Офис VS коворкинг: какой вариант нравится современному бизнесу

Тренд в организации работы персонала в различных сферах бизнеса за последние пять лет кардинально изменился. Все больше компаний переводят отдельных специалистов на удаленную работу и отменяют обязательное присутствие с «9 до 18» в офисе. Такая гибкость становится одним из преимуществ для заинтересованности персонала.

Каковы преимущества организации офиса в коворгингах и какие ситуации в компании могут побудить к переводу специалистов на работу в удаленном формате, рассказала Mind директор креативного пространства Spaces в Украине Юлия Литвиненко.

Спектр специалистов, которые могут и хотят работать удаленно, достаточно широк. Последние исследования показывают, что сегодня такой формат работы популярен среди программистов, руководителей, финансистов, сотрудников кол-центров, операторов онлайн-поддержки сайтов, а также дизайнеров и копирайтеров. Кроме того, часто – среди владельцев бизнеса и частных предпринимателей.

Такой спрос побуждает бизнес чаще выбирать коворкинг, где аренда рабочего места колеблется в пределах $80–400 в месяц. Однако этот формат только частично соответствует новым стандартам. Ведь не только гибкий стиль работы, но и нетворкинг становятся современными инструментами бизнеса, которые помогают компаниям расти, развиваться и строить деловые отношения. Предприниматели ищут новые знакомства не только во время бизнес-тренингов, но и в повседневной жизни. Эти и другие факторы формируют новые стандарты гибких решений для бизнеса.

Среди основных преимуществ нового подхода к организации рабочих процессов является аутсорсинг администрирования, возможности для нетворкинга и оперативное реагирование на любой запрос.

Аутсорсинг администрирования

Команды коворкингов и креативных пространств берут административные процессы на себя – помогают клиентам решать административные вопросы, облегчают рабочие процессы и освобождают бизнесменов от бытовых забот.

Среди услуг гибких офисных решений:

• профессиональное обслуживание офис-менеджеров;
• ІТ-решения с возможностью адаптации под бизнес-задачи и скоростной Wi-Fi.

Например, такие мелочи, как заказ такси или визитных карт, бронирование авиабилета или встреча партнеров, можно поручить профессиональным ассистентам. В таких центрах часто стоимость всех коммунальных и офисных услуг уже входит в стоимость офисов.

Возможность получить помощь там, где ты находишься сейчас, часто выручает и помогает беречь свое время и усилия. Например, когда спешишь на встречу и нужно распечатать документы можно отправить файл на рецепцию и забрать в ближайшем бизнес-центре. Ассистенты помогают и за рубежом – если необходимо оперативно получить документы и передать их дальше по корпоративной структуре, секретарь все организует.

Нетворкинг, знакомства и партнерства

Одним из ключевых факторов, побуждающих бизнес переходить на гибкий формат работы, является нетворкинг. Коворкинги, особенно крупные, становятся местом, где устанавливаются новые деловые контакты, рождаются новые бизнес-идеи и запускаются успешные кампании.

С помощью членства в бизнес-сообществах предприниматели легче знакомятся, а работа в коворкинге способствует взаимодействию между компаниями и налаживанию новых контактов. В результате живого общения бизнесмены могут найти не только новые решения имеющихся проблем или бизнес-задач, но и возможности для совместной работы и сотрудничества.

Приведу один из примеров успешного налаживания новых контактов: основатели двух различных стартапов познакомились в коворкинге за обедом и впоследствии реализовали проект по страхованию, который уже сейчас вышел на международный уровень.

Экстренная помощь бизнесу

Предприниматели, которые выбирают классический вариант офиса, также могут воспользоваться услугами коворкинга. Ведь некоторые обстоятельства, не зависящие от компании, могут изменить повседневный график работы любого предприятия.

Так, недавно к нам обратились партнеры с проблемой – в офисе компании выключили свет из-за ремонтных работ, и их отдел продаж должен был остановиться. Ситуация почти критическая, потому что каждая минута задержки стоит компании денег. Мы отреагировали незамедлительно и предложили быстро переместить отдел продаж в один из наших центров, где предоставили необходимые условия для возобновления и продолжения работы.

Результат: меньше чем за час была восстановлена работа и отлаженный процесс продаж. Подобная ситуация произошла в еще одной компании – их офис затопили соседи сверху именно в тот день, когда была запланирована важная онлайновая пресс-конференция. Мы предоставили им конференц-зал и коворкинг на несколько дней, чтобы они могли успешно провести конференцию и убрать собственный офис после форс-мажора.

Конечно, такое бывает не каждый день, однако эти кейсы – яркий пример дополнительного необходимого сервиса, который может пригодиться как одиночным специалистам, так и стартапам или большим корпорациям.

Несмотря на то что сегодня появилось много альтернатив для изменения формата работы компании, выбор лучше делать исходя из показателей эффективности того или иного варианта.

Главное то, что у бизнеса есть возможность выбирать. И которой бы вариант не предпочла компания, важно, чтобы всем работникам было комфортно. А довольный сотрудник обеспечивает значительно лучший результат работы.

Каким бизнесам/сферам не стоит переходить на формат коворкингов

Есть сферы деятельности, которые пока не готовы к гибкости в работе в силу своей специфики, но таких на самом деле немного. Это, например, банковские учреждения,которые должны предоставлять свои услуги в рабочие часы. Но сегодня мы наблюдаем и их постепенное переформатирование. Так, наши готовые офисы с профессиональным обслуживанием и с высокой гарантией безопасности представительства банков используют на первых этапах выхода на рынок новой страны. Ведь процедура становления банка занимает довольно много времени, в течение которого нужно обеспечить операционную деятельность учреждения.

В Японии в банковской системе набирает обороты тренд самообслуживания, когда один менеджер банка физически обслуживает несколько отделений в указанные часы работы, а другую часть рабочего времени работает удаленно.

Понятие классического офиса сегодня очень размыто. Помещение в нашем пространстве может иметь вид классического кабинета или офиса, может быть обустроено так, как вы привыкли. Но при этом вы не переплачиваете «по классике» за квадратные метры, которыми не пользуетесь, и не инвестируете в обустройство.

Если в понятие «классический офис» вкладывать желание отделиться, то это также возможно реализовать в рамках пространства, отделив часть здания или этажа, но с возможностью пользоваться преимуществами полного обслуживания и сервисов пространства.