Перезавантаження бізнесу: 7 етапів цифрової трансформації

Сьогодні на ринку конкурентоспроможні лише ті компанії, які будують бізнес, спираючись на інформаційні технології. Однак у процесі реалізації цифрової трансформації менеджерам доводиться вирішувати безліч завдань.

Як діяти керівникові, який хоче перевести бізнес з паперу не в Excel, а відразу в CRM або «хмару»? З якими складнощами доведеться зіткнутися, як їх подолати і на що важливо звернути особливу увагу? Про це розповів Mind керівник відділу проектної дистрибуції компанії «АСБІС-Україна» Олег Мельник.

У процесі цифрової трансформації компанія має пройти декілька етапів усвідомлення і прийняття рішень.

1. Зрозуміти, що автоматизація – інструмент підвищення ефективності, а не самоціль

Важливо визначитися з цілями. Навіщо потрібна автоматизація бізнесу? Автоматизуючи більшість процесів, ми отримаємо велику ефективність, скоротимо витрати до мінімуму, швидше окупимо вкладення і, головне, збільшимо прибутковість бізнесу. Саме в цьому – ключовий плюс автоматизації, коли замовлення виконується за 1 хвилину замість 10, як це було раніше, при цьому частину роботи ми навіть перекладаємо на самого споживача, наприклад, формування та оформлення замовлення. Це ідеальне рішення, яке неможливо без інформаційних технологій.

2. Сформувати корпоративну систему підготовки співробітників

Створюючи свою справу, кожен власник бізнесу починає з класичного менеджменту: споживач – продукт – співробітник. І одне з його першорядних завдань – перейти в систему реального менеджменту, коли споживач і співробітник знаходяться на одному рівні. Щоб досягти результату, важливо спочатку інвестувати ресурси в професійний розвиток співробітників та інтеграцію їх в систему корпоративних цінностей. Тоді вони почнуть транслювати цінності компанії (продуктом, сервісом, комунікаціями) споживачеві – у результаті виграють усі.

3. Наділити команду реформаторів відповідними повноваженнями і виділити ресурс

IT-фахівцю, який займається реформуванням бізнес-процесів компанії, важливо отримати сильне в усіх відношеннях спонсорство. У даному випадку «спонсор» – людина, яка забезпечує повноваженнями співробітника IТ-служби. Реформатор пропонуватиме зміни, і йому необхідне певне «поле для маневру». Таким спонсором повинен стати СЕО або власник бізнесу, тобто людина, що керує компанією, але ніяк не просто один з менеджерів. Це запорука успішної трансформації.

4. Провести ревізію і систематизацію бізнес-процесів

Сьогодні компанії стикаються з тими самими проблемами, що і 20 років тому. Головним чином йдеться про неорганізовані бізнес-процеси, без структурування яких неможливо провести повноцінний перехід на цифрові рейки. Тому починати трансформацію необхідно тільки після детального аналізу, який може забрати багато часу, інколи декілька місяців. Це дуже важливий етап, тому в групу, яка займається аналізом, повинні бути включені не лише СЕО або власник бізнесу і IТ-фахівець, а й інші особи компанії, здатні вказати на наявні проблеми. Чим більш комплексним буде аналіз ситуації на цьому етапі – тим вище ймовірність успіху реорганізації. Пам'ятайте про те, що бардак не автоматизується!

5. Розробити план цифрової трансформації і бути готовим змінюватися

Навіть після того, як план буде затверджений, у процесі реалізації будуть зміни та доповнення. Важливо розуміти, що процес трансформації повинен працювати весь час – у світі все постійно вдосконалюється і стає краще. Змінюються продукти і способи їх використання. Можливо, речей у тому вигляді, в якому ми їх знаємо сьогодні, у найближчому майбутньому вже не буде.

6. Бути готовим до внутрішнього опору – від розуміння до подолання

У процесі реалізації виробленого плану ви неминуче зіткнетеся з внутрішнім опором, зазвичай співробітники неохоче виходять зі створеної за роки зони комфорту. Як мінімізувати опір:

• Інформуйте персонал. Ваші співробітники повинні знати, що відбувається і навіщо це робиться!
• Створіть зворотний зв'язок «співробітник – керівник». Якщо в прийнятому раніше плані на будь-якому з етапів його реалізації буде знайдено помилку або варіант його удосконалення, у вашого співробітника повинна бути можливість донести до вас цю інформацію. Керівництво має інформувати персонал, але при цьому бути реально відкритим для зворотного зв'язку, а не просто декларувати відкритість.
• Будьте готові до непопулярних рішень. Будь-яка реорганізація – це рішучість і готовність до непопулярних кроків. Слід пам'ятати, що чим швидше і рішучіше проводяться зміни, тим краще. Шокова терапія не може бути занадто сильно розтягнута в часі, бо тоді вона вбиває, а терапія як короткостроковий процес – стимулює і зміцнює корпоративний організм.
• Не тільки придумуйте, а й втілюйте. Будь-яка програма повинна не лише створюватися, а й втілюватися в життя. Якщо створений вами план змін не співвідноситься з реальним життям, значить, програма вимагає коректування.

7. Ніколи не забувайте про безпеку

Безпека вкрай важлива на всіх рівнях, особливо в кіберпросторі. Якщо ви пройшли швидкий етап трансформації, і ви – швидка компанія, що набирає обертів, вас навряд чи обійдуть увагою хакери.

Одна потужна атака – і вашу систему буде виведено з ладу. Близько 90% компаній, які втрачають дані, протягом місяця вибувають з бізнесу назавжди. А значить, вже на етапі побудови системи треба подбати про безпеку. Ми працюємо з дому і в дорозі, у нас на смартфоні є максимальна кількість застосунків, втрачається чіткий розподіл ролей у мережі передання інформації. Тому зараз компанії часто використовують новий сценарій побудови безпеки мереж Zero Trust – «нікому і нічого не довіряється». Доступ до ресурсу виділяється лише за потребою. Тобто за замовчуванням співробітники не мають доступу до всіх ресурсів компанії – він видається їм тільки на вимогу.

Резюмуючи

У сучасному світі жорстокої конкуренції виживає найсильніший – у бізнесі переможе той, чиї процеси будуть налагоджені краще і дозволять отримувати прибуток з мінімальною націнкою. Сучасний бізнес без швидкої IT-інфраструктури не працює.

IТ-фахівці повинні усвідомлювати, що інформаційні технології існують виключно для поліпшення ефективності бізнесу. IТ сьогодні є невід'ємною частиною будь-якої компанії і тісно пов'язані з її процесами: електронним документообігом, системою замовлень, складською системою та ін. IТ-фахівці повинні ставати бізнесменами. Менеджери з інформаційних технологій, які хочуть займатися лише IT, не мають майбутнього.

Як IT-фахівці повинні ставати бізнесменами, так і бізнесмени теж повинні ставати трошки IТ-фахівцями. Вони повинні бути зовнішніми агентами цифрової трансформації, бути відкритими, ділитися інформацією і лідирувати в цьому мінливому світі.

І ще одне важливе доповнення. Ми всі маємо усвідомлювати, що зміни – це дорога, а не пункт призначення. Не можна на якомусь етапі зупинитися і сказати собі, що все вже зроблено. Завжди на обрії з'являтимуться нові проблеми, що вимагатимуть нашої уваги, і тільки безумовно віддана своїй справі людина зможе витримувати шалений темп постійної трансформації навколишнього світу. Адже саме в постійних змінах і прихований таємний сенс життя!