Конституция бизнеса: как сформировать свод корпоративных правил

Любой бизнес не может функционировать успешно и эффективно без четко прописанных правил – так сказать, законов его существования. Однако на рынке есть множество компаний без внутренних нормативных документов, а все нормы транслируются только устно.

По собственной статистике автора, в Украине только у 10% малого и среднего бизнеса есть главный документ, определяющий принципы и правила существования всех работников внутри компании. И только в 3% компаний из этих 10% работники знают об имеющихся правилах и соблюдают их.

В остальных 90% правила существуют только устно. Они есть, просто не прописаны. Опытные сотрудники привыкли к типичному ходу дел и каждое новое решение принимают согласно своим внутренним ощущениям. Затем они транслируют это новичкам. Основываясь на своих привычках, объясняют, как отчитываться о выполненном задании, как обращаться к руководству по поводу повышения, как работать с другими отделами над совместными проектами.

Такая система имеет право на существование, что и доказывает опыт большинства компаний. Как правило, это небольшие бизнесы, где все привыкли друг к другу и воспринимают рабочий коллектив как семейный круг. И как любая семья, такие коллективы не заводят себе правил в виде отдельного документа.

Но какая серьезная проблема встает перед компаниями без четко прописанных нормативов?

Любые правила – это идеология ценностей владельца. А сотруднику остается либо принять их и работать дальше, либо не принимать и искать себе другую компанию, правила которой подходят ему больше.

Ввести в компании четко прописанные правила стоит хотя бы ради того, чтобы у сотрудников не возникало вопросов типа «Почему я должен это делать?» или «Кто говорил, что это надо делать, я ничего не слышал?». Подобного рода возмущение опасно для бизнеса. Глядя на такого коллегу, другие сотрудники думают, что ставить под сомнение решение руководителя – это норма.

Пока собственник не прописал правила, он не может контролировать их выполнение. Он никак не может наказать за нарушение, поскольку нет материальных рычагов.

Правила – это не только инструкции о том, как принято брать больничный или в котором часу идти домой. Правила компании – это базовые представления о том, как владелец, топ-менеджеры и каждый сотрудник компании сосуществуют и взаимодействуют.

Поэтому удобнее всего оформить «конституцию» компании в формате правил, принципов и парадигм. Там должны быть и принципы коммуникации между сотрудниками, и рекомендации, касающиеся карьерного роста, и правила тайм-менеджмента.

На личном опыте автора при формировании подобной «конституции» каждый ее пункт проверялся и переосмысливался. В итоге был сформирован единый свод правил – «Температурный режим процветания компании в виде свода 3-П (Принципов, Правил и Парадигм работы компании)». В нем 36,6 правил, которые охватывают различные аспекты работы каждого человека и поддерживают здоровую температуру компании.

Вот несколько примеров того, как владелец документирует, что хочет видеть в работе своих подчиненных:

• «Не приходи с вопросом – приходи с решением».
• «Ответственным за решение задачи может быть только один человек! Групповая ответственность – групповая безответственность».
• «Уважай коллег и не сопровождает работу в коллективе конфликтами».
• «Удовлетворенный клиент – самый высокий приоритет в любых действиях каждого из сотрудников. Работай так, чтобы нас рекомендовали».
• «Задачи принимаются только в письменной форме. Если задание дается устно, продублируйте его письменно».

Не все принципы и парадигмы можно контролировать. Но их можно доносить: отныне для компании важно работать именно таким образом.

Плохо, когда в компании нет правил. Еще хуже, когда они есть, но их не соблюдают. Владельцам надо понять: правила не создают ради правил. Каждое из них создано с конкретной целью, которая что-то улучшает.

Повторюсь: компания может жить и без своей конституции. Но как только бизнес начнет расти или владелец захочет отойти от операционной деятельности, отсутствие правил сразу затормозит эти стремления. Невозможно масштабироваться, выйти на новые рынки, построить сильную команду без элементарного порядка.

Вопрос здесь не в том, пропишут владельцы свои правила или нет. У них просто нет выбора. Если они хотят развиваться, отойти от операционного руководства, заниматься стратегическими задачами и масштабироваться, им придется прописать правила и следовать им.