Конституція бізнесу: як сформувати звід корпоративних правил

Будь-який бізнес не може функціонувати успішно й ефективно без чітко прописаних правил – так би мовити, законів його існування. Проте на ринку є безліч компаній без внутрішніх нормативних документів, а всі норми транслюються лише усно.

За власною статистикою автора, в Україні лише в 10% малого й середнього бізнесу є головний документ, що визначає принципи та правила співіснування всіх працівників усередині компанії. І лише в 3% компаній із цих 10% працівники знають про наявні правила та дотримуються їх.

У решти 90% правила існують лише усно. Вони є, просто не прописані. Досвідчені співробітники звикли до типового ходу справ і кожне нове рішення приймають за своїми внутрішніми відчуттями. Потім вони транслюють це новачкам. Ґрунтуючись на своїх звичках, вони пояснюють, як звітувати про виконане завдання, як звертатися до керівництва щодо підвищення, як працювати з іншими відділами над спільними проектами.

Така система має право на існування, що й доводить досвід більшості компаній. Як правило, це невеликі бізнеси, де всі звикли один до одного та сприймають робочий колектив як родинне коло. І як у будь-якій родині, такі колективи не заводять собі правил у вигляді окремого документу.

Але яка серйозна проблема постає перед компаніями без чітко описаних нормативів?

Будь-які правила – це ідеологія цінностей власника. А співробітникові залишається або прийняти їх та працювати далі, або ж не прийняти та шукати собі іншу компанію, правила якої підходять йому більше.

Увести в компанії чітко прописані правила варто хоча б заради того, аби у співробітників не виникало питань на кшталт «чому я повинен це робити?» чи «хто казав, що це треба робити, я нічого не чув?». Подібного роду обурення небезпечне для бізнесу. Дивлячись на такого колегу, інші співробітники зрозуміють, що оскаржувати рішення керівника – це норма.

Доки власник не прописав правила, він не може контролювати їхнє виконання. Він жодним чином не може покарати за порушення, бо матеріальних важелів не існує.

Правила – це не тільки інструкції про те, як заведено брати лікарняний чи о котрій йти додому. Правила компанії – це базові уявлення про те, як власник, топ-менеджери та кожен співробітник компанії існують та взаємодіють.

Тому найзручніше за все оформити «конституцію» компанії у форматі правил, принципів і парадигм. Там мають бути і принципи комунікації між співробітниками, і рекомендації щодо кар'єрного росту, і правила тайм-менеджменту.

На особистому досвіді автора під час формування подібної «конституції» кожен її пункт перевірявся та переосмислювався. У підсумку було сформовано єдиний звід правил – «Температурний режим процвітання компанії у вигляді зведення 3-П (Принципів, Правил і Парадигм роботи компанії)». У ньому 36,6 правил, які охоплюють різні аспекти роботи кожної людини та підтримують здорову температуру компанії.

Ось декілька прикладів того, як власник документує те, що хоче бачити в роботі своїх підлеглих:

• «Не приходь із питанням – приходь із рішенням».

• «Відповідальним при вирішенні завдання може бути лише одна людина! Групова відповідальність – групова безвідповідальність».

• «Поважай колег та не супроводжуй роботу в колективі конфліктами».

• «Задоволений клієнт – найвищий пріоритет у будь-яких діях кожного зі співробітників. Працюй так, аби нас рекомендували».

• «Завдання приймаються лише в письмовій формі. Якщо завдання дається усно, продублюй його письмово».

Не всі принципи й парадигми можна контролювати. Та їх можна доносити: відтепер для компанії важливо працювати саме таким чином.

Погано, коли в компанії немає правил. Ще гірше, коли вони є, але їх не дотримуються. Власникам треба зрозуміти: правила не створюють заради правил. Кожне з них створене із конкретною метою, яка щось поліпшує.

Повторюся: компанія може жити і без своєї конституції. Але як тільки бізнес почне рости або власник захоче відійти від операційної діяльності, відсутність правил враз загальмує ці прагнення. Неможливо масштабуватися, вийти на нові ринки, побудувати сильну команду без елементарного порядку.

Питання тут не в тому, пропишуть власники свої правила чи ні. У них просто немає вибору. Якщо вони хочуть розвиватися, відійти від операційного керівництва, займатися стратегічними завданнями і масштабуватися, їм доведеться прописати правила і дотримуватися їх.