Тиха революція: як переводити свій бізнес у «цифру»
Як безболісно запровадити безпаперове діловодство
Безпаперовість бізнесу знову актуальна: наприкінці червня Верховна Рада ухвалила в першому читанні законопроєкт №5495 про режим paperless, який передбачає відмову від паперового документообігу в Україні. А прийняті дещо раніше – 2003-го, 2015-го, 2018-го та 2019-го – закони регулюють різні типи відносин у роботі з електронним документообігом. Тому зменшення паперового документообігу у багатьох компаніях відбулося понад три роки тому. Сьогодні вони вже обмінюються з контрагентами документами, підписаними за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), і подають їх в електронному вигляді для перевірки до органів з контролю. Як усім іншим «виплисти» з океану паперів, спеціально для Mind розповідає Наталя Гайкалова – засновниця компанії Finevolution та tax-консультантка для ІТ-бізнесу.
Досі доводиться спостерігати ситуації, коли багато підприємств із недовірою ставляться до таких нововведень. Бояться податкових перевірок, оскільки думають, що контролюючі органи, ігноруючи актуальні закони, створюватимуть їм проблеми. Проте реалії інші. Законодавчі органи вже давно пропрацювали всі норми, що регулюють paperless-режим. Наприклад, ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг» регламентує легальні визначення понять і встановлює правовий статус електронного документа та його копії.
Своєю чергою ЗУ «Про електронні довірчі послуги» має на меті автоматизувати процеси між контрагентами, щоб позбавитися від печаток і маси паперових договорів. Відповідь на питання, чи прийме все-таки податкова електронні документи, однозначна: «Так». Це регулює низка законів та урядових постанов, як-от ЗУ «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність», Наказ Мінфіну №557 та лист ДФС. Останній до того ж роз’яснює, що електронний документ, складений за всіма правилами та відповідно до вимог закону, має таку саму юридичну силу, як і паперовий.
Раніше, до внесення змін у Податковий кодекс, дискусійним було питання про дату підписання електронного документа. Оскільки від цього залежить момент виникнення податкового зобов’язання, тобто всіляких штрафів і неприємних санкцій. Відтепер ст. 187 ПКУ дає однозначну відповідь: датою підписання електронного документа є дата, зазначена в документі, а час накладення КЕП значення не має.
Тобто датою виникнення податкового зобов’язання за документами, складеними в електронній формі – є дата створення документу, а не накладення електронного підпису обома сторонами. Як наслідок – уникнення штрафів від податкової.
Чи багато зміниться після прийняття в другому читанні законопроєкту №5495?
Наразі – ні. Суттєвих змін цей законопроєкт у ведення бізнесу не вносить.
Але що стосується відносин «громадянин-держава», то життя полегшиться. Державні органи не зможуть вимагати для надання публічних послуг інформацію, яка є в національних електронних інформаційних ресурсах. Наприклад, при подачі заяви на реєстрацію місця проживання в ЦНАП, не обов’язково надавати оригінал паспорту або інших документів – достатньо вказати реквізити.
Про ходіння за довідками та ксерокопіями теж можна буде забути. Адже достатньо буде згенерувати на порталі чи в застосунку «Дія» ту інформацію, яка потрібна державному сервісу.
Як запровадити безпаперовість «на місцях»?
Повертаючись до питання безпаперовості для бізнесу, можу порекомендувати чотирм простих кроки для адаптації бізнесу.
Крок 1. Підготуйте так звану Інструкцію з діловодства
Опишіть усі процедури, пов’язані з узгодженням електронних документів, їхніми назвами та зберіганням. Також рекомендую провести ознайомчу зустріч з усіма ключовими співробітниками компанії. На ній розповісти про зміни та одразу розібрати на прикладі, як все працюватиме.
Крок 2. Оформіть підписантам кваліфіковані електронні підписи (КЕП)
Кваліфікований електронний підпис – удосконалений електронний підпис, що відповідає високим стандартам безпеки й гарантує цілісність електронного документа. Виглядає як флешка, диск чи програма, якою потрібно «скріпити» документ.
