Свободная касса: как выбрать РРО для бизнеса
И почему программные РРО не всегда лучше, чем обычные кассовые аппараты
С 1 января 2022 году малые предприниматели, которые выбрали 2, 3 или 4 группу единого налога, были вынуждены перейти на использование кассовых аппаратов.
Исключения составляют лишь СПД первой группы ЕН (которые торгуют на рынках или предоставляют бытовые услуги населению), предприниматели, которые ведут независимую профессиональную деятельность, и бизнесмены, получающие оплату напрямую на свой банковский счет со счета покупателя/контрагента.
Также, согласно разъяснениям Государственной налоговой службы (ГНС), могут отказаться от РРО предприниматели, на которых распространяются нормы постановления КМУ №1336 от 23 августа 2000 года. Это СПД, занимающиеся розничной торговлей в сельской местности (кроме торговли подакцизными товарами и дистанционной торговли), продают блюда и напитки в буфетах вузов, принимают металлолом от населения, предоставляют ритуальные услуги и т. д.
Впрочем, несмотря на исключения, большинству МСБ все равно необходимо обзавестись кассовым аппаратом. Именно поэтому Mind решил разобраться, какие бывают РРО и в чем их преимущества и недостатки.
Какие бывают РРО? Еще несколько лет назад у бизнеса не было иных вариантов, кроме как приобретать обычный «железный» кассовый аппарат и проводить операции через него.
На сегодняшний день есть альтернатива. Можно остановиться на традиционном РРО, либо же выбрать программный РРО. В первом случае это многофункциональное физическое устройство, которое оборудовано емкостью для хранения наличных, оно может печатать чеки, вести журналы операций и т. д. Во втором – это программное обеспечение для компьютера или приложение для смартфона, которое заменяет стандартный РРО и, как правило, обладает расширенным функционалом.
В чем разница? В обычном кассовом аппарате реализованы фискальные функции для регистрации расчетных операций по продаже товаров или оказанию услуг, операций по купле-продаже иностранной валюты, по принятию наличных денег для последующего перевода и т. д. После продажи товара / оказания услуги РРО передает данные об операции в налоговую и печатает кассовый чек, который получает покупатель. А в конце каждого дня кассир с помощью кассового аппарата распечатывает фискальный отчетный чек, так называемый Z-отчет.
Сам аппарат после покупки нужно зарегистрировать и поставить на учет. Соответствующее заявление можно подать через электронный кабинет налогоплательщика. А вот подключением кассового аппарата занимается только специальный сервисный центр (ЦСО), который авторизован в ГНС. Сотрудник ЦСО проводит фискализацию кассового аппарата и опломбирует его.
Программный РРО – это, по сути, виртуальный кассовый аппарат. Он дублирует функции обычного кассового аппарата, но с оговорками. Например, бумажные чеки такие РРО печатать не умеют. К ним дополнительно нужно подключать принтер. Зато программные РРО формируют электронные фискальные чеки, которые можно отправить покупателю в виде QR-кода. Быстро и удобно. Ежедневный Z-отчет программный РРО тоже генерирует в электронном виде.
Установку и настройку программного РРО предприниматель может провести самостоятельно (если знает и понимает, как это сделать). В данном случае обращаться в сервисный центр не нужно. Только для постановки РРО на учет необходимо подать заявление через электронный кабинет налогоплательщика.
Сколько стоит РРО? Стоимость кассовых аппаратов колеблется в широких пределах. В среднем ценник составляет от 2000–2500 грн до 5000–7000 грн за устройство. Цена самых дорогих моделей достигает 14 000 – 16 000 грн.
Но это еще не все затраты. После приобретения РРО предприниматель будет ежемесячно тратить еще около 250–300 грн на «содержание» кассового аппарата. Это плата за услуги сервисного центра (ЦСО) и за эквайринг, то есть за передачу данных о кассовых операциях в налоговую службу.
Программные РРО стоят дешевле. Как правило, стоимость представляет собой ежемесячную абонплату, которую предприниматель перечисляет разработчику программного РРО и которая дает доступ ко всем его функциям. Абонплата составляет около 150–250 грн в месяц. Если заплатить сразу за год, будет дешевле – 1500–1800 грн. Хотя, если просчитывать на годы вперед, затраты на программный РРО и на обычный кассовый аппарат могут оказаться сравнимыми.
Некоторые разработчики предлагают программные РРО «условно бесплатно». Почему условно? Потому что это будет либо какой-то ограниченный период использования такого программного обеспечения (например, месяц-два-три), или же урезанный функционал. Скажем, бесплатная версия способна обработать только 50–100 операций в месяц и работает только при подключении к интернету. В автономном режиме такой РРО окажется попросту бесполезен.
Какой РРО выбрать? Выбор кассового аппарата зависит от объема бизнеса, от суммы, которую предприниматель готов потратить на это мероприятие, и от личных предпочтений.
| «Железный» кассовый аппарат | Программный РРО | ||
| Преимущества | Недостатки | Преимущества | Недостатки |
| Большой выбор моделей, в том числе б/у | Использование РРО только из специального реестра (https://is.gd/uMTm0a) | Относительно простая установка и настройка софта | Не все решения работают стабильно, есть ограничения по функционалу |
| Длительная беспроблемная эксплуатация (если выбирать устройство от проверенных производителей) | Дороговизна оборудования и постоянные затраты на обслуживание и эквайринг | Дешевле, чем классический РРО. Некоторые программные РРО и вовсе бесплатные | Постоянная абонплата в перспективе «съест» внушительную сумму денег |
| Возможность проводить операции без РРО до семи дней, если кассовый аппарат сломался и находится в ремонте | Подключить РРО может только сервисный центр, который, к тому же, берет за это плату в размере 500-1000 грн. | Интеграция РРО с бухгалтерскими системами учета (такими, как 1С) и системами управления предприятием | При обрыве связи с сервером ГНС, таким РРО можно пользоваться не более 36 часов |
Таким образом, можно сделать вывод, что при существенном постоянном объеме операций (например, в розничной торговле или при оказании услуг большому числу клиентов) удобнее использовать классический кассовый аппарат. Если же речь идет о небольшой торговой точке (продажа цветов, кофейня и т. д.), либо в том случае, если предприниматель продает товары онлайн, предпочтительнее выбирать именно программный РРО.
Если вы дочитали этот материал до конца, мы надеемся, это значит, что он был полезным для вас.
Мы работаем над тем, чтобы наша журналистская и аналитическая работа была качественной, и стремимся выполнять ее максимально компетентно. Это требует финансовой независимости.
Станьте подписчиком Mind всего за 196 грн в месяц и поддержите развитие независимой деловой журналистики!
Вы можете отменить подписку в любой момент в собственном кабинете LIQPAY, или написав нам по адресу: [email protected].
