9 червня 2022 переглянуто 826

Як проєкт «Мукачево хелп» виріс з особистої ініціативи до гуманітарного штабу

І навіть вийшов за межі регіону

 "Мукачево Хелп"

Гуманітарний штаб «Мукачево Хелп» почався з особистих ініціатив, але вже за місяць від початку війни 25 людей різних спеціальностей з усіх кінців України об’єдналися у велику команду, яка злагоджено і цілеспрямовано задовольняє гуманітарні потреби – і не лише у Мукачеві.

Спершу організований волонтерами кол-центр, акредитований Мукачівською міською радою, отримував здебільшого запити від вимушених переселенців: на першу медичну та психологічну допомоги, поселення, гуманітарну та грошову підтримку, допомогу у перевезенні за кордон. Центр консультував, отримуючи інформацію з офіційних джерел, та допомагав їжею, ліками, одягом, дитячим харчуванням та усім необхідним. Постійні надходження та розподіл гуманітарки організували разом з місцевими партнерами, волонтерськими центрами, хабами, міською радою та небайдужими громадянами. Завдань ставало дедалі більше, але завдяки наполегливій праці можливості росли разом з ними.

За два місяці – до середини квітня – працівники штабу встигли дуже багато:

  • налаштували 6 телефонних ліній для прийому звернень,
  • запустили інформаційний сайт,
  • розробили форму запиту про надання гуманітарної допомоги, а також порядок перевірки благонадійності фізичних та юридичних осіб,
  • перевірили понад 200 фізичних осіб і організацій, виявили трьох аферистів,
  • впровадили складський облік. На базі волонтерського центру «Мукачево Хелп» був створений централізований хаб прийняття та обробки замовлень на забезпечення від організацій та фізичних осіб та впроваджено інформаційну систему обліку складу,
  • підключили 7 складів в рамках м. Мукачево,
  • створили єдину номенклатуру товарів,
  • організували облік заявок на забезпечення, видаткових та прибуткових накладних,
  • провели інвентаризацію складів,
  • створили базу перевізників і волонтерів,
  • відправили 171 вантажів в гарячі точки України. Для цього використовували водіїв-волонтерів, потяги, Нову Пошту, попутний транспорт. Крім того, налагодили ще й поставку на склад у Києві, з якого товар транспортувався по столиці та в прифронтову зону Чернігівської області,
  • налагодили було налагоджено регулярне переміщення вантажів між складами та доставку гуманітарної допомоги в межах м. Мукачево. Загалом більше 70+ перевезень,
  • допомогли організувати переміщення через кордон 5-ти партій гуманітарних вантажів.


На усіх посадах у штабі працювали і працюють виключно волонтери. Одна з них – співвласниця та СЕО компанії «Ліка Комфорт», випускниця Школи сервісу для топів kmbs Олена Ціва  – стала творцем і організатором проєкту «Мукачево Хелп». Вона розповіла, з чого усе починалося, як  вдалося знайти ресурси та організувати процеси і кому наразі було передано керування штабом.


«Мукачево Хелп»: як за три дні запустити організацію

«Від початку війни я думала про те, що хочу якось допомагати. Звернулася до волонтерів, і вони попросили батарейки, ліхтарики, мобільні телефони, планшети. У перший же день ми знайшли 159 телефонів, декілька ящиків, батарейок, ліхтариків, ліків.

Потім я сама долучилася до волонтерського штабу. Там потрібно було вирішувати різні завдання, зокрема, доставити автомобіль з-за кордону. За допомогою «трьох рукостискань», своїх організаторських та комунікативних здібностей, мені це вдалося.

Згодом заступник міського голови попросив мене допомогти у пошуку приміщення й організації роботи складу з допомогою військовим. Адже ми отримували дуже багато речей, і їх не було куди складати. Зрештою, волонтери перетворили приватний навчальний простір на склад.

