DEEP: Від сервісу для ДТЕК до окремого продукту для цифровізації бізнесу

У сучасному енергетичному холдингу документообіг – кровоносна система, якою рухаються ключові рішення, фінанси, контракти, внутрішні процеси та взаємодія десятків тисяч співробітників. Для ДТЕК, найбільшої приватної енергетичної компанії України, питання модернізації документообігу перетворилося з операційного завдання на стратегічний виклик.

Паперові процеси, розрізнені системи, слабка мобільність і залежність від ручної роботи більше не відповідали ані масштабу бізнесу, ані темпу змін у країні. Саме тому 2023 року ДТЕК, разом із сервісно-продуктовою українською компанією MODUS X, розпочала програму DTEK One Click – створення інтегрованої екосистеми документообігу та впровадження безпаперових процесів.

Як MODUS X допоміг ДТЕК створити компанію в смартфоні, а потім зробив продукт для ринку на основі цього досвіду – у партнерському матеріалі Mind.

Постановка проблеми: що стримує розвиток документообігу?

Довгі роки документообіг Групи ДТЕК складався із суміші цифрових та паперових архівів, розрізнених ІТ-рішень і процесів, які кожен бізнес Групи налаштовував та опрацьовував по-своєму. Внаслідок цього ведення бізнесу сповільнювалось, операційне навантаження на працівників зростало, а про єдине інформаційне середовище навіть не йшлося.

Серед викликів, які роками нагромаджувались і блокували розвиток:

• низька ефективність через велику кількість ручних операцій;
• слабкий користувацький досвід: різні системи, складні інтерфейси, відсутність мобільності;
• затримки в ухваленні рішень через нестачу оперативної аналітики;
• висока залежність від паперу, витрати на друк, зберігання й архівування;
• неможливість працювати віддалено, що стала критичною спочатку під час пандемії, а згодом – і в умовах війни;
• численні ризики втрати документів і пошкодження даних;
• низький рівень взаємодії команд, як наслідок, відсутності єдиного цифрового простору;
• «зоопарк» систем: кожен бізнес мав свої рішення, які не інтегрувалися між собою.

Обсяги документообігу, що потребували радикальної зміни

Ці цифри чітко доносили інформацію про те, що чинна модель не відповідала ані сучасним вимогам ринку, ані потребам бізнесу загалом.

Чому «косметичне оновлення» не працює: між клаптевою цифровізацією та системою «з нуля»

Коли команда проєкту почала аналіз викликів, перед нею постало стратегічне питання: оновлювати старі системи чи створити нову екосистему на сучасній платформі?

Швидке «підфарбування» старої моделі було неспроможним розв'язати ключові проблеми:

• неефективні процеси залишилися б незмінними;
• несумісні системи не стали б єдиним середовищем;
• не з’явилася б аналітика, мобільність і загальна логіка;
• не було б можливості централізовано розвивати рішення.

Тому в MODUS X та ДТЕК Сервіс у межах розвитку системи документообігу ухвалили амбітне рішення: wskrjv перезапустити процеси документообігу й організаційних питань.

Так з'явилася програма DTEK One Click – масштабна цифрова трансформація, що охоплює:

• договірний документообіг;
• організаційно-розпорядчі документи;
• HR-сервіси;
• корпоративне управління;
• мобільний застосунок;
• єдину систему підписання;
• первинні документи та архів;
• управління документами.

Ключовий принцип – взаємопов’язаність і стандартизація всіх рішень. Управління програми – це спільна відповідальність бізнесу та ІТ.

 

Нова модель: інтегрована екосистема документів, сервісів і мобільності

У ДТЕК сформували цільове бачення майбутньої моделі документообігу – єдину цифрову платформу з чіткою архітектурою та логікою.

Перший блок. Єдина цифрова платформа документообігу, побудована на базі Creatio.

