Налаштувати робочий фронт: як бізнесу адаптуватись і вистояти під час війни
Які інструменти можуть стати в пригоді
Протягом майже чотирьох місяців Україна боронить свою територію від російських окупантів. За цей час державний ПриватБанк за всіма програмами видав понад 5000 бізнес-кредитів на 10 млрд грн. Утім відновлення бізнесу не обмежується лише фінансовою допомогою, воно залежить і від налагодження бізнес-процесів та від багатьох інших чинників. Про основні потреби бізнесу і про зручні інструменти, які допоможуть йому вижити, розповіла Mind директор з маркетингу Konica Minolta Ukraine, резидент Reactor.ua Ірина Годованюк.
Про деякі з наведених інструментів Mind також писав у матеріалах «Тиха революція: як переводити свій бізнес у «цифру», Зберегти важливе: як хмарні технології можуть допомогти під час війни, «Знайти краще: яку країну Європи обрати для релокейту бізнесу».
2019 рік поставив український бізнес у надзвичайно жорсткі умови. З початком пандемії COVID-19 похитнулася не одна компанія: бізнесові процеси потрібно було трансформувати, щоби пристосуватися до реалій і повернути підприємствам необхідну стійкість. За першим шаленим валом не забарився другий: наступні хвилі пандемії змили тих, хто спочатку не відчув її руйнівної дії.
Окиньмо оком ці важкі роки. Українські компанії здебільшого не були готові до потрясінь: переміщення чи зміни інфраструктури, переїзду офісів, перевезення архіву документів тощо. Словом, до повноцінної віддаленої роботи в розпорошених командах та неминучого переходу до хмари.
А COVID-19 хвиля за хвилею формував саме таку «нову нормальність»: потребу у віддаленій роботі без звичної інфраструктури. Цьогоріч же Україну накрило справжнє цунамі: понад 100 днів триває повномасштабне вторгнення рф в Україну – важка війна, яка висотує ресурси, руйнує й виснажує нашу Батьківщину.
Що можна протиставити викликам цього часу з погляду застосування високотехнологічних інструментів? Ось декілька порад від одного з флагманів цифровізації українського бізнесу – Konica Minolta.
Чому варто перейти на електронний документообіг?
Перехід від паперового архіву документів «у шафі» до електронного неминучий.
Використання корпоративних документів у електронному форматі має низку переваг. Наприклад, він нікуди не зникне, адже фізично, на папері його… не існує. А ще він доступний людині з відповідним доступом буквально будь-де. Такі зручності дають змогу персоналу фокусуватися на важливих речах, а не на пошуку документів у теках на полицях. Тож у цьому допоможуть ECM (системи керування корпоративним контентом).
Такі системи призначені для того, аби уникнути хаосу в документах. Якісна ECM стане агрегатором корисної й потрібної інформації, що зберігається в різних бізнесових системах компанії. M-Files – одна з найкращих ECM. Вона набагато покращує пошук, оскільки структурує кожен документ, формує метадані та оптимізує спільну роботу з файлами.
Ба більше, використання ECM дасть змогу налаштувати процеси погодження – чи то договори, чи то заяви на відрядження – згідно зі заздалегідь встановленими сценаріями.
Важливим фактором під час вибору ECM-системи є можливість роботи з будь-якого пристрою. У співробітника, що працює віддалено, не завжди під рукою ноутбук, щоб оперативно відреагувати на завдання, поставлене колегою. Система керування корпоративним вмістом M-Files дає змогу працювати зі смартфона чи планшета, де б ви не були.
Чому варто зберігати резервні дані в хмарі?
Чи кожна компанія мала чіткий план дій на день «X», що настав 24 лютого? Під час панічного переїзду офісу майже неминучі втрати – що казати про дані, які «надійно» зберігалися на сервері в офісі.
Щоби захистити корпоративну інформацію, резервуйте дані в хмару. З хмарним рішенням для резервного копіювання даних Azure Backup від технологічного гіганта Microsoft бізнес має змогу надійно захистити критично важливу інформацію від втрати. Дані постійно копіюються в хмару, тож у разі втрати цих даних чи доступу до локального сховища ви матимете доступ до потрібної версії даних із будь-якого пристрою в будь-який час – аби був інтернет.
Як забезпечити швидке поновлення роботи в разі збоїв?
Ефективність бізнесових процесів залежить від безперервної роботи підприємства, особливо якщо компанія забезпечує критично важливу інфраструктуру.
За даними Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, з початку повномасштабної війни кількість кібератак зросла втричі. Найбільше страждають органи державної влади, медіаресурси, енергетична сфера, сфера логістики.
Компанія легко перенесе втрату чи пошкодження даних, навіть якщо вони впливають на основні процеси, якщо користуватиметься сервісом Microsoft Azure Site Recovery, який працює у зв’язці з Azure Backup і забезпечує моментальне поновлення робочих процесів шляхом реплікації робочих навантажень ваших фізичних та віртуальних машин. Якщо на основному ресурсі стався збій, ви отримаєте доступ до резервного та всіх потрібних даних. Щойно основний ресурс стане доступним, автоматично відновиться і звична робота.
Як налагодити віддалену роботу?
Якщо раніше віддалена робота була опцією, то тепер налагоджені процеси в онлайн – це необхідність. Побудувати цифрове робоче місце допоможуть хмарні рішення Microsoft.
Microsoft 365 – набір інструментів та сервісів для забезпечення безперебійної та продуктивної роботи віддалених команд: спільна робота над створенням документів і презентацій, робота з таблицями та розрахунками, керування календарем, комунікації в команді, проведення ефективних віддалених зустрічей тощо.
Усі застосунки Microsoft 365 пов’язані між собою: користувачі можуть організувати зберігання важливих файлів у OneDrive, співпрацювати в SharePoint для створення і керування файлами Word, Excel чи PowerPoint, налаштовувати та автоматизувати рутинні процеси за допомогою інтеграції з бізнесовими системами через Microsoft Teams.
Чому потрібна дерусифікація власної інфраструктури?
Цифрова безпека – наріжний камінь надійної інфраструктури для бізнесу. Не можна закривати очі на походження навіть найзручніших і найзвичніших сервісів чи застосунків: «Бітрікс24», «BAS Документообіг КОРП», «1C: Документообіг» та інших, – ставки в цій грі надто високі.
Повноцінний електронний документообіг компанії можна побудувати з ECM на кшталт M-Files, яка здатна «закрити питання» керування й обміну документами. Водночас, можливо, вам вистачить Microsoft 365, який задовольнить більшість потреб у керуванні документами для малих та середніх компаній. Ба більше, типовим репозиторієм для зберігання документів у пакеті Microsoft 365 є надійний і добре відомий SharePoint.
Окремо постає питання «дерусифікації» відеоаналітики. ISS (SecurOS), Trassir, Nx Witness, AXXON, EOCORTEX, VideoNet, iVideon – добре відомі рішення, які мають коріння або навіть «прописку» в сусідній країні-агресорі. Їх вичерпно замінить модульна платформа відеомоніторингу Luxriot EVO, що працює в режимі реального часу, безперервно відстежує рухомі та нерухомі об’єкти тощо. Система інтегрується з іншою відеоаналітикою, застосунками, охоронними сигналізаціями. Вона стійка до зовнішніх умов, її можна встановити на iOS та Android.
Якщо ви дочитали цей матеріал до кінця, ми сподіваємось, що це значить, що він був корисним для вас.
Ми працюємо над тим, аби наша журналістська та аналітична робота була якісною, і прагнемо виконувати її максимально компетентно. Це вимагає і фінансової незалежності.
Станьте підписником Mind всього за 196 грн на місяць та підтримайте розвиток незалежної ділової журналістики!
Ви можете скасувати підписку у будь-який момент у власному кабінеті LIQPAY, або написавши нам на адресу: [email protected].