Ще я бачила потребу у створенні колл-центру, який міг би координувати роботу складів, видачу допомоги тощо. Ще три рукостискання – і нам надали кабінети. Ми отримали телефони, номери для них, я знайшла волонтерів, знайомий запропонував допомогу з ІТ-складовою… Потім я запропонувала міській владі проводити систематичні наради, щоб бачити, що кому потрібно. Знайшовся логіст, який зміг «закрити» цю сферу.

Ще у нас запрацював юридичний відділ. На початку війни так сталося, що ми з чоловіком знайшли житло Олегу Борійчуку, з яким ми познайомилися на програмі в kmbs. Він допоміг налагодити перевірку інформації, волонтерів та тих, кому ми відправляли вантажі.

Ось так усе й закрутилось. Незабаром у нас працювало вже 25 людей. Тобто фактично за три дні ми створили повноцінну компанію, хоча й з невідточеними процесами.

Запитів було дуже багато, наприклад, люди телефонували й казали, що потребують ліків або не знають, де лікуватися. Я приходила на нараду в ратушу та просила цю інформацію.
Викликали начальника медичної служби, вона надавала контактні телефони. Згодом ми відокремили склад ліків, фармацевти почали їх професійно фасувати.

Потім ми створили відділ заявок, який приймав замовлення від організацій, а волонтери у колл-центрі шукали й надавали інформацію людям. Це дозволило зменшити навантаження на операторів, бо до певного моменту вони і приймали замовлення, і шукали по складах, і надсилали логісту інформацію, що потрібно відвантажити.

За деякий час ми помітили, що інформація може втрачатися або забуватися, тому створили «підручник» для операторів колл-центру. А ще якось викликали психологів, щоб ті проінструктурували наших операторів – як говорити з людьми у стані панічної атаки.»

Про співпрацю
«Чимало друзів зверталися до мене по інформацію щодо міста: де поремонтувати авто, де постригти собаку тощо. Я розуміла, що їм потрібна допомога у навіть дуже звичних речах. Тому я організувала декілька зустрічей, зокрема й з міським головою. Той пообіцяв відкрити коворкінг – і це вже сталося, міська влада відкрила коворкінг на 10-12 робочих місць, і люди там працюють.
Якось у квітні я готувала вдома сніданок і почула, як Маша Єфросініна каже по телевізору, що її фонду не вистачає памперсів. А я знала, де в Мукачеві є памперси: вони надходили в країну, але запитів на них було небагато. Я знайшла контакти фонду – і вже на другий день ми відправили їм 50 ящиків памперсів. Також до них поїхали дорогі ліки. Так ми стали друзями.
Також ми зібрали усі склади, які почали працювати у Мукачево, і запропонували усім працювати прозоро та спільно, на одному програмному забезпеченні. Хтось погодився, а хтось ні. Першим ми допомогли із розгортанням ПЗ.

Вважаю, що якби усі гуманітарні склади захотіли працювати спільно, ефект був би ще потужнішим. Але деякі вирішили, що не хочуть комусь показувати свої залишки й свою діяльність. Це часом призводило до неефективності: скажімо, логістика працювала нераціонально, і автомобіль їхав напівпорожній.»

Що далі?

«Спочатку у нас було 100 звернень на день, навіть уночі. Згодом ми багато корисної інформації розмістили на сайті й додали можливість залишати запити там. А поступово кількість заявок почала зменшуватися.

У якийсь момент я зрозуміла, що стомилась і вигоріла. До того ж, потрібно було вже включатися в роботу, а бути керівницею двох компаній одночасно дуже важко. Тому я зібрала колег і сказала, що готова передати справи.

Загалом я вважаю, що «Мукачево Хелп» вже виконало свою функцію. Це була велика підтримка для міської ради, яка на початку війни не могла упоратися з потоком інформації, людей, допомоги. Ми втілили багато ініціатив, взяли на себе «антикризову» функцію. А зараз усім вже може займатися міська рада й міжнародні фонди.»