Creatio – єдина платформа для автоматизації CRM, галузевих і внутрішніх процесів за допомогою no-code-технологій. Вона поєднує можливості системи управління відносинами з клієнтами та системи управління бізнес-процесами.

Нове цифрове рішення містить усі документоорієнтовані процеси: первинні документи, договори і кореспонденцію, накази і розпорядження, службові записки та навіть претензійно-позовну роботу, корпоративне управління, архіви тощо.

Другий блок. Особистий кабінет співробітника «Мій Простір».

Наступним кроком до впровадження «компанії у смартфоні» стало створення «єдиного вікна» до всіх HR-сервісів. В Особистому кабінеті співробітника можна отримати будь-яку довідку й ознайомитися з розрахунковим листом, подивитися графік та оформити відпустку, взяти участь в оцінюванні, долучитися до програм навчання та розвитку, вести віддалену роботу, а в разі звільнення – без зайвого клопоту отримати обхідний лист.

Усі сервіси об’єднані загальними принципами:

• інтегровані з мобільним застосунком компанії;
• поєднані з єдиною системою підписання документів;
• інтегровані з внутрішніми й зовнішніми платформами та системами.

Управління програмою: партнерство бізнесу та ІТ

Для ефективного впровадження нових інструментів і реінжинірингу процесів було сформовано модель управління програмою, у межах якої усі ролі та відповідальність задіяних у програмі були чітко прописані та зрозумілі:

• Координаційна рада ухвалює стратегічні рішення.
• Офіс програми керує «дорожньою картою» розвитку продуктів і рішень.
• Офіс розробки (MODUS X) відповідає та розробку, технологічну експертизу, підтримку продуктів тощо.

Філософія проста: бізнес формує потреби, а ІТ розробляє продукти та забезпечує підтримку. Внаслідок цього досягається результат – спільна відповідальність.

Два роки роботи: результати, які змінили роботу десятків тисяч людей

Програма цифровізації документообігу стартувала 2023 року. За надзвичайно короткий час – два роки – був проведений реінжиніринг бізнес-процесів і поліпшено користувацький досвід працівників: від отримання розрахункових листів, погодження договорів до підписання документів за допомоги ЕЦП у мобільному застосунку.

Contracts (Creatio): платформа, яка перезапустила договірну роботу

Система Contracts стала точкою, з якої почався перехід до сучасної логіки документообігу. Це вже не просто «місце для договорів», а єдина система управління повним життєвим циклом договірного документообігу, яка інтегрована з внутрішніми та зовнішніми системами та має широкі можливості й гнучкість для подальшої розвитку під запити бізнесів.

З моменту впровадження узгодження договорів, яке раніше тривало тижнями, відбувається значно швидше, а керівники мають повну прозорість статусів та управляють ризиками.

DocFlow (Creatio): новий стандарт управління організаційно-розпорядчим документообігом

DocFlow – системне оновлення всієї логіки корпоративної розпорядчої та службової документації. Це єдина точка доступу та опрацювання організаційно-розпорядчої документації.

DocFlow став основою нової культури роботи з внутрішніми документами – стандартизованої, швидкої та контрольованої.

HR: прості, зручні та зрозумілі сервіси для співробітників

HR-напрямок отримав найширше охоплення, адже трансформація торкнулася кожного співробітника – від офісу до виробництва. Якщо раніше тільки кожен третій співробітник мав доступ до сервісів, то з впровадженням DTEK One Click було охоплено всіх без винятку співробітників Групи ДТЕК, разом зі спеціалістами на виробництві.

Ключові досягнення:

• 44 000+ відпусток щоквартально –  повністю цифровий процес;
• онлайн-графіки відпусток, що видимі всім керівникам;
• 25 000 користувачів щомісяця послуговуються корпоративними сервісами в мобільному застосунку;
• жодних друкованих документів: усе, від заявки до рішення, у цифровому форматі;
• 2500 цифрових довідок щомісