«ЕVA планує заощадити за допомогою тендерів не менше 250 мільйонів гривень» – Дмитро Шевченко

Для чого лідери українського бізнесу займаються діджиталізацією закупівель? Який економічний ефект дають електронні тендери? З якими складнощами можна зіткнутися при переході до онлайн-торгів? Про це нам розповів в ексклюзивному матеріалі директор з контролю закупівель і тендерів Лінії магазинів EVA і мережі супермаркетів VARUS, голова тендерного комітету Дмитро Шевченко.

Лінія магазинів EVA – це найбільша національна мережа магазинів краси та здоров'я, що пропонують широкий асортимент декоративної косметики, товари для догляду за обличчям і тілом, біжутерії, аксесуарів, побутових товарів, а також по догляду за дітьми. Сьогодні більш 8 000 000 чоловік є користувачами програми лояльності EVA МОЗАЇКА.

За 17 років компанія зросла до більш ніж 1000 магазинів по всій території України, представила більше 30 000 асортиментних позицій, а також створила 42 власні торгові марки. Сьогодні штат співробітників мережі налічує більше 11 000 чоловік. EVA дотримується найвищих стандартів роботи з клієнтами і високого рівня корпоративної культури, що відображено в моделі сервісу компанії «EVA – це найкраща подруга, яка дарує щастя бути собою».

1. Які процеси в ЕVA відбуваються сьогодні в контексті планів по діджиталізаціі і закупівелях?

Компанія РУШ (Лінія магазинів EVA) закуповує товари, роботи та послуги, необхідні для забезпечення своєї діяльності. Сюди входить все, що закуповується не для продажу нашим покупцям, а необхідно для повноцінної роботи підприємства й розвитку мережі магазинів EVA. Ми називаємо це некомерційними закупівлями.

Вибір постачальників здійснюється виключно на конкурсних засадах. Для цього в 2013 році було створено підрозділ – Департамент некомерційних закупівель – з наступними завданнями:

• систематизація та стандартизація об'єктів некомерційних закупівель;
• організація та проведення конкурсів (тендерів) з вибору постачальників;
• контроль дотримання постачальниками своїх тендерних зобов'язань в частині цін, умов поставки та якості.

Система досконально формалізована у вигляді простих і зрозумілих кожному співробітнику «Правил некомерційних закупівель». Завдяки цьому сьогодні будь-яка заявка на закупівлю оформляється й узгоджується в заздалегідь передбаченій для цього формі в системі електронного документообігу компанії.

На корпоративному порталі на підставі систематизації нашого досвіду створені рішення, що дозволяють оперативно організувати конкурс із вибору та погодження постачальників будь-яких видів товарів, робіт і послуг – від офісного паперу до складського обладнання. Ми маємо величезний досвід у проведенні нестандартних, багатоетапних і навіть креативних тендерів.

У контексті подальшої діджиталізації цих процесів наша головна мета – робота над систематизацією того, що ми хочемо купити, щоб забезпечити компанії придбання якісно-оптимальних товарів і послуг з мінімально можливими цінами в найкоротші терміни.

2. Якими були причини та які виникли складнощі при переході до онлайн-закупівель?

Сказати, що до 2020 року ми сиділи склавши руки, було б невірно. Було виконана величезна робота. За період з 2013 по 2019 роки нашим Департаментом некомерційних закупівель було організовано понад 2 000 публічних конкурсів на поставку товарів, робіт і послуг. У кожен свій тендер ми запрошували 200-250 учасників. І при цьому співробітники тендерного відділу зобов'язані були кожному надіслати запрошення, зателефонувати та нагадати про терміни надання комерційної пропозиції.

Подальша «склейка» всіх пропозицій в один зведений лист – це трудомісткий та відповідальний процес. При системному підході до закупівлі і використанні електронного майданчика досить «завантажити» запит з основними параметрами закупівлі та відстежувати хід конкурентної боротьби онлайн. Тим часом співробітники департаменту готують нові конкурси.

Але перехід до електронних закупівель був непростим: на онлайн-майданчик не можна додати щось із запізненням – всі складові тендерного завдання, всі умови тендеру повинні бути спочатку і однозначно зрозумілі всім його учасникам. Щоб переналаштуватися, нам потрібно було докласти чимало зусиль для систематизації та стандартизації закупівель.

В цілому у нас всі тендери великі, технічно складні, місткі – не кожен онлайн-майданчик нам підійде. Тому, перш ніж зробити свій остаточний вибір, ми кілька років «моніторили» і тестували різні електронні торгові майданчики. За цей час перевірили на собі 18 різних ЕТМ, намагаючись зрозуміти, чи відповідають вони нашим вимогам.

Виявилося, що SmartTender найбільш відповідає специфіці закупівель нашої компанії. Розробники цієї системи та фахівці, які супроводжують її, дійсно розуміють всі нюанси проведення таких складних, довгострокових тендерів. Крім того, тут для постачальників передбачена безкоштовна реєстрація, що істотно підвищує конкуренцію. А для організаторів тендерів – є гнучка система пакетів послуг.

3. Які в ЕVA успіхи за рік роботи в електронних закупівлях?

З електронним торговим майданчиком SmartTender ми працюємо не так давно – з 1 січня 2020 року. Головні наші досягнення за цей час – систематизація закупівель і більш якісна підготовка технічних завдань, а також залучення більшої кількості перспективних постачальників до наших торгів. Тому департаменти, які ініціюють ту чи іншу закупівлю, стали ще більш скрупульозно підходити до підготовки конкурсів.

