Удаленные карантином: как наладить работу команды

Второй локдаун, хоть и не такой беспощадный как весенний, все равно стал вызовом для многих компаний. Привычка работать удаленно уже никого не пугает. При этом, вопросы сохранения команды и необходимость решать задачи удаленно, остаются актуальными. 

Екатерина Фуртак, операционный директор Unstoppable Domains рассказала Mind на примере своей компании как организовать работу команды в он-лайне и как мотивировать сотрудников из 11 разных стран мира в непростой период карантина и синхронизировать команду в офисах Киева и Сан-Франциско. 

Очевидно, что постпандемический мир отличается от того привычного нам, который остался в 2019-м. По прогнозам, через 10 лет каждый третий офисный работник в мире будет работать удаленно. Чтобы сохранить бизнес, уже сейчас нужно искать, как извлечь пользу из новой нормы и что делать, чтобы сохранить корпоративную культуру компании, работая удаленно.

Remote-лайфхаки

Давно работая удаленно, мы выработали свои решения и придумали, как оптимизировать рабочий процесс и повысить общий потенциал:

• Видеопрезентации. Вместо некоторых живых презентаций мы добавили формат видео-презентаций. Последние заменили большую часть ежеквартальных встреч. Так, за неделю до встречи каждый спикер присылает свою презентацию команде, чтобы у коллег было время с ней ознакомиться. Также у нас есть общий файл, где по каждой теме презентации мы собираем вопросы от команды. А уже в день митапа вживую по Zoom спикер коротко освещает главные тезисы презентации и отвечает на вопросы. Это очень экономит общее время.

• Оптимизация подбора персонала. В процессе поиска новых сотрудников мы проводим скриннинг-интервью по видеосвязи, потом разработчик проходит онлайн-тестирование на кодинг, а после  – интервью с СТО. Значительно ускоряет процесс и улучшает качество кандидатов на финальной стадии. От первого интервью до оффера может пройти всего две недели.

• Внутренняя социальная сеть. Быть всегда в курсе новостей, касающихся сотрудников компании, помогает BambooHR. Теперь мы всегда знаем, что у нас появился новый сотрудник, что у кого-то день рождения, а у кого-то отпуск и т. д.

• Самопрезентация. Когда к команде присоединяется новый человек, он делится двухминутным видео о себе. Так люди чувствуют индивидуальный подход и быстрее узнают нового члена команды.

• Работа с командой. Для того чтобы быть на одной волне, у нас есть онлайн-тимбилдинги. Мы стараемся собираться командами, которые находятся в одной часовой зоне и обсуждать не только рабочие моменты, но и просто общаться, чтобы лучше узнавать друг друга. Мы делимся фотографиями и эмоциями, это действительно объединяет. Чтобы чувствовать себя настоящей командой, у нас есть отдельный чат, в котором мы делимся мемами, личными историями и шутками.

• Доступность. У всех в команде открыты календари: каждый может записаться на встречу с любым членом команды. Любой желающий может поговорить с фаундером и обсудить волнующую его тему или идею. Самая большая проблема, с которой можно столкнуться в этом вопросе – это часовые пояса. То есть, некоторые встречи будут проходить рано утром или поздно вечером. Это не всегда комфортно, и чтобы избежать этого, мы даем людям возможность гибкого рабочего графика.

Как контролировать команду удаленно?

Разработчики у нас в основном разделены по направлениям и каждая ветка находится в одной часовой зоне. Например, блокчейн – это в основном, Украина, хотя и не все ходят в офис. Для блокчейн команды мы проводим ежедневные 45-минутные стендапы, для трекинга задач пользуемся Pivotal Tracker. Ну и конечно же, общаемся в Slack.

Сейлз-команда – в США. Одна сотрудница даже сменила страну проживания, переехав из Европы, чтобы быть в одном часовом поясе с коллегами из США и участвовать в одних звонках с клиентами и партнерами.

Уроки remote

Качество общения заметно меняется. Нужно быть готовым к тому, что результат напрямую зависит от умения четко ставить задачи.

Выстраивать график нужно с учетом часовых поясов, иногда для этого нужно пересмотреть приоритетность задач или искать компромиссное решение, которое бы устроило всех.

Мощный вызов – это создание доверительных отношений внутри команды. Когда людям приходится работать вместе, а они не знакомы лично, это может создавать напряжение.

Команды, которые распределены по разным странам, могут столкнуться с проблемой личного доверия и уверенности в опыте и знаниях друг друга. Ее можно решить только увеличивая количество личного общения.

Для этого мы выбираем определенное время, когда команда работает вместе, проводим развлекательные онлайн-тимбилдинги.

Для этого мы выбираем определенное время, когда команда работает вместе, проводим развлекательные онлайн-тимбилдинги.

Также из неформальных могу выделить такие форматы:

• meet&greet встречи, когда к компании присоединяется новый сотрудник;
• ice-breaking games – ежемесячная встреча-игра, которая рандомно соединяет сотрудников, и у них есть 5 минут на обсуждение заданных программой вопросов на отвлеченные темы;
• happy hours – еженедельная вечерняя встреча за бокалом вина/пива, чтобы просто поболтать.

Все неформальные встречи проводятся онлайн и являются опциональными. Есть время и желание – присоединяешься. В Украине нам повезло также иметь возможность иногда устраивать небольшие вылазки вместе вживую – в бар или ресторан.

Как работает команда

Главный плюс распределенной команды – это то, что у людей кардинально меняются понятия о KPI. То есть уже никто не считает своей основной задачей отсидеть в офисе с 9 до 18. Поэтому единственным ориентиром остается результат. Если менеджер смог правильно выстроить систему мотивации, сотрудники будут сами распределять задачи, планировать свое время и работать на достижение общей цели. Ключ к этому лежит в фокусе на личном общении и умении слышать потребности каждого члена команды.

Очевидные изменения, которые принесла с собой пандемия, еще раз доказали, что привязка к одной локации или постоянному офису – просто старая привычка. Если ты занимаешься любимым делом с людьми, которые тебя вдохновляют, нет разницы, где ты находишься. В коворкинге в Киеве или в Долине. Сплоченная команда – это все, что нужно для крутого продукта. И звонки в Zoom точно не лишают людей любви проводить время вместе. Мы это доказали на своем опыте удаленной работы.