Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте

Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте

И почему «кабинетная» система уже отжила свое

Цей матеріал також доступний українською
Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте
Фото: depositphotos.com

В исследовании HeadHunter 93% респондентов подтвердили: эффективность работы сотрудников напрямую зависит от эргономичности и комфорта рабочей среды. При этом, по данным двухэтапного опроса Nowy Styl Group, организацией офисного пространства недовольны 28% сотрудников аутсорсинговых компаний.

Что больше всего раздражает и мешает полноценному выполнению поставленных задач? Постоянный шум оргтехники, чужие разговоры, беготня по офису для согласования деталей проекта, неудобные места для работы с ноутбуком, отсутствие зон для конфиденциальных переговоров.

Продуманная логистика пространства в сочетании со стильным интерьером позитивно влияют на имидж компании в глазах посетителей и персонала. Главный операционный директор студии дизайна ZIKZAK Алеся Карнаухова специально для Mind рассказывает, как обустроить офис, в котором хочется оставаться подольше.

Базовые форматы офисов

Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте
Фото: depositphotos.com

Перед выбором помещений для офиса компании, еще на этапе строительства, покупки, аренды, капитальной перепланировки определитесь с оптимальным форматом офиса:

  • классический кабинетный;
  • гибкий open space.

Классический тип офиса

Свыше 95% сотрудников работают в отдельных кабинетах с закрепленными рабочими местами. Максимальная приватность и концентрация над поставленной задаче отвечает зачастую требованиям банков, страховых компаний, адвокатов, финансовых консультантов, медицинских клиник.

Гибкий офис

Мультифункциональное пространство с разными сценариями использования. Трансформацию обеспечивают передвижные перегородки, мобильная модульная мебель, освещение.

Современная концепция гибкого офиса базируется на философии Activity Based Working:

  • сочетание стационарных закрепленных и незакрепленных рабочих мест для углубленной самостоятельной работы и конфиденциальных переговоров: кабинеты, звукоизолированные капсулы, deep zone;
  • частично открытые пространства для неформальных встреч с коллегами, мозговых штурмов, общения с клиентами – лаунж-зоны, high table, кухни;
  • открытые пространства для приема посетителей и массовых собраний: ресепшн, зоны ожидания, конференц-спейс.

Сотрудники сами выбирают – где и сколько времени они будут работать. Переговорные, капсулы для Skype-связи, зоны для пресс-конференций в крупных компаниях бронируют заранее. Часть офиса превращена в корпоративный коворкинг.

Стационарные рабочие места закрепляются за членами команды со 100% присутствием в офисе на протяжении рабочей недели. Все без исключения сотрудники могут изменить формат рабочей зоны в зависимости от поставленной задачи или настроения.

Преимущества гибкого офиса:

  1. Адаптивный дизайн способствует производительности коллектива: комфортные условия созданы для штатных и временных специалистов, работающих преимущественно в удаленном формате, прибывших в командировку, посетителей любого уровня.
  2. Перепланировка для решения сиюминутных задач и новых проектов занимает минимум времени и расходов.
  3. Снижены расходы на содержание офиса: все пространство использовано эффективно, нет пустующих кабинетов и конференц-залов.

Минусы мультифункционального пространства:

  • у некоторых сотрудников отсутствие закрепленного рабочего места вызывает чувство непостоянства;
  • рабочие места вблизи работающей оргтехники или зоны для брейнштормингов не способствуют углубленной работе.

Повысить эффективность офисного пространства помогает правильное зонирование.

Как организовать эффективные зоны в офисе

Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте
Фото: depositphotos.com

В процессе разработки дизайн-проекта учитывается формат работы и перспективы развития компании. Вне зависимости от площади все пространство делится на две основные части:

  • фронт: представительская, прием клиентов, переговоры;
  • бэк – основная работа, сосредоточенная и совместная работа, отдых коллектива.

Фронт-офис

Лицо компании: знакомство с возможностями, демонстрация устойчивости, финансового благополучия, благонадежности. То, что видит большинство клиентов и соискатели вакансий.

Ресепшн и зона ожидания

Организация входной группы напрямую зависит от трафика посетителей. Поток клиентов стабильно высокий – обустраивается стойка администраторов, места для ожидания, гардероб или стойки для верхней одежды и зонтов, мини-бар. Подчеркивается бренд и актуальные предложения: логотип и название компании в интерьере, буклеты, макеты, интерактивные панели.

В небольших офисах ресепшн и зона ожидания компактны: стол или стойка администратора, оргтехника, журнальный столик, диван или кресла, витрина/мультимедийный экран, растения.

В крупных компаниях с минимальным потоком посторонних визитеров входную группу совмещают с точкой размещения оргтехники, лаунж-зоной, игровой.

Переговорные

Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте
Фото: depositphotos.com

При обустройстве переговорных учитывается:

  • частота совместных обсуждений проектов и совещаний с коллегами;
  • частота переговоров с клиентами;
  • расчетное количество участников;
  • специфика работы, уровень конфиденциальности, VIP-зоны;
  • конфигурация и адаптируемость помещения.

В компаниях с небольшим потоком клиентов существенно экономит площадь обустройство 1-2 переговорных, дополненных акустическими кабинами. Акустические кабины для телефонных переговоров и Skype-связи имеют полноценное техническое оснащение, оптимальный уровень освещенности, звукопоглощающие панели защищают (от 1 до 6-8 человек) от внешних звуков и прослушивания извне.

Шумо- и визуальная изоляция переговорных обязательна: звукопоглощающее покрытие пола и стен, шторы и жалюзи, акустические панели, акустические элементы дизайна и меблировки, арт-объекты, фитозоны, фитостены.

Брендовые цвета, логотип, девизы в переговорных позитивно влияют на имидж и ход общения с клиентами и бизнес-партнерами.

В крупных компаниях переговорные легко адаптируются под запланированное количество участников с помощью мобильных перегородок, оснащены мультимедийными экранами, техникой для записи переговоров и защиты от внешней прослушки.

Кабинет руководителя

Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте
Фото: depositphotos.com

Стык представительской и производственных функций, пространство для работы и формирования позитивного имиджа компании.

Обустройство пространства для руководителя зависит от масштабов предприятия, специфики бизнеса, трафика посетителей. Традиционно выделяется три зоны:

  • работа – стол, оргтехника, средства коммуникации, сейф, система хранения;
  • релакс – терраса или закрытое пространство с диванами, столиками, мини-баром, фитозоной;
  • переговоры – стол, телекоммуникации, презентационное оборудование.

Эффективны несколько сценариев освещения и размещения мебели, шумоизоляция, мотивационные арт-объекты.

Бэк-офис

Кастомизация планировочных решений зависит от объемов и перспективных горизонтов компании, количества штатных единиц, филиалов, посетителей. Проект учитывает конфиденциальность, защиту интеллектуальной собственности и персональных данных, VIP-формат, иные специфические требования компании.

Рабочая зона

Сбалансированное решение – комбинация двух форматов:

  • открытое пространство + переговорные + аудиокапсулы + релакс-зоны: для сотрудников среднего звена, IT, креативных специалистов, гибридной работы, клиентов, бизнес-партнеров;
  • кабинеты и VIP-зоны: руководителю, топ-менеджменту, службе охраны, финансовому, юридическому, HR-секторам.

Эффективно сочетание закрепленных и незакрепленных рабочих мест, зон для работы в условиях полной сосредоточенности и коллективных решений, временного посещения, командировок, деятельности торговых представителей и агентов. Для документов, канцтоваров и личных вещей сотрудников устанавливаются персональные ячейки.

Открытое пространство зонируется визуально: цветом, освещением, перегородками, мебелью, озеленением, элементами декора. Аудиозонирование: точки с оргтехникой, места общих сборов расположены вдали от зон сосредоточенной работы. С фоновым шумом борются звукоизоляционные панели, фитокомпозиции, акустические перегородки, мебель.

Конференц-зал

Особое рабочее пространство, требует выделенного помещения либо формируется с помощью перегородок и модульной мебели в open space. Площадь и формат напрямую зависят от масштабов и задач компании – от полноценного зала с местами для слушателей, сценой и экранами до пары диванов-трансформеров и кресел с usb в окружении зелени.

Лаунж-зона

Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте
Фото: depositphotos.com

Восстановить силы и переключиться на новую задачу сотрудникам удобно на открытых террасах, в игровых и релакс-зонах с диванами, креслами, домашним уютом.

Лаунж-зона совмещает функции неформальной переговорной и места полноценного отдыха, включает комнаты для сна, компьютерных и настольных игр, йоги. Несколько сценариев освещения меняют ритм интерьера, наполняют энергией или умиротворяют.

В лаунж-зоне обустраивают бар, мини-кафе, полноценную кухню. Оптимально сочетание столиков на 1-2 персоны и длинных столов для неформальных брейн-штурмов.

Топ-7 решений эффективного офисного пространства

Зонирование офиса: как удержать сотрудников на рабочем месте
Фото: depositphotos.com
  1. Думайте на перспективу, учитывайте развитие технологий, минимизируйте пустующие площади.
  2. Исходите из задач офиса:
  • клиенты посещают редко – создайте максимально комфортные условия для персонала;
  • клиенты бывают часто – сосредоточьтесь на комфорте общения с сотрудниками, позитивном имидже.
  1. Рассчитайте логистику офиса: точки приема посетителей расположите ближе ко входу, кабинеты с конфиденциальными данными – дальше.
  2. Соберите членов одной команды в одной точке. Легко и без лишних затрат трансформируйте пространство под каждый проект или группы задач с помощью мобильных перегородок, мебели, незакрепленных рабочих мест.
  3. Смело сочетайте рабочие и лаунж-зоны для переговоров, конфиденциального и коллективного общения.
  4. Формируйте сплоченный коллектив: в кабинетной системе выделите помещение для совместного неформального общения – лаунж-зону, «гостиную», кафе, террасу.
  5. Не смущайте коллег: максимально отдалите кухню и релакс-пространство от кабинетов руководства.

Эффективное офисное пространство реально обустроить на 50, 500 и 5000 квадратных метров. Важно изначально рассчитать все обязательные зоны, их взаимодействие и мультифункциональность.

Авторы материалов OpenMind, как правило, внешние эксперты и специалисты, которые готовят материал по заказу редакции. Но их точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции Mind.

В то же время редакция несёт ответственность за достоверность и соответствие реальности изложенной мысли, в частности, осуществляет факт-чекинг приведенных утверждений и первичную проверку автора.

Mind также тщательно выбирает темы и колонки, которые могут быть опубликованы в разделе OpenMind, и обрабатывает их в соответствии со стандартами редакции.

Следите за актуальными новостями бизнеса и экономики в наших Telegram-каналах Mind.Live и Mind.UA, а также Viber-чате
Проект использует файлы cookie сервисов Mind. Это необходимо для его нормальной работы и анализа трафика.ПодробнееХорошо, понятно