Кейси карантину: як моніторити виконання роботи у віддаленому режимі

Ще рік тому ніхто б не міг повірити, що можна лишитись вдома на такий тривалий час та ще всією родиною. Дорослі намагаються встигнути попрацювати й водночас проконтролювати дітей: виконання уроків, підготовку контрольних тощо. Проте навіть цей досвід може стати корисним, зокрема для тих, хто планує продовжити працювати віддалено після закінчення карантину.

Засновник інноваційної школи ThinkGlobal Богдан Олександрук розповів Mind про лайфхаки діяльності в онлайн, які можна застосовувати для бізнесу. 

Найголовніше, що відбулося через карантин, – діти залишилися вдома, сіли на плечі батьків. А батьки шукають способи, як пояснити дитині, що «ще вчора це була кухня (або кімната), а тепер це кабінет». Вигадують обмеження за часом, телефонним зв’язком, таблички, все що завгодно. Думаю, це найбільший виклик для батьків.

Школи викручуються кожна по-своєму. Наприклад, у нас ще до карантину була своя онлайн-платформа. Ми передбачали, що в дітей мають бути онлайн-завдання та методичні матеріали, незалежно від того, відвідують вони школу чи ні.

Дітям, звісно, не вистачає спілкування та присутності вчителя. Тому ми за окремим календарем (а в школах – за звичним) проводимо онлайн-уроки. Для цього можна використовувати різні сервіси. Деякі школи обирають Zoom. Ми як офіс рекомендуємо Jitsi. Там немає обмеження за часом (у Zoom воно складає 40 хвилин), а сам застосунок безкоштовний. І в ньому немає навали людей, яка б «клала» сервіс, як це буває останнім часом із Zoom.

Оскільки ми вже маємо досвід віддаленої роботи, можу поділитись лайфхаками, які можуть допомогти і офісним працівникам, і власникам компаній.

Як змінилась діяльність через карантин

Ми вже майже рік працюємо в режимі віддаленої роботи тому для нас ця ситуація не стала новою. Залишили тільки формальний документ-офіс для випадків, коли потрібно обмінюватися паперовими документами.

Перше, що ми використовуємо з інструментів, – це Google-сервіси. Зокрема, Google Календар, який зручно інтегрується із Hangouts мітингами. Єдине обмеження, що Hangouts Meets у базовому режимі підтримує не більше 10 людей водночас, але якщо на мітингу понад 10 людей, то це вже не зустріч, а виступ або вебінар.

Також ми використовуємо Google Spreadsheets та Google Документи, а також Google Disk для спільної роботи з файлами.

Якщо говорити про віддалену роботу, варто забути про Word і Excel, тому що обмінюватися файлами, пересилати їх поштою – то якась геть невдячна справа.

До того ж Google Таблиці дозволяють дуже багато всього для тих, хто в них трохи розбирається. Там можна робити каскади, писати макроси, поєднувати одне з одним. Загалом, мені здається, що через них можна підняти космічну станцію.

Для комунікації ми користуємося Facebook Workplace. Це аналог Slack, але в інтерфейсі Facebook.

Центральним місцем нашої роботи є Worksection. Ми його використовуємо в першу чергу для розподілу роботи по проєктах. По-друге – для трекінгу часу. Останній для офісних співробітників – це «маст-хев», особливо якщо ми працюємо віддалено.

Звісно, бувають виключення, але, на мій погляд, це дуже ефективно. Особливо через те, що вдома достатньо складно організовувати свою роботу. Я й сам думав, що працюю значно більше, ніж насправді, поки не почав себе «трекати».

Про оптимізацію робочого часу

У нас є певні лайфхаки, які ми використовуємо.

Наприклад, ми лімітуємо кількість часу, яка може бути оплаченою. Іноді ми можемо навіть лімітувати час на цілий проєкт. І це не тому, що ми дуже жадібна компанія.

Продуктивна праця починається тоді, коли є обмеження. Час – такий самий ресурс, як і гроші. Ми ж можемо сказати: «Ми виділяємо стільки-то грошей на проєкт».

Тут так само – ми виділяємо певну кількість часу. Це допомагає відкинути зайве. Крім того, компанія позбавляється сюрпризів, наприклад, коли планувалося 100 годин часу, а вийшло 300. А отже, й потрійний бюджет проєкту. Це нерезонно. Компанія в такому разі не замовляла би цей проєкт.

Як моніторити віддалену роботу

Для впровадження трекінгу потрібно пройти три етапи:

1. Впровадження трекеру.
2. Початок користування ним.
3. Перехід на правильне користування інструментом.

Для цього потрібна первинна адаптація. Компанія має виділити одну або дві людини, які би відповідали за впровадження треків. Не технічне впровадження, а саме напрацювання звички.

Коли презентуєш людям новий інструмент, потрібно перевірити, чи вони змогли в нього зайти та почати ним користуватися. Досвід показує, що іноді люди, для яких це щось нове, на початку взагалі не користуються трекером. І не усвідомлюють, попри всі домовленості, що цей час не буде оплачуватися. Думають: «Ну, якось воно буде». З ними потрібно зв’язуватися, говорити, запитувати: «Ми бачимо, що у вас щось не виходить, що немає трекінгу часу. Давайте разом зайдемо та спробуємо». Це потрібно робити, поки не переконаєтеся, що ці люди почали-таки користуватися системою.

Наступний етап – координатори мають переконатися, що працівники правильно використовують трекери. Так, наприклад, буває, що людина просто вмикає трекер о 9 ранку і вимикає о 18. Проте майже не існує завдань, які можна безупинно робити цілий день. Зазвичай завдання діляться на 30 хвилин, годину та дві години. Рідше буває довше і, як правило, це вже якась мультизадача.

За результатами кожного завдання варто робити мікрозвіт про те, що було зроблено. Це може бути документ, файл або коментар, про що вдалося або не вдалося домовитися з клієнтом протягом зустрічі. Але будь-яке завдання має закінчуватися результатом. На період адаптації ці мікрозвіти дуже важливі. І можна навіть мотивувати тим, що компанія не оплачуватиме завдання, які не мають мікрозвітів.

Завершальний етап – правильне використання інструментів. Наприклад, можна прив’язувати конкретні завдання й документи під відеозустрічі. Це можна робити за допомогою Worksection. Одна зустріч – одне завдання. Бо один із головних убивць часу в компаніях – це постійні наради, які замість вирішення основного завдання генерують додаткові «паразитні», які вбивають продуктивність.

Як допомогти команді адаптуватися до трекерів

На початку частина команди також вважала, що ми їм не довіряємо. Була поширена думка, мовляв, що трекання часу відбирає час на, безпосередньо, самі завдання. Мовляв, ми би це швидше зробили, якби не трекали.

Звісно, якщо йдеться про завдання, вирішення яких займає п’ять хвилин, – їх не доцільно трекати. Їх потрібно пакувати в щось крупніше. Або ж можна застосовувати певну специфіку. Наприклад, менеджери з продажів не можуть трекати час на окремий дзвінок із клієнтом. Але вони можуть відслідковувати, скільки вони взагалі витратили на свою роботу.

Але в контексті роботи над проєктом виявляється, що все це міфи. Просто спочатку має виробитися звичка, й через певний час все запрацює. Тут головне не «ламати через коліно». Для цього й потрібна окрема людина, яка контролюватиме, хто не користується трекером або хто користується не так, як слід. Коли критична кількість людей починає правильно використовувати цей інструмент, решта вже підтягується, бо просто змушена. Тут працює модель кривої інноватора.