Віддалені карантином: як налагодити роботу команди

Віддалені карантином: як налагодити роботу команди

І як вирішувати повсякденні завдання під час дистанційної роботи

Этот материал также доступен на русском языке This material is also available in English
Віддалені карантином: як налагодити роботу команди
Фото: pixabay

Другий локдаун, хоч і не такий нещадний, як весняний, все одно став викликом для багатьох компаній. Звичка працювати віддалено вже нікого не лякає. При цьому питання збереження команди і необхідність вирішувати завдання віддалено, залишаються актуальними.

Катерина Фуртак, операційний директор Unstoppable Domains, розповіла Mind на прикладі своєї компанії, як організувати роботу команди в онлайні, як мотивувати співробітників із 11 різних країн світу в непростий період карантину та синхронізувати команду в офісах Києва та Сан-Франциско.

Очевидно, що постпандемічний світ відрізняється від звичного нам, який залишився у 2019-му. За прогнозами, через десять років кожен третій офісний працівник у світі працюватиме віддалено. Щоб зберегти бізнес, вже зараз варто шукати користь від нової норми і подумати, що робити, аби плекати корпоративну культуру компанії, працюючи віддалено.

Remote-лайфхаки

Уже давно працюючи віддалено, ми розробили свої рішення, як оптимізувати робочий процес і підвищити загальний потенціал команди:

  • Відеопрезентації. Замість деяких живих презентацій ми додали формат відео-презентацій. Останні замінили значну частину щоквартальних зустрічей. Так, за тиждень до зустрічі кожен спікер надсилає свою презентацію команді, щоб у колег був час з нею ознайомитися. Також у нас є спільний файл, де з кожної теми презентації ми збираємо питання від команди. А вже в день мітапу наживо в Zoom спікер коротко висвітлює головні тези презентації і відповідає на питання. Це дуже економить загальний час.
  • Оптимізація підбору персоналу. У процесі пошуку нових співробітників ми проводимо скринінг-інтерв'ю за допомогою відеозв'язку, потім розробник проходить онлайн-тестування з кодингу, а після – інтерв'ю з СТО. Це значно прискорює процес і покращує якість кандидатів на фінальній стадії. Від першого інтерв'ю до офферу може пройти всього два тижні.
  • Внутрішня соціальна мережа. Бути в курсі новин, які стосуються співробітників компанії, допомагає BambooHR. Тепер ми завжди знаємо, що у нас з'явився новий співробітник, що у когось день народження, у когось – відпустка тощо.
  • Самопрезентація. Коли до команди приєднується нова людина, вона ділиться двохвилинним відео про себе. Так зберігається відчуття індивідуального підходу, і співробітники швидше знайомляться з новим членом команди.
  • Робота з командою. Для того, щоб бути на одній хвилі, у нас є онлайн-тімбілдінги. Ми намагаємося збиратися командами, які знаходяться в одній часовій зоні, і обговорювати не лише робочі моменти, але й просто спілкуватися, щоб краще пізнавати один одного. Ми ділимося фотографіями та емоціями, це дійсно об'єднує. Щоб відчувати себе справжньою командою, у нас є окремий чат, в якому ми ділимося мемами, особистими історіями і жартами.
  • Доступність. У всіх в команді відкриті календарі: кожен може записатися на зустріч із будь-яким членом команди. Бажаючий може поспілкуватися з фаундером і обговорити хвилюючу його тему або ідею. Найбільша проблема, з якою можна зіткнутися в цьому питанні – це часові пояси. Тобто деякі зустрічі проходитимуть рано вранці або пізно ввечері. Це не завжди комфортно, і щоб уникнути цього, ми даємо людям можливість гнучкого робочого графіку.

Як контролювати команду віддалено

Розробники у нас в основному розділені за напрямками, і кожна гілка знаходиться в одній часовій зоні. Наприклад, блокчейн – це в основному Україна, хоча й не всі ходять до офісу. Для блокчейн-команди ми проводимо щоденні 45-хвилинні стендапи, для трекінгу завдань користуємося Pivotal Tracker. Ну, і звичайно ж, спілкуємося в Slack.

Сейлз-команда – в США. Одна співробітниця навіть змінила країну проживання, переїхавши з Європи, щоб бути в одному часовому поясі з колегами із США і брати участь у спільних дзвінках з клієнтами і партнерами.

Уроки remote

Якість спілкування помітно змінюється. Потрібно бути готовим до того, що результат безпосередньо залежить від уміння чітко ставити завдання. Вибудовувати графік потрібно з урахуванням часових поясів, іноді для цього потрібно переглянути пріоритетність завдань або шукати компромісне рішення, яке б влаштувало всіх.

Потужний виклик – це формування довірливих стосунків всередині команди. Коли людям доводиться працювати разом, а вони не знайомі особисто, це може створювати напругу. Команди, які розподілені по різних країнах, можуть зіткнутися з проблемою особистої довіри і невпевненості в досвіді та знаннях один одного. Її можна вирішити, лише збільшуючи частоту особистого спілкування. Для цього ми обираємо певний час, коли команда працює разом, і проводимо розважальні онлайн-тімбілдінги.

Також серед неформальних можу виділити такі формати:

  • meet&greet зустрічі, коли до компанії приєднується новий співробітник;
  • ice-breaking games – щомісячна зустріч-гра, яка рандомно з'єднує співробітників, і у них є п'ять хвилин на обговорення заданих програмою питань на сторонні теми;
  • happy hours – щотижнева вечірня зустріч за келихом вина/пива, щоб просто поговорити.

Усі неформальні зустрічі проводяться онлайн та є опціональними. Маєш час і бажання – приєднуєшся. В Україні нам пощастило також мати можливість іноді влаштовувати невеликі вилазки разом наживо – до бару або ресторану.

Як працює команда

Головний плюс розподіленої команди – це те, що у людей кардинально змінюються поняття про KPI. Тобто вже ніхто не вважає своїм основним завданням відсидіти в офісі з 09:00 до 18:00. Тому єдиним орієнтиром залишається результат. Якщо менеджер зміг правильно побудувати систему мотивації, співробітники самостійно розподілятимуть завдання, плануватимуть свій час і працюватимуть на досягнення спільної мети. Ключ до цього лежить у фокусі на особистому спілкуванні й умінні чути потреби кожного члена команди.

Очевидні зміни, які принесла з собою пандемія, ще раз довели, що прив'язка до однієї локації або постійного офісу – просто стара звичка. Якщо ти займаєшся улюбленою справою з людьми, які тебе надихають, немає різниці, де ти знаходишся. У коворкінгу в Києві або в Долині. Згуртована команда – це все, що потрібно для крутого продукту. І дзвінки в Zoom точно не позбавляють людей любові проводити час разом. Ми це довели на своєму досвіді віддаленої роботи.

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у наших Telegram-каналах Mind.Live та Mind.UA, а також Viber-чаті