Кейсы карантина: как мониторить выполнение работы в удаленном режиме

Еще год назад никто не мог поверить, что можно остаться дома на такое длительное время и к тому же всей семьей. Взрослые пытаются успевать работать и одновременно контролировать детей: выполнение уроков, подготовку контрольных и т. д. Однако даже такой опыт может стать полезным, в частности для тех, кто планирует продолжить работать удаленно после окончания карантина.

Основатель инновационной школы ThinkGlobal Богдан Александрук рассказал Mind о лайфхак деятельности онлайн, которые можно применять для бизнеса.

Самое главное, что произошло из-за карантина, – дети остались дома, сели на плечи родителей. А родители ищут способы, как объяснить ребенку, что «еще вчера это была кухня (или комната), а теперь это рабочий кабинет». Придумывают ограничения по времени, телефонной связи, таблички, все что угодно. Думаю, это самый большой вызов для родителей.

Школы выкручиваются каждая по-своему. Например, у нас еще до карантина была своя онлайн-платформа. Мы предполагали, что у детей должны быть онлайн-задачи и методические материалы, независимо от того, посещают они школу или нет.

Детям, конечно, не хватает общения и присутствия учителя. Поэтому мы по отдельному календарю (а в школах – по обычному) проводим онлайн-уроки. Для этого можно использовать различные сервисы. Некоторые школы выбирают Zoom. Мы как офис рекомендуем Jitsi. Там нет ограничения по времени (в Zoom оно составляет 40 минут), а само приложение бесплатное. И в нем нет нашествия людей, которое «уложить» сервис, как это бывает в последнее время с Zoom.

Поскольку мы уже имеем опыт удаленной работы, могу поделиться лайфхаками, которые могут помочь и офисным работникам, и владельцам компаний.

Как изменилась деятельность из-за карантина

Мы уже почти год работаем в удаленном режиме, поэтому для нас сложившаяся ситуация не стала чем-то новым. Оставили только формальный документ-офис для случаев, когда нужно обмениваться бумажными документами.

Первое, что мы используем из инструментов, – это Google-сервисы. В частности, Google Календарь, который удобно интегрируется с Hangouts митингами. Единственное ограничение: Hangouts Meet в базовом режиме поддерживает не более 10 человек одновременно, но если на митинге более 10 человек, то это уже не встреча, а выступление или вебинар.

Также мы используем Google Spreadsheets и Google Документы, а также Google Disk для совместной работы с файлами.

Если говорить об удаленной работе, то стоит забыть о Word и Excel, так как обмениваться файлами, пересылать их по почте – совершенно неблагодарное дело.

К тому же Google Таблицы позволяют очень много всего для тех, кто в них хоть немного разбирается. Там можно делать каскады, писать макросы, объединять друг с другом. В общем мне кажется, что с их помощью можно поднять космическую станцию.

Для коммуникации мы пользуемся Facebook Workplace. Это аналог Slack, но в интерфейсе Facebook.

Центральным местом нашей работы является Worksection. Мы его используем в первую очередь для распределения работы над проектами. Во-вторых – для трекинга времени. Последний для офисных сотрудников – это «маст-хэв», особенно если мы работаем удаленно.

Конечно, бывают исключения, но, на мой взгляд, это очень эффективно. Особенно потому, что дома достаточно сложно организовывать свою работу. Я и сам думал, что работаю гораздо больше, чем на самом деле, пока не начал себя «трекать».

Об оптимизации рабочего времени

У нас есть определенные лайфхаки, которые мы используем.

Например, мы лимитируем количество времени, которое может быть оплачено. Иногда мы можем даже лимитировать время на целый проект. И это не потому, что мы очень жадная компания.

Производительный труд начинается тогда, когда есть ограничения. Время – такой же ресурс, как и деньги. Мы можем сказать: «Мы выделяем столько-то денег на проект». Здесь так же: мы выделяем определенное количество времени. Это помогает отбросить лишнее.

Кроме того, компания лишается сюрпризов, например, когда планировалось 100 часов времени, а получилось 300. Следовательно, и тройной бюджет проекта. Это неразумно. Компания в таком случае не заказывала бы этот проект.

Как мониторить удаленную работу

Для внедрения трекинга нужно пройти три этапа:

1. Внедрение трекера.
2. Начало его использования.
3. Переход на правильное пользование инструментом.

для этого нужна первичная адаптация. Компания должна выделить одного или двух человек, которые бы отвечали за внедрение треков. Не за техническое внедрение, а именно за выработку привычки.

Когда презентуешь людям новый инструмент, необходимо проверить, смогли ли они в него зайти и начать им пользоваться. Опыт показывает, что иногда люди, для которых это что-то новое, в начале вообще не пользуются трекером. И не осознают, несмотря на все договоренности, это время не будет оплачиваться. Думают: «Ну, как-то оно будет». С ними нужно связываться, говорить, спрашивать: «Мы видим, что у вас что-то не получается, что нет трекинга времени. Давайте вместе зайдем и попробуем». Это нужно делать, пока не убедитесь, что эти люди все-таки начали пользоваться системой.

Следующий этап – координаторы должны убедиться, что работники правильно используют трекеры. Например, бывает, что человек просто включает трекер в 9 утра и выключает в 18. Однако почти не существует задач, которые можно непрерывно делать целый день. Обычно задача делятся на 30 минут, час и два часа. Реже бывает дольше и, как правило, это уже какая-то мультизадача.

По результатам каждой задачи следует делать микроотчет о том, что было сделано. Это может быть документ, файл или комментарий, о чем удалось или не удалось договориться с клиентом в течение встречи. Но любое задание должно заканчиваться результатом. На период адаптации эти микроотчеты очень важны. И можно даже мотивировать тем, что компания не будет оплачивать задачи, по которым нет микроотчетов.

Завершающий этап – правильное использование инструментов. Например, можно привязывать конкретные задачи и документы под видеовстречи. Это можно делать с помощью Worksection. Одна встреча – одна задача. Потому что один из главных убийц времени в компаниях – это постоянные совещания, которые вместо решения основной задачи генерируют дополнительные «паразитные»,  убивающие производительность.

Как помочь команде адаптироваться к трекерам

В начале часть команды также считала, что мы им не доверяем. Было распространено мнение, мол, что учет времени отбирает время на непосредственно сами задачи. Мол, мы бы это скорее сделали, если бы не трекали.

Конечно, если речь идет о задачах, решение которых занимает пять минут, – их нецелесообразно трекать. Их нужно паковать во что-то более крупное. Или же можно учитывать определенную специфику. Например, менеджеры по продажам не могут трекать время на отдельный звонок с клиентом. Но они могут отслеживать, сколько они вообще потратили на свою работу.

Но в контексте работы над проектом оказывается, что все это мифы. Просто сначала должна выработаться привычка, и через некоторое время все заработает. Здесь главное не «ломать через колено». Для этого и нужен отдельный человек, который будет контролировать, кто не пользуется трекером или кто пользуется не так, как следует. Когда критическое количество людей начинает правильно использовать этот инструмент, остальные уже подтягиваются, потому что просто вынуждены. Здесь работает модель кривой инноватора.