Віддалені карантином: як налагодити роботу команди

Другий локдаун, хоч і не такий нещадний, як весняний, все одно став викликом для багатьох компаній. Звичка працювати віддалено вже нікого не лякає. При цьому питання збереження команди і необхідність вирішувати завдання віддалено, залишаються актуальними.

Катерина Фуртак, операційний директор Unstoppable Domains, розповіла Mind на прикладі своєї компанії, як організувати роботу команди в онлайні, як мотивувати співробітників із 11 різних країн світу в непростий період карантину та синхронізувати команду в офісах Києва та Сан-Франциско.

Очевидно, що постпандемічний світ відрізняється від звичного нам, який залишився у 2019-му. За прогнозами, через десять років кожен третій офісний працівник у світі працюватиме віддалено. Щоб зберегти бізнес, вже зараз варто шукати користь від нової норми і подумати, що робити, аби плекати корпоративну культуру компанії, працюючи віддалено.

Remote-лайфхаки

Уже давно працюючи віддалено, ми розробили свої рішення, як оптимізувати робочий процес і підвищити загальний потенціал команди:

• Відеопрезентації. Замість деяких живих презентацій ми додали формат відео-презентацій. Останні замінили значну частину щоквартальних зустрічей. Так, за тиждень до зустрічі кожен спікер надсилає свою презентацію команді, щоб у колег був час з нею ознайомитися. Також у нас є спільний файл, де з кожної теми презентації ми збираємо питання від команди. А вже в день мітапу наживо в Zoom спікер коротко висвітлює головні тези презентації і відповідає на питання. Це дуже економить загальний час.
• Оптимізація підбору персоналу. У процесі пошуку нових співробітників ми проводимо скринінг-інтерв'ю за допомогою відеозв'язку, потім розробник проходить онлайн-тестування з кодингу, а після – інтерв'ю з СТО. Це значно прискорює процес і покращує якість кандидатів на фінальній стадії. Від першого інтерв'ю до офферу може пройти всього два тижні.
• Внутрішня соціальна мережа. Бути в курсі новин, які стосуються співробітників компанії, допомагає BambooHR. Тепер ми завжди знаємо, що у нас з'явився новий співробітник, що у когось день народження, у когось – відпустка тощо.
• Самопрезентація. Коли до команди приєднується нова людина, вона ділиться двохвилинним відео про себе. Так зберігається відчуття індивідуального підходу, і співробітники швидше знайомляться з новим членом команди.
• Робота з командою. Для того, щоб бути на одній хвилі, у нас є онлайн-тімбілдінги. Ми намагаємося збиратися командами, які знаходяться в одній часовій зоні, і обговорювати не лише робочі моменти, але й просто спілкуватися, щоб краще пізнавати один одного. Ми ділимося фотографіями та емоціями, це дійсно об'єднує. Щоб відчувати себе справжньою командою, у нас є окремий чат, в якому ми ділимося мемами, особистими історіями і жартами.
• Доступність. У всіх в команді відкриті календарі: кожен може записатися на зустріч із будь-яким членом команди. Бажаючий може поспілкуватися з фаундером і обговорити хвилюючу його тему або ідею. Найбільша проблема, з якою можна зіткнутися в цьому питанні – це часові пояси. Тобто деякі зустрічі проходитимуть рано вранці або пізно ввечері. Це не завжди комфортно, і щоб уникнути цього, ми даємо людям можливість гнучкого робочого графіку.

Як контролювати команду віддалено

Розробники у нас в основному розділені за напрямками, і кожна гілка знаходиться в одній часовій зоні. Наприклад, блокчейн – це в основному Україна, хоча й не всі ходять до офісу. Для блокчейн-команди ми проводимо щоденні 45-хвилинні стендапи, для трекінгу завдань користуємося Pivotal Tracker. Ну, і звичайно ж, спілкуємося в Slack.

Сейлз-команда – в США. Одна співробітниця навіть змінила країну проживання, переїхавши з Європи, щоб бути в одному часовому поясі з колегами із США і брати участь у спільних дзвінках з клієнтами і партнерами.

Уроки remote

Якість спілкування помітно змінюється. Потрібно бути готовим до того, що результат безпосередньо залежить від уміння чітко ставити завдання. Вибудовувати графік потрібно з урахуванням часових поясів, іноді для цього потрібно переглянути пріоритетність завдань або шукати компромісне рішення, яке б влаштувало всіх.

Потужний виклик – це формування довірливих стосунків всередині команди. Коли людям доводиться працювати разом, а вони не знайомі особисто, це може створювати напругу. Команди, які розподілені по різних країнах, можуть зіткнутися з проблемою особистої довіри і невпевненості в досвіді та знаннях один одного. Її можна вирішити, лише збільшуючи частоту особистого спілкування. Для цього ми обираємо певний час, коли команда працює разом, і проводимо розважальні онлайн-тімбілдінги.

Також серед неформальних можу виділити такі формати:

• meet&greet зустрічі, коли до компанії приєднується новий співробітник;
• ice-breaking games – щомісячна зустріч-гра, яка рандомно з'єднує співробітників, і у них є п'ять хвилин на обговорення заданих програмою питань на сторонні теми;
• happy hours – щотижнева вечірня зустріч за келихом вина/пива, щоб просто поговорити.

Усі неформальні зустрічі проводяться онлайн та є опціональними. Маєш час і бажання – приєднуєшся. В Україні нам пощастило також мати можливість іноді влаштовувати невеликі вилазки разом наживо – до бару або ресторану.

Як працює команда

Головний плюс розподіленої команди – це те, що у людей кардинально змінюються поняття про KPI. Тобто вже ніхто не вважає своїм основним завданням відсидіти в офісі з 09:00 до 18:00. Тому єдиним орієнтиром залишається результат. Якщо менеджер зміг правильно побудувати систему мотивації, співробітники самостійно розподілятимуть завдання, плануватимуть свій час і працюватимуть на досягнення спільної мети. Ключ до цього лежить у фокусі на особистому спілкуванні й умінні чути потреби кожного члена команди.

Очевидні зміни, які принесла з собою пандемія, ще раз довели, що прив'язка до однієї локації або постійного офісу – просто стара звичка. Якщо ти займаєшся улюбленою справою з людьми, які тебе надихають, немає різниці, де ти знаходишся. У коворкінгу в Києві або в Долині. Згуртована команда – це все, що потрібно для крутого продукту. І дзвінки в Zoom точно не позбавляють людей любові проводити час разом. Ми це довели на своєму досвіді віддаленої роботи.