Перезагрузка бизнеса: 7 этапов цифровой трансформации

Сегодня на рынке конкурентоспособны только те компании, которые строят бизнес, опираясь на информационные технологии. Однако в процессе реализации цифровой трансформации менеджерам приходится решать множество задач.

Как поступать руководителю, который хочет перевести бизнес с бумаги не в Excel, а сразу в CRM или облако? С какими сложностями придется столкнуться, как их преодолеть и на что необходимо обратить особое внимание? Об этом рассказал Mind руководитель отдела проектной дистрибуции «АСБИС-Украина» Олег Мельник.

В процессе цифровой трансформации компания должна пройти несколько этапов осознания и принятия решений.

1. Понять, что автоматизация – инструмент повышения эффективности, а не самоцель

Важно определиться с целями. Зачем нужна автоматизация бизнеса? Автоматизировав большинство процессов, мы получим большую эффективность, сократим расходы до минимума, быстрее окупим вложения и, главное – увеличим прибыльность бизнеса. Именно в этом – ключевой плюс автоматизации, когда заказ выполняется за 1 минуту вместо 10, как это было раньше, при этом часть работы мы даже перекладываем на самого потребителя, например, формирование и оформление заказа. Это идеальное решение, которое невозможно без информационных технологий.

2. Сформировать корпоративную систему взращивания сотрудников

Создавая свое дело, каждый владелец бизнеса начинает с классического менеджмента: потребитель – продукт – сотрудник. И одна из его первостепенных задач – перейти в систему реального менеджмента, когда потребитель и сотрудник находятся на одном уровне. Чтобы достигнуть результата, важно сначала инвестировать ресурсы в профессиональное развитие сотрудников и их интеграцию в систему корпоративных ценностей. Тогда они начнут транслировать ценности компании (продуктом, сервисом, коммуникациями) потребителю – и в итоге выиграют все.

3. Наделить команду реформаторов соответствующими полномочиями и выделить ресурс

IT-специалисту, занимающемуся реформированием бизнес-процессов компании, важно получить сильное во всех отношениях спонсорство. В данном случае «спонсор» – человек, который обеспечивает полномочиями сотрудника IТ-службы. Реформатор будет предлагать изменения, и ему необходимо определенное «поле для маневра». Таким спонсором должен стать СЕО либо собственник бизнеса, то есть человек, управляющий компанией, но никак не просто один из менеджеров. Это залог успешной трансформации.

4. Провести ревизию и систематизацию бизнес-процессов

Сегодня компании сталкиваются с теми же проблемами, что и 20 лет назад. Главным образом речь идет о неорганизованных бизнес-процессах, без структурирования которых невозможно провести полноценный переход на цифровые рельсы. Поэтому начинать трансформацию необходимо только после детального анализа, который может занять много времени, порой несколько месяцев. Это очень важный этап, а значит, в группу, которая занимается анализом, должны быть включены не только СЕО или собственник бизнеса и IТ-специалист, но и другие лица компании, способные указать на имеющиеся проблемы. Чем более комплексным будет анализ ситуации на этом этапе – тем выше вероятность успеха реорганизации. Помните о том, что бардак не автоматизируется!

5. Разработать план цифровой трансформации и быть готовым меняться

Даже после того, как план будет утвержден, в процессе реализации будут изменения и дополнения. Важно понимать, что процесс трансформации должен работать все время – в мире все постоянно совершенствуется и становится лучше. Меняются продукты и способы их использования. Возможно, вещей в том виде, в котором мы их знаем сегодня, в ближайшем будущем уже не будет.

6. Быть готовым к внутреннему сопротивлению – от понимания до преодоления 

В процессе реализации выработанного плана вы неизбежно столкнетесь с внутренним сопротивлением, обычно сотрудники неохотно выходят из созданной за годы зоны комфорта. Как минимизировать сопротивление:

• Информируйте персонал. Ваши сотрудники должны знать, что происходит и зачем это делается!
• Создайте обратную связь «сотрудник – руководитель». Если в принятом ранее плане на каком-либо из этапов его реализации будет найдена ошибка или вариант его усовершенствования, у вашего сотрудника должна быть возможность донести до вас эту информацию. Руководство должно информировать персонал, но при этом быть реально открытым для обратной связи, а не просто декларировать открытость.
• Будьте готовы к непопулярным решениям. Любая реорганизация – это решительность и готовность к непопулярным шагам. Следует помнить, что чем быстрее и решительнее проводятся изменения, тем лучше. Шоковая терапия не может быть слишком сильно растянута во времени, потому что тогда она убивает, а терапия как краткосрочный процесс – стимулирует и укрепляет корпоративный организм.
• Не только придумывайте, но и воплощайте. Любая программа должна не только создаваться, но и воплощаться в жизнь. Если созданный вами план изменений не соотносится с реальной жизнью, значит, программа требует корректировки.

7. Никогда не забывайте о безопасности.

Безопасность крайне важна на всех уровнях, особенно в киберпространстве. Если вы прошли быстрый этап трансформации и вы – быстрая и набирающая обороты компания, вас вряд ли обойдут вниманием хакеры.

Одна мощная атака – и ваша система будет выведена из строя. Около 90% компаний, которые теряют данные, в течение месяца выбывают из бизнеса навсегда. А значит, уже на этапе построения системы надо позаботиться о безопасности. Мы работаем из дома и в пути, у нас на смартфоне максимальное количество приложений – теряется четкое распределение ролей в сети передачи информации. Поэтому сейчас компании часто используют новый сценарий построения безопасности сетей Zero Trust – «никому и ничего не доверяется». Доступ к ресурсу выделяется только по потребности. То есть по умолчанию сотрудники не имеют доступа ко всем ресурсам компании – он выдается им только по требованию.

Резюмируя

В современном мире жестокой конкуренции выживает сильнейший – в бизнесе победит тот, чьи процессы будут налажены лучше и позволят получать прибыль с минимальной наценкой. Современный бизнес без быстрой IT-инфраструктуры не работает.

IТ-специалисты должны отдавать себе отчет в том, что информационные технологии существуют исключительно для улучшения эффективности бизнеса. IТ сегодня являются неотъемлемой частью любой компании и тесно связаны с ее процессами: электронным документооборотом, системой заказов, складской системой и т.д. IТ-специалисты должны становиться бизнесменами. У менеджеров по информационным технологиям, которые хотят заниматься только IT, нет будущего.

Как IT-специалисты должны становиться бизнесменами, так и бизнесмены тоже должны становиться немножко IТ-специалистами. Они должны быть внешними агентами цифровой трансформации, быть открытыми, делиться информацией и лидировать в этом быстро меняющемся мире.

И еще одно важное дополнение. Мы все должны отдавать себе отчет в том, что изменения –  это дорога, а не пункт назначения. Нельзя на каком-то этапе остановиться и сказать себе, что все уже сделано. Всегда на горизонте будут появляться новые проблемы, требующие нашего внимания, и только безусловно преданный своему делу человек сможет выдерживать безумный темп постоянной трансформации окружающего нас мира. Ведь именно в постоянных изменениях и скрыт тайный смысл жизни!