Офіс VS коворкінг: який варіант до вподоби сучасному бізнесу

Тренд в організації роботи персоналу в різних сферах бізнесу за останні п'ять років кардинально змінився. Все більше компаній переводять окремих спеціалістів на віддалену роботу і скасовують обов'язкову присутність з «9 до 18» у офісі. Така гнучкість стає однією з переваг для зацікавлення персоналу.

Які переваги організації офісу в коворгінгах та які ситуації у компанії можуть спонукати до переведення спеціалістів на роботу у віддаленому форматі, розповіла Mind директор креативного простору Spaces в Україні Юлія Литвиненко.

Спектр спеціалістів, які можуть і прагнуть працювати віддалено, досить широкий. Останні дослідження показують, що сьогодні такий формат роботи популярний серед програмістів, керівників, фінансистів, співробітників кол-центрів, операторів онлайн-підтримки сайтів, а також дизайнерів і копірайтерів. Крім того, часто зустрічаються власники бізнесу та приватні підприємці.

Такий попит спонукає бізнес частіше обирати коворкінг, де оренда робочого місця коливається в межах $80–400 на місяць. Однак цей формат лише частково відповідає новим стандартам. Бо не тільки гнучкий стиль роботи, але і нетворкінг стають сучасними інструментами бізнесу, які допомагають компаніям зростати, розвиватися і будувати ділові відносини. Підприємці шукають нові знайомства не лише під час бізнес-тренінгів, а й у повсякденному житті. Ці та інші фактори формують нові стандарти гнучких рішень для бізнесу.

Серед основних переваг нового підходу до організації робочих процесів є аутсорсинг адміністрування, можливості для нетворкінгу та оперативне реагування на будь-який запит.

Аутсорсинг адміністрування

Команди коворкінгів та креативних просторів беруть адміністративні процеси на себе – допомагають клієнтам вирішувати адміністративні питання, полегшують робочі процеси та звільняють бізнесменів від побутових турбот.

Серед послуг гнучких офісних рішень:

• професійне обслуговування офісів-менеджерів;
• ІТ-рішення з можливістю адаптації під бізнес-завдання та швидкісний Wi-Fi.

Наприклад, такі дрібниці, як замовлення таксі чи візитних карток, бронювання авіаквитка чи зустріч партнера можна доручити професійним асистентам. У таких центрах часто вартість усіх комунальних і офісних послуг уже входить у вартість офісів.

Можливість отримати допомогу там, де ти знаходишся зараз, часто виручає і допомагає зберегти свій час та зусилля. Наприклад, коли поспішаєш на зустріч і потрібно роздрукувати документи, можна надіслати файл на рецепцію і забрати в найближчому бізнес-центрі. Асистенти допомагають і за кордоном – коли необхідно оперативно отримати документи і передати їх далі по корпоративній структурі, секретар все організує.

Нетворкінг, знайомства та партнерства

Одним із ключових факторів, що спонукають бізнес переходити на гнучкий формат роботи, є нетворкінг. Коворкінги, особливо великі, стають місцем, де встановлюються нові ділові контакти, народжуються нові бізнес-ідеї та запускаються успішні кампанії.

За допомогою членства в бізнес-спільнотах підприємці легше знайомляться, а робота в коворкінгу сприяє взаємодії між компаніями та налагодженню нових контактів. У результаті живого спілкування бізнесмени можуть знайти не тільки нові рішення наявних проблем або бізнес-завдань, а й можливості для спільної роботи і співпраці.

Наведу один із прикладів успішного налагодження нових контактів: засновники двох різних стартапів познайомились у коворкінгу за обідом і згодом реалізували проєкт зі страхування, який вже зараз вийшов на міжнародний рівень.

Екстрена допомога бізнесу

Підприємці, які обирають класичний варіант офісу, також можуть несподівано для себе скористатись послугами коворкінгу. Адже деякі обставини, що не залежать від компанії, можуть змінити повсякденний графік роботи будь-якого підприємства.

Так, нещодавно до нас звернулися партнери з проблемою – у офісі компанії вимкнули світло через ремонтні роботи і їхній відділ продажів повинен був зупинитися. Така ситуація майже критична, бо кожна хвилина затримки коштує компанії грошей. Ми відреагували невідкладно і запропонували швидко перемістити відділ продажу до одного з наших центрів, де надали необхідні умови для поновлення та продовження роботи.

Результат: менше ніж за годину була відновлена робота та налагоджений процес продажів. Подібна ситуація сталась у ще однієї компанії – їхній офіс затопили сусіди зверху саме у той день, коли була запланована важлива онлайнова прес-конференція. Ми надали їм конференц-зал і коворкінг на декілька днів, щоб вони могли успішно провести конференцію та прибрати власний офіс після форс-мажору.

Звісно, таке буває не щодня, однак ці кейси – яскравий приклад додаткового необхідного сервісу, який може стати в пригоді як поодиноким спеціалістам, так і стартапам або великим корпораціям.

Попри те що сьогодні з'явилось багато альтернатив для зміни формату роботи компанії, вибір краще робити на основі показників ефективності того чи іншого варіанту.

Головне те, що бізнес має можливість обирати. І якому б варіанту не віддали перевагу компанії, важливо, щоб усім працівникам було комфортно працювати. А задоволений співробітник забезпечує значно кращий результат роботи.

Яким бізнесам/сферам не варто переходити на формат коворкінгів

Є сфери діяльності, котрі поки що не готові до гнучкості у роботі через свою специфіку, але таких насправді небагато. Це, наприклад, банківські установи, що мають надавати свої послуги в робочі години. Але на сьогодні ми спостерігаємо і їхнє поступове переформатування. Так, наші готові офіси з професійним обслуговування та з високою гарантією безпеки представництва банків використовують на перших етапах виходу на ринок нової країни. Адже процедура становлення банку забирає досить багато часу, протягом якого потрібно забезпечити операційну діяльність установи.

В Японії у банківській системі все більше набирає обертів тренд самообслуговування – коли один менеджер банку фізично обслуговує декілька відділень у зазначені часи роботи, а іншу частину робочого часу працює віддалено.

Поняття класичного офісу сьогодні є дуже розмитим. Приміщення у нашому просторі може мати вигляд класичного кабінету чи офісу, може бути облаштоване так, як ви звикли. Але при цьому ви не переплачуєте «за класикою» за квадратні метри, котрими не користуєтеся, та не інвестуєте в облаштування.

Якщо у поняття «класичний офіс» вкладати бажання відокремитися, то це також можливо реалізувати в межах простору, відокремивши частину будівлі чи поверху, але з можливістю користуватися перевагами повного обслуговування та сервісів простору.