Буква в «цифрі»: яким чином в Україні працює електронний документообіг
Навіщо він потрібен і як розвивався
Електронний документообіг в Україні має майже двадцятирічну історію. Mind розповідає про етапи становлення цифрових документів – європейський та український досвід, головні події та прогнози.
Європейський досвід
Електронний документообіг у Європі почав розвиватися в середині 1990-х. Особливу роль у цьому відігравали UNCITRAL (Комісія ООН з права міжнародної торгівлі) та Рада Європи. 1996 року було ухвалено закон UNCITRAL «Про електронну комерцію».
ООН рекомендує національним урядам максимально враховувати його положення під час розроблення власного законодавства. Згідно із цим законом, електронний документ – це інформація, утворена, послана, отримана або збережена електронними, оптичними або подібними засобами, включно з електронним обміном даними, електронною поштою, телеграмами, але не обмежена ними.
Директива ЄС «Про електронну комерцію», яку було ухвалено 2000 року, каже, що розвиток електронної комерції в рамках інформаційного суспільства пропонує істотні можливості зайнятості в межах європейської спільноти (зокрема, на малих і середніх підприємствах).
Серед них – стимулювання економічного зростання та інвестування європейськими компаніями в інноваційні технології, а також посилення конкурентоспроможності європейської промисловості шляхом забезпечення всім громадянам доступу до інтернету.
Обидва зазначених нормативних акти основним принципом проголошують рівність правового статусу паперового й електронного документів. Також вони уніфікують процедуру укладання контрактів онлайн, встановлюють перелік інформації про сторони контракту й підтверджують позовну силу електронного контракту.
Як усе починалося в Україні
2003 року Верховна Рада ухвалила закон «Про електронні документи та електронний документообіг». Його дія поширюється на відносини, що виникають в процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.
Відповідно до закону, в електронному документі інформація зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Він може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Для ідентифікації його автора може використовуватися електронний підпис.
Мета закону – забезпечити в Україні правовий порядок дистанційного укладання й виконання правочинів із застосуванням електронних інформаційно-комунікаційних засобів і технологій.
У тому ж році парламент ухвалив закон «Про електронний цифровий підпис». Відповідно до закону, якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися тільки на підставі того, що він має електронну форму.
Отже, в Україні створено надійну базу для використання електронного документообігу.
Після чого довгий час законодавство ніяк не змінювалося.
Що було далі
2015 року було ухвалено закон «Про електронну комерцію». У тому ж році електронний документообіг впровадила в себе Адміністрація Президента, а Кабінет Міністрів запустив систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.
Через рік Кабмін перейшов на електронний документообіг із центральними органами виконавчої влади. Зробили вони це для того, щоб прискорити міжвідомчий обмін документами «орієнтовно на 50%».
2017 року уряд ухвалило регламент використання електронного підпису банками України. Тоді ж вийшла постанова міністерства фінансів, згідно з якою компанії можуть (і повинні) подавати звітність до податкової в електронному вигляді.
А 2018-го органам виконавчої влади було рекомендовано перейти на систему електронного документообігу. Тоді ж набув чинності закон «Про електронні довірчі послуги», який ввів поняття кваліфікованого електронного підпису (КЕП) замість ЕЦП.
MobileID і BankID
2018 року в Україні також запрацювали MobileID і BankID. Їхня мета – спростити ідентифікацію особистості для використання низки різних сервісів і онлайн-послуг.
MobileID – це послуга, за допомогою якої можна ідентифікувати особу, використовуючи смартфон. Вона дає можливість ідентифікувати себе на різних сервісах і порталах, підписувати електронні документи, одержувати виписки з реєстрів, відкривати й закривати бізнес та вносити в нього зміни.
А BankID – це система онлайн-верифікації за допомогою банків. Перевага тут також полягає в надійності послуги. Вона більш безпечна, ніж реєстрація за допомогою логіна й пароля. Система створена для спрощення надання адміністративних та інших видів послуг. Більше не потрібно відвідувати відділення банку, щоб довести, хто ти такий.
2019 року в Союзі українських підприємців (СУП) з'явився підкомітет, який розвиває ринок ЕДО та електронних послуг для громадян. Ініціатори створення підкомітету – «Київстар» (першими запровадили MobileID) й Intecracy Deals (компанія з розробки системи електронного документообігу). А до керівного складу підкомітету СУП увійшли Костянтин Вечір, директор «Київстар» з розвитку бізнесу на корпоративному ринку, й Олександр Вернигора, генеральний директор Intecracy Deals.
На початку 2020 року в Україні почав працювати мобільний застосунок «Дія», а у квітні запустили й однойменний веб-портал, яким переведено в онлайн багато державних послуг.
Кваліфіковані електронні підписи
З 7 листопада 2020 року більшість замовників у державних закупівлях повинні використовувати кваліфіковані електронні підписи.
Відповідно до закону 2018 року «Про електронні довірчі послуги», з'явилися вдосконалена та кваліфікована електронні підписи. Останній призначений для масового використання: він доступніший і прийшов на заміну застарілому ЕЦП, і 92% громадян користуються саме таким підписом. Його головна можливість – це зберігання на файловому носії, наприклад звичайній флешці.
КЕП базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа. Такий підпис потрібен для використання в ситуаціях, які вимагають підвищеного захисту: наприклад, державними службовцями або нотаріусами. Його головна відмінність від вдосконаленого електронного підпису – зберігання на захищеному носії: токені або в хмарі.
Приватний бізнес може зберігати електронний підпис на будь-який флешці, твердому диску тощо тільки до 31 грудня 2021 року.
Після цього можна буде використовувати КЕП тільки на захищених носіях особистих ключів (токенах).
Чому необхідно переходити на ЕДО?
Електронний документообіг дозволяє компаніям ефективно перейти на віддалений формат роботи. Це стало явно помітно під час першого локдауну.
Введений новий жорсткий карантин знову показує, що електронний документообіг дозволяє набагато краще, економніше та ефективніше працювати в онлайн-режимі.
В Україні вже є всі умови для роботи ЕДО, і компаніям, які досі на нього не перейшли, є про що подумати. Ось кілька переваг електронного документообігу:
- швидке впровадження – процес переходу на ЕДО триває не більше двох тижнів, а найчастіше й менше;
- економія грошей;
- економія часу;
- економія місця – паперовий архів може займати 10-20% площі офісу;
- прозорість роботи;
- постійний доступ;
- юридична легітимність.
Якщо ви дочитали цей матеріал до кінця, ми сподіваємось, що це значить, що він був корисним для вас.
Ми працюємо над тим, аби наша журналістська та аналітична робота була якісною, і прагнемо виконувати її максимально компетентно. Це вимагає і фінансової незалежності.
Станьте підписником Mind всього за 196 грн на місяць та підтримайте розвиток незалежної ділової журналістики!
Ви можете скасувати підписку у будь-який момент у власному кабінеті LIQPAY, або написавши нам на адресу: [email protected].
