Говорить открыто: почему в украинских компаниях не принято заявлять о нарушении
Как убедить сотрудников не бояться сообщать о них
Каждая современная компания уже давно обзавелась службой комплаенса. В ее зоне ответственности лежит обнаружение и предупреждение нарушений – несоблюдений норм закона, внутренних правил и процедур компании. Каждое такое нарушение может потенциально повлечь за собой убытки и штрафы для бизнеса. Именно поэтому комплаенс-служба приобретает все большее значение.
Один из основных инструментов обнаружения нарушений – программа Speak up. Ее суть состоит в том, чтобы мотивировать сотрудников самостоятельно сообщать о замеченных ими проблемах.
Но, наверное, каждый практикующий комплаенс-офицер задумывался, почему сотрудники предпочитают умалчивать информацию о потенциальном комплаенс-нарушении, свидетелем которого они стали? Почему не сообщают об увиденном службе по этике и комплаенсу, используя различные каналы для связи?
Казалось бы, для этого есть все необходимые условия:
- предусмотренное кодексом поведения обязательство каждого сотрудника высказатьс;
- горячая линия, принимающая заявления на всех языках и работающая 24/7;
- гарантированная конфиденциальность;
- и даже возможность анонимного обращения.
Но практика показывает, что сотрудники говорят о нарушениях очень неохотно и зачастую только тогда, когда уже вовлечены в расследование. Побудить сотрудников высказываться – задачка со звездочкой.
Почему молчат сотрудники?
Для того чтобы сделать программу Speak up работающей, необходимо разобраться с причинами, по которым сотрудники предпочитают молчать о нарушениях, свидетелями которых стали.
По результатам собственного опроса во время тренинга в Украине для 100 участников, главной причиной отказа говорить является боязнь негативных последствий, которые может повлечь за собой расследование.
К таким относятся:
- притеснения со стороны менеджера/коллег, в отношении которых было сделано заявление;
- увольнение сотрудников, совершивших комплаенс-нарушения;
- внедрение дополнительных контролей и, соответственно, дополнительных обязательств по обеспечению работы таких контролей и т. д.
Примерно одинаковое количество респондентов, принимавших участие в опросе, ответили, что они не хотят иметь репутацию сотрудника, который жалуется, а также они не уверенны в конфиденциальности процесса расследования. Меньшее количество опрошенных заявили о том, что они не знают, как и к кому обратиться, если есть такая необходимость. И лишь немногие сомневаются в том, что какие-либо действия по устранению нарушений будут предприняты, и ситуация изменится к лучшему.
Что побудит к откровенности?
Чтобы улучшить показатели работы программы Speak up, необходимо ответить на все вышеперечисленные опасения и вопросы. Базируясь на своем опыте, я рекомендую это делать следующим образом.
1. Проведение расследования в полном соответствии с процедурой, принятой компанией.
Внутреннее расследование – это комплексное мероприятие, включающее в себя ряд обязательных пунктов, которыми нельзя пренебрегать.
Среди них:
- тщательный сбор и анализ доказательного материала,
- составление заключений, которые базируются на доказанных фактах, а не предположениях,
- создание атмосферы уважения по отношению к интервьюируемым сотрудникам вне зависимости от их статуса в процессе,
- своевременное информирование участников процесса (согласно PMI процедуре – заявителя и субъекта) о результатах расследования и т д.
Также необходимыми являются мероприятия после окончания расследования, а именно проведение коротких дискуссий с целью выяснить, насколько комфортно после расследования себя чувствует заявитель или свидетель, которые в ходе расследования открыто делились информацией о субъекте расследования. Такие разговоры могут стать триггером нового расследования потенциального нарушения, такого как преследование. Но самый важный результат, который достигается в ходе таких дискуссий, – это построение доверия к комплаенс-службе со стороны сотрудников, которые ценят, что о них беспокоятся.
2. Информирование сотрудников о расследованиях путем проведения тренингов, коммуникаций и консультаций.
Важно рассказать не только теорию – лучше вообще сократить ее до минимума, уделив больше внимания практическим аспектам. На своих тренингах я открыто говорю о расследовании, о его этапах, о том, что ожидается от сотрудников в рамках расследования, и о том, как и кто принимает финальное решение после окончания расследования. Цель – сделать этот процесс понятным для сотрудников и убрать его излишнюю «таинственность». Помогают примеры реальных кейсов, которые расследовала наша комплаенс-служба, и практическая работа с ними.
3. Соблюдать режим конфиденциальности расследования.
Следует отметить, что это обязательство лежит не только на комплаенс-службе, которая проводит расследования, но и на сотрудниках, которые вовлечены в такие расследования. Поэтому очень важно постоянно коммуницировать с сотрудниками по поводу необходимости выполнять это обязательство, поясняя критичность режима конфиденциальности на конкретных примерах.
Соблюдение конфиденциальности положительно влияет на доверие со стороны сотрудников к комплаенс-службе, а также позволяет чувствовать себя в безопасности во время проведения расследования и после него.
4. Строить комплаенс-культуру с учетом этических норм и ценностей компании.
Какие бы внешние меры не предпринимались, пока сотрудники не осознают, что, сообщая о потенциальном нарушении, они делают благое дело, программа Speak up не будет работать должным образом.
Достаточно большой процент сотрудников все еще убеждены, что заявлять – это плохо. И вот с такими убеждениями нужно постоянно работать.
Лучшим методом является интеграция комплаенс-культуры во все бизнес-процессы, когда менеджмент компании, принимая решения, опирается не только на законодательство и внутренние процедуры, но также на этические нормы и ценности компании, в том числе и относительно решения заявить о потенциальном комплаенс-нарушении. Это и есть главным показателем «живой» комплаенс-культуры.
Задача по построению рабочей программы Speak up является не простой. Она требует больших временных и человеческих ресурсов. Но именно активность сотрудников в программе Speak up – главный показатель этичной компании, компании, которая не декларирует ценности, а ими живет.
Авторы материалов OpenMind, как правило, внешние эксперты и специалисты, которые готовят материал по заказу редакции. Но их точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции Mind.
В то же время редакция несёт ответственность за достоверность и соответствие реальности изложенной мысли, в частности, осуществляет факт-чекинг приведенных утверждений и первичную проверку автора.
Mind также тщательно выбирает темы и колонки, которые могут быть опубликованы в разделе OpenMind, и обрабатывает их в соответствии со стандартами редакции.