За рахунок роботи на майданчику підвищилася конкуренція в закупівлях, а з нею зросла наша економія. Правильно організований тендерний процес уже сам по собі дає економію компанії мінімум в 10-15%. Використання ресурсу SmartTender ще більше збільшує цей ефект. З огляду на обсяги наших витрат, а це близько 1 мільярд гривень щорічно, ми плануємо «тендерну економію» не менше 250 мільйонів гривень.

4. Переваги автоматизації закупівельного процесу

З нашого досвіду найбільш помітні та важливі наступні безумовні переваги онлайн-закупівель над традиційними офлайн-тендерами:

1. Швидкість проведення конкурсу – це дуже важливо в умовах нашого швидкого розвитку.
2. Високий рівень конкурентної складової – більше потенційних постачальників і більше шансів на отримання мінімальної ринкової ціни.
3. Підвищені вимоги до якості наших тендерних завдань – це створює необхідність у систематизації роботи, що також дає позитивний результат саме по собі.
4. Прозорість конкурсу для його учасників – підвищує рівень довіри з боку постачальників і партнерів.

5. Який економічний ефект дає компанії проведення онлайн-торгів?

Як приклад можу навести історію, пов'язану з одним із останніх торгів. Нами були отримані комерційні пропозиції від учасників тендеру, мінімальна ціна становила 7,4 мільйона гривень. Після проведення торгів на майданчику вона знизилася на 700 тисяч !!! Це був разовий тендер на поставку обладнання для одного з наших об'єктів.

Ще один приклад: ми перейшли на самостійні закупівлі будівельних матеріалів, які потім передаємо нашим будівельним підрядникам. В результаті цього вартість будматеріалів для відкриття нових магазинів EVA ми знизили на 38%. Спочатку навіть не повірили, що таке можливо, але після ґрунтовної перевірки цифри підтвердилися.

6. Як влаштований закупівельний процес в EVA? Як багато людей потрібно, щоб забезпечити своєчасні поставки?

Ми почали системне адміністрування некомерційних закупівель 7 років тому. На сьогоднішній день система та фахівці в області організації даного процесу є кращими, і не тільки в нашій країні. Ми активно вивчали світовий досвід, шукали зарубіжних консультантів, щоб поліпшити свою роботу, але системніше нас, ми нікого не знайшли. Можливо, саме тому сьогодні вже до нас, фахівців компанії «РУШ», звертаються, як до експертів в області некомерційних закупівель.

З нашого досвіду можу сказати, що для успішної організації процесу некомерційних закупівель потрібні дві групи фахівців. Перші – добре розуміють, який товар / послуга їм потрібна, знають всі їх тонкощі та деталі. Другі – добре розбираються в усіх нюансах тендерних процедур.

У нашому випадку департаменти дають заявку на закупівлю і повинні сформулювати детальний технічний опис її предмета. А фахівці тендерного відділу забезпечують проведення прозорого конкурсу, здійснюють після-тендерний ціновий і технічний контроль. Істотно полегшує роботу документальна й електронна формалізація процесу.

На початку нашої роботи з онлайн-майданчиком ми зіткнулися з ситуацією, коли до торгів були допущені всі компанії, що подали заявку. У підсумку на ціновому тендері переміг абсолютно незнайомий постачальник. Як виявилося, демпінг переслідував одну мету – «засвітитися» на великому тендері, а зовсім не забезпечити надійні, довгострокові поставки. Щоб уникнути в подальшому таких ситуацій – ми перейшли на роботу з попередньою фільтрацією постачальників на першому етапі тендера та фінальними торгами серед перевірених компаній.

7. Як відбуваються електронні закупівлі в EVA зараз, під час карантину? Чи достатньо постачальників?

Зараз проблема не в тому, щоб провести тендер. Проблема в тому, що учасники не можуть гарантувати виконання умов поставки. У зв'язку з цим ряд тендерів на довгострокові поставки були нами скасовані й ми продовжуємо працювати з діючими постачальниками. Але при цьому відділ цінового контролю оперативно моніторить адекватність цін. Зараз ми проводимо тільки оперативні тендери на конкретні об'єкти і обсяги. Цілком припускаємо, що після стабілізації економічної ситуації багато тендерів доведеться провести заново.

8. Які специфічні товари стала закуповувати EVA для боротьби з COVID-19?

З оголошенням карантину в нашій мережі магазинів зріс попит на товари особистої гігієни та побутової хімії. Багато хто купує дезінфікуючі засоби й різні антисептики. Виходячи з запитів покупців, формуються й складські запаси компанії, але цим займається інший підрозділ.

Що стосується допомоги медикам у боротьбі з коронавірусом, то Лінія магазинів EVA закупила 1000 захисних багаторазових костюмів і передала їх медичним установам Дніпра, Одеси і Миколаєва. Ми забезпечили миючими та дезінфікуючими засобами в місяці карантину 242 опорні лікарні України – на загальну суму близько 500 000 гривень.

Майже півмільйона гривень вдалося зібрати спільно з компанією «Хенкель в Україні» та закупити 692 одноразових захисних костюма з бахілами (по 346 на кожну лікарню) і 900 захисних масок SSP2 (по 450 на кожну лікарню), які були передані міській клінічній лікарні №9 міста Києва та їх колегам з клінічної лікарні №21 міста Дніпра. В цілому ми уважно стежимо за ситуацією в країні і потребами суспільства, беручи посильну участь у спільній боротьбі.