Налаштовуємо процес: як системність і послідовність працюють на бізнес

Як побудувати систему в бізнесі, як налаштувати процеси у відділах, масово навчають консультанти на безкоштовних вебінарах, платних курсах і консалтингових програмах.

І правда, система в компанії відіграє одну з ключових ролей у розвитку, порядку процесів і комунікацій.

Чим же насправді є система і, що вона може дати бізнесу, розповіла Mind co-founder та директорка зі стратегії EJ-Space Олена Загладько. 

Система в бізнесі встановлює правила і процедури компанії, якими необхідно управляти. Вона ж допомагає приймати і обробляти дані в потрібному форматі. Також – контролює процедури обробки даних, їх передачі та принципи комунікації. Ынакше кажучи, система описує, хто, за допомогою яких інструментів і у який спосиб повинен здійснювати свої функціональні обов'язки в компанії.

Основні переваги систематизації процесів у компанії

• Ви можете швидше масштабувати свій бізнес.
• Систематизація бізнесу допоможе вам звільнити час від операційних завдань, і ви зможете зосередитися на створення нових продуктів, розробленні нових стратегій розвитку.
• Системи дозволяють вам забезпечувати однаковість, що дуже ефективно. Ви знаєте, що при завершенні одного процесу відразу постає інше питання, і між ними не буде перерви або відсутності відповідальних за виконання.
• Зниження витрат на робочу силу. У вас буде зрозумілий функціонал і достатнє завантаження в кожного співробітника, ви не роздуватимете штат просто з натхнення.
• Підвищення ефективності. Ваші співробітники працюватимуть більш продуктивно, тому що в них є певний порядок і план дій.

Корисний приклад робочої системи

McDonald's – це підприємство вартістю в кілька мільярдів доларів, яким керують молоді підлітки, яким не можна довірити навіть заправку ліжок. Як це сталося? Так буває з бізнес-системами.

Їх керівництва з управління та експлуатації охоплюють все, від найму до доставки продукту і взаємодії з клієнтами. Ці системи дозволяють McDonald's забезпечувати однаковість.

Ви знаєте, що, коли ви зайдете в «Макдональдс», «Біг Мак», картопля-фрі, напої завжди будуть такими ж. І це тому, що в них є системи закупівлі, приготування та подачі їжі.

Які бувають системи

Всього у світовій практиці виділяють чотири типи бізнес-систем: 

1. Маркетингова система. Вона використовується для створення постійного потоку потенційних клієнтів в бізнес.
2. Система продажів. Залучення потенційних клієнтів і монетизація домовленостей з ними, тобто перетворення кожного клієнта в успішну операцію.
3. Система виконання. Це те, що ви фактично робите в обмін на гроші клієнта – ваш товар або ваша послуга.
4. Система адміністрування або управління. Вона підтримує всі інші бізнес-функції, які необхідно обслуговувати з фінансового, документального, технічного боку.

Але факапи трапляються навіть у системних компаніях. І здається начебто є система в бізнесі, все в порядку, є стратегія розвитку, але в якийсь момент все пішло по похилій. І в більшості випадків це може призвести навіть до банкрутства.

Причиною такого може стати те, що, маючи стратегію, управлінці компанії намагаються охопити та реалізувати все й відразу.

Саме тому варто починати з малого й нарощувати. Тут дуже важливим елементом є послідовність дій, яка рука в руку ходить із системою.

З чого починається послідовність? 

Послідовність починається з твердого плану.

Незалежно від того, що ви чули або вважаєте правильним, набагато ефективніше робити те, що ви можете робити постійно, а не відразу прагне досягти якогось числа дій.

Якщо ви дієте поетапно, у вас набагато більше шансів досягти позитивного результату.

Формула послідовності: складіть план + підготуйте ресурс + отримайте підтримку + оціните перспективи + внесіть відповідні зміни (проаналізуйте та повторіть). 

На перший погляд, формула здається простою, але, як то кажуть, диявол криється в деталях. Між цими простими кроками можна зробити так багато всього. Дуже часто компанії дозволяють собі застрягти на цих етапах.

Наприклад, застрягши в плануванні, не готують ресурс, який допоможе в реалізації, а відразу починають діяти, і стає важко, тому що забули перейти до кроку 2.

Тобто продовжують робити те саме, слідувати системі, але результату немає. Саме тому відбувається здача позицій замість того, щоб проаналізувати (останній етап), внести зміни й почати діяти послідовно, але вже коректно.

Система повинна йти разом із послідовністю, впроваджуючи в життя стратегію розвитку компанії.

Послідовність і системність у бізнесі створює безліч переваг, які підприємці можуть використовувати для масштабування своєї компанії.

Все, що ми робимо, повинно відображати те, що ми робили в минулому, створюючи щось довговічне. Наявність стратегії, у якій ви розумієте силу послідовності, повинно слідувати усвідомленню впливу невеликих змін на загальну картину. Вартує воно того чи ні.

Гуру лідерства Джон Максвелл сказав: «Маленькі дисципліни, повторювані з постійністю кожен день, призводять до великих досягнень, які повільно досягаються з плином часу».

Основні переваги послідовності в бізнесі

1. Послідовність дозволяє проводити вимірювання.
2. Послідовність створює відповідальність.
3. Послідовність підтримує імідж вашої компанії.
4. Послідовність дозволяє зберегти систему і корпоративну культуру.

У будь-якому бізнесі як клієнти, так і співробітники очікують однакових стандартів. Найменше люди хочуть дивуватися – їм потрібна передбачуваність. Подивимося правді в очі – ми живемо в непередбачуваному світі. Коли люди отримують те, що хочуть, вони щасливі і повернуться.

Завдання полягає в тому, щоб скласти план, системно дотримуватися його, аналізувати, чи спрацював він, а якщо ні, почати заново.