Налаживаем процесс: как системность и последовательность работают на бизнес

Как построить систему в бизнесе, как настроить процессы в отделах, массово учат консультанты на бесплатных вебинарах, платных курсах и консалтинговых программах.

И правда, система в компании играет одну из ключевых ролей в развитии, порядке процессов и коммуникаций.

Чем же на самом деле является система и что она может дать бизнесу, рассказала Mind co-founder и директор по стратегии EJ-Space Елена Загладько.

Система в бизнесе устанавливает правила и процедуры компании, которыми необходимо управлять. Система решает, как принимать и обрабатывать данные, в каком формате это должно происходить. Система контролирует процедуры обработки данных, процедуры передачи данных, принципы коммуникации. Простыми словами система описывает кто, с помощью каких инструментов и каким образом должен совершать свои функциональные обязанности в компании.

Основные преимущества систематизации процессов в компании

• Вы можете быстрее масштабировать свой бизнес. Систематизация бизнеса поможет вам освободить время от операционных задач, и вы сможете сосредоточить свое время на создании новых продуктов, разработки новых стратегий развития.
• Системы позволяют вам обеспечивать единообразие, что очень эффективно. Вы знаете, что при завершении одного процесса сразу следует другой, и между ними не будет перерыва или отсутствия ответственных за выполнение.
• Снижение затрат на рабочую силу. У Вас будет понятный функционал и достаточная загрузка у каждого сотрудника, вы не будете раздувать штат просто по наитию.
• Повышение эффективности. Ваши сотрудники будут работать более продуктивно, потому что у них есть определенный порядок и план действий.

Полезный пример рабочей системы

McDonald's – это предприятие стоимостью в несколько миллиардов долларов, которым управляют молодые подростки, которым нельзя  доверить даже заправку кроватей. Как это случилось? Так бывает с бизнес-системами.

Их руководства по управлению и эксплуатации охватывают все, от найма до доставки продукта и взаимодействия с клиентами. Эти системы позволяют McDonald's обеспечивать единообразие.

Вы знаете, что когда вы зайдете в «Макдональдс», «Биг Мак», картофель-фри, напитки всегда будут такими же. И это потому, что у них есть эти системы закупки, приготовления и подачи еды.

Какие бывают системы

Всего в мировой практике выделяют четыре типа бизнес-систем:

1. Маркетинговая система. Она используется ее для создания постоянного потока потенциальных клиентов в бизнес.
2. Система продаж. Привлечение потенциальных клиентов, и монетизация договоренностей с ними, то есть превращение каждого клиента в успешную сделку.
3. Система выполнения. Это то, что вы фактически делаете в обмен на деньги клиента – ваш товар или ваша услуга.
4. Система администрирования или управления. Она поддерживает все другие бизнес-функции, которые необходимо обслуживать с финансовой, документальной, технической стороны.

Но факапы случаются даже в системных компаниях. И кажется вроде есть система в бизнесе, все в порядке, есть стратегия развития, но в какой-то момент все пошло по наклонной. И в большинстве случаев это может привести даже к банкротству.

Причиной такого может стать то, что имея стратегию, управленцы компании пытаются охватить и реализовать все и сразу.

Именно поэтому стоит начинать с малого и наращивать. Тут очень важным элементом является последовательность действий, которая рука об руку ходит с системой.

С чего начинается последовательность?

Последовательность начинается с твердого плана.

Независимо от того, что вы слышали или считаете правильным, гораздо эффективнее делать то, что вы можете делать постоянно, а не сразу стремится достичь какого-то числа действий.

Действуя поэтапно у вас намного больше шансов достичь позитивного результата.

Формула последовательности

Составьте план + подготовьте ресурс + получите поддержку + оцените перспективы + внесите соответствующие изменения (проанализируйте и повторите)

На первый взгляд, формула кажется простой, но, как говорится, дьявол кроется в деталях. Между этими простыми шагами можно сделать так много всего. Очень часто компании позволяют себе застрять на этих этапах. Например, застряв в планировании не готовят ресурс, который поможет в реализации, а сразу начинают действовать, и становится трудно, потому что забыли перейти к шагу 2. Т.е. продолжают делать то же самое, следовать системе, но результата нет. Именно поэтому идет сдача позиций вместо того, чтобы проанализировать (последний этап), внести изменения и начать действовать последовательно, но уже корректно.

Именно поэтому система должна идти вместе с последовательностью, внедряя в жизнь стратегию развития компании.

Последовательность и системность в бизнесе создает множество преимуществ, которые предприниматели могут использовать для масштабирования своей компании.

Все, что мы делаем, должно отражать то, что мы делали в прошлом, создавая что-то долговечное. Наличие стратегии, в которой вы понимаете силу последовательности и системы, должно следовать осознанию влияния небольших изменений на общую картину. Стоит оно того или нет.

Гуру лидерства Джон Максвелл сказал: «Маленькие дисциплины, повторяемые с постоянством каждый день, приводят к большим достижениям, которые медленно достигаются с течением времени».

Основные преимущества последовательности в бизнесе

1. Последовательность позволяет проводить измерения.
2. Последовательность создает ответственность.
3. Последовательность поддерживает имидж вашей компании.
4. Последовательность позволяет сохранить систему и корпоративную культуру.

В любом бизнесе как клиенты, так и сотрудники ожидают одинаковых стандартов. Меньше всего люди хотят удивляться – им нужна предсказуемость. Посмотрим правде в глаза – мы живем в непредсказуемом мире. Когда люди получают то, что хотят, они счастливы и вернутся.

Задача состоит в том, чтобы составить план, системно придерживаться его, анализировать, сработал ли он, а если нет, начать заново.