативные тендеры на конкретные объекты и объемы. Вполне допускаем, что после стабилизации экономической ситуации многие тендеры придется провести заново.

8. Какие специфичные товары стала закупать EVA для борьбы с COVID-19?

С объявлением карантина в нашей сети магазинов увеличился спрос на товары личной гигиены и бытовой химии. Многие покупают дезинфицирующие средства и различные антисептики. Исходя из этих запросов покупателей, формируются и складские запасы компании, но этим занимается другое подразделение.

Что касается помощи медикам в борьбе с коронавирусом, то Линия магазинов EVA закупила 1000 защитных многоразовых костюмов и передала их медицинским учреждениям Днепра, Одессы и Николаева. Мы обеспечили моющими и дезинфицирующими средствами на месяц карантина 242 опорные больницы Украины.

Почти полмиллиона гривен удалось собрать совместно с компанией «Хенкель в Украине» и закупить 692 одноразовых защитных костюма с бахилами (по 346 на каждую больницу) и 900 защитных масок SSP2 (по 450 на каждую больницу), которые были переданы городской клинической больнице №9 города Киева и их коллегам из клинической больницы №21 города Днепра. В целом мы внимательно следим за ситуацией в стране и потребностями общества, принимая посильное участие в общей борьбе.