Буква в «цифре»: каким образом в Украине работает электронный документооборот
Зачем он нужен и как развивался
Электронный документооборот в Украине имеет почти двадцатилетнюю историю. Mind рассказывает об этапах становления цифровых документов – европейском и украинском опыте, главных событиях и прогнозах.
Европейский опыт
Электронный документооборот в Европе начал развиваться в середине 1990-х. Особую роль в этом сыграли UNCITRAL (Комиссия ООН по праву международной торговли) и Совет Европы. В 1996 году был принят закон UNCITRAL «Об электронной коммерции».
ООН рекомендует национальным правительствам максимально учитывать его положения в процессе разработки собственного законодательства. Согласно этому закону, электронный документ – это информация, образованная, посланная, полученная или хранимая электронными, оптическими или подобными средствами, включая электронный обмен данными, электронную почту, телеграммы, но не ограниченная ими.
Директива ЕС «Об электронной коммерции», которая была принята в 2000 году, говорит, что развитие электронной коммерции в рамках информационного общества предлагает существенные возможности занятости в пределах европейского сообщества (в частности, на малых и средних предприятиях).
Среди них – стимулирование экономического роста и инвестирование европейскими компаниями в инновационные технологии, а также усиление конкурентоспособности европейской промышленности путем обеспечения доступа к интернету всем гражданам.
Оба указанных нормативных акта основным принципом провозглашают равенство правового статуса бумажного и электронного документов. Также они унифицируют процедуру заключения контрактов онлайн, устанавливают перечень информации о сторонах контракта и подтверждают исковую силу электронного контракта.
Как все начиналось в Украине
В 2003 году Верховная Рада приняла закон «Об электронных документах и электронном документообороте». Его действие распространяется на отношения, возникающие в процессе создания, отправки, передачи, получения, хранения, обработки, использования и уничтожения электронных документов.
Согласно закону, в электронном документе информация зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа. Он может быть создан, передан, сохранен и превращен электронными средствами в визуальную форму. Для идентификации его автора может использоваться электронная подпись.
Цель закона – обеспечить в Украине правовой порядок дистанционного заключения и исполнения сделок с применением электронных информационно-коммуникационных средств и технологий.
В том же году парламент принял закон «Об электронной цифровой подписи». Согласно закону, если автором создаются идентичные по документарной информации и реквизитами электронный документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу. Допустимость электронного документа как доказательства не может оспариваться только на основании того, что он имеет электронную форму.
Таким образом, в Украине создали надежную базу для использования электронного документооборота.
После чего долгое время законодательство никак не менялось.
Что было дальше
В 2015 году был принят закон «Про электронную коммерцию». В том же году электронный документооборот внедрила у себя Администрация Президента, а Кабинет Министров запустил систему электронного взаимодействия органов исполнительной власти.
Через год Кабмин перешел на электронный документооборот с центральными органами исполнительной власти. Сделали они это для того, чтобы ускорить межведомственный обмен документами «ориентировочно на 50%».
В 2017 году правительство подписало регламент использования электронной подписи банками Украины. Тогда же вышло постановление министерства финансов, с которым компании могут (и должны) подавать отчетность в налоговую в электронном виде.
А в 2018-м органам исполнительной власти было рекомендовано перейти на систему электронного документооборота. В том же году вступил в силу закон «Об электронных доверительные услуги», который ввел понятие квалифицированной электронной подписи (КЭП) вместо ЭЦП.
MobileID и BankID
В 2018 году в Украине также заработали MobileID и BankID. Их цель – упростить идентификацию личности для использования ряда различных сервисов и онлайн-услуг.
MobileID – это услуга, с помощью которой можно идентифицировать личность, используя смартфон. Она дает возможность идентифицировать себя на различных сервисах и порталах, подписывать электронные документы, получать выписки из реестров, открывать и закрывать бизнес и вносить в него изменения.
А BankID – это система онлайн-верификации с помощью банков. Преимущество здесь также заключается в надежности услуги. Она более безопасна, чем регистрация с помощью логина и пароля. Система создана для упрощения оказания административных и других видов услуг. Больше не нужно приходить в отделение банка, чтобы доказать, кто ты такой.
В 2019 году в Союзе украинских предпринимателей (СУП) появился подкомитет, который развивает рынок ЭДО и электронных услуг для граждан. Инициаторы создания подкомитета – «Київстар» (первые ввели MobileID) и Intecracy Deals (компания по разработке системы электронного документооборота). А в руководящий состав подкомитета СУП вошли Константин Вечер, директор «Київстар» по развитию бизнеса на корпоративном рынке, и Александр Вернигора, генеральный директор Intecracy Deals.
В начале 2020 года в Украине заработало мобильное приложение «Дія», а в апреле запустили и одноименный веб-портал, которым переведены в онлайн многие государственные услуги.
Квалифицированные электронные подписи
С 7 ноября 2020 года большинство заказчиков в публичных закупках должны использовать квалифицированные электронные подписи.
Согласно закону 2018 года «Об электронных доверительных услугах», появились усовершенствованная и квалифицированная электронные подписи. Последняя предназначена для массового использования: она более доступна и пришла на замену устаревшей ЭЦП, и 92% граждан пользуются именно такой подписью. Ее главная возможность – это хранение на файловом носителе, например обычной флешке.
КЭП базируется на квалифицированном сертификате открытого ключа. Такая подпись нужна для использования в ситуациях, которые требуют повышенной защиты: например, государственными служащими или нотариусами. Ее главное отличие от усовершенствованной электронной подписи – хранение на защищенном носителе: токене или в облаке.
Частный бизнес может хранить электронную подпись на любой флешке, жестком диске и т. д. только до 31 декабря 2021 года.
После этого можно будет использовать КЭП только на защищенных носителях личных ключей (токенах).
Почему необходимо переходить на ЭДО?
Электронный документооборот позволяет компаниям эффективно перейти на удаленный формат работы. Это стало явно заметно во время первого локдауна.
Введенный новый жесткий карантин снова показывает, что электронный документооборот позволяет намного лучше, экономнее и эффективнее работать в онлайн-режиме.
В Украине уже есть все условия для работы ЭДО, и компаниям, которые до сих пор на него не перешли, есть о чем подумать. Вот несколько преимуществ электронного документооборота:
- быстрое внедрение – сам процесс внедрения ЭДО занимает не больше двух недель, а чаще всего и меньше;
- экономия денег;
- экономия времени;
- экономия места. Бумажный архив может занимать 10–20% площади офиса;
- прозрачность работы;
- постоянный доступ;
- юридическая легитимность.
Если вы дочитали этот материал до конца, мы надеемся, это значит, что он был полезным для вас.
Мы работаем над тем, чтобы наша журналистская и аналитическая работа была качественной, и стремимся выполнять ее максимально компетентно. Это требует финансовой независимости.
Станьте подписчиком Mind всего за 196 грн в месяц и поддержите развитие независимой деловой журналистики!
Вы можете отменить подписку в любой момент в собственном кабинете LIQPAY, или написав нам по адресу: [email protected].