Зазвичай КЕП потрібно оформити для бухгалтера, директорів компанії чи СЕО. КЕП – рівноцінний аналог рукописного підпису. Завдяки унікальним криптографічним даним дозволяє точно простежити момент (дату та час), коли було підписано документ. Це стало можливим завдяки позначці часу, що ставиться на документ автоматично під час підписання акредитованим центром сертифікації ключів (АЦСК) КЕП.
Крок 3. Оберіть цифрові сервіси для електронного документообігу
В Україні для цього є кілька найпопулярніших. Двома з них особисто я користуюся у своїй роботі.
«Paperless». Безплатний сервіс, розроблений ПриватБанком. Щоб ним користуватися, потрібно тільки зареєструватися на сайті. Там же можна переглянути докладну інструкцію. Для користування не потрібно встановлювати додаткове програмне забезпечення. Усі документи зберігаються в трьох екземплярах на незалежних серверах. Але, щоб додатково себе застрахувати, можна завантажити документи на комп'ютер.
«Document.Online». Якщо документів у вас до 10 на місяць, то ви можете користуватися сервісом безплатно. Якщо більше – потрібно обрати тарифний план. Переваги сервісу в тому, що можна створювати шаблони та надсилати документ кільком отримувачам. Документи зберігаються на серверах Microsoft Azure в кількох копіях. Тому, навіть якщо фізично із сервером щось станеться, доступ до документів відновиться протягом години.
«Вчасно». Як і попередній сервіс, має обмеження за кількістю документів на рік для безплатного користування. Додатково є можливість інтегрувати його з обліковими системами. Документи зберігаються на хмарних сховищах Amazon на території ЄС.
«MeDoc». Сервіс, що, окрім електронного документообігу, дозволяє подавати звітність в усі контролюючі органи, та багато іншого.
«Дія». Державний сервіс, який дозволяє, зокрема, і підписання документів в електронному вигляді як юридичними, так і фізичними особами.
Крок 4. Розішліть контрагентам лист із повідомленням про перехід на електронний документообіг
Ніхто не заважає на початку вести змішаний обіг – частково паперовий, частково електронний.
Що потрібно, щоб почати користуватися електронним документообігом? Насамперед, отримати електронний підпис. Для цього варто звернутися до кваліфікованого надавача довірчих послуг і заповнити реєстраційну форму, внести паспортні дані та номер платника податків. Інформаційно-довідковий департамент Державної податкової служби, Міністерство внутрішніх справ України та ПриватБанк надають електронний підпис безкоштовно. Вартість створення електронного підпису в інших надавачів близько 200 грн.
Електронний ключ до підпису раджу зберігати на знімному носії, наприклад, флешці. Термін дії електронного підпису становить 1–2 роки. Щоб продовжити його використання, потрібно поновити термін дії через вебсайт надавача.
Далі варто зареєструватися у будь-якому сервісі електронного документообігу. Потім, щоб ним скористатися, треба створити (наприклад, за допомогою наявних шаблонів) або завантажити документ у зручному форматі. Вказати системі шлях до КЕП і ввести пароль до нього. У такий спосіб документ ви підпишете зі свого боку. Далі вже м’яч буде на стороні суперника або ж бізнес-партнера. Йому достатньо надіслати підписаний договір, акт чи будь-що, що потребує підпису, і потім відстежувати статус документа в самому сервісі документообігу.
Навіщо це все потрібно?
Зменшення використання паперу – сьогодні не лише цифровізація бізнес-процесів, а й свідомий підхід до використання ресурсів. Паперове виробництво посідає 4-те місце серед галузей, діяльність яких найактивніше призводить до утворення парникових газів. Папір і картон, який потрапляє на звалище, виділяє метан. А це – газ, що у 23 рази шкідливіший за звичайний СО2. Тож безпаперова революція здатна не тільки пришвидшити роботу бізнесу, а й сприяти збереженню планети.
Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.
Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.
Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.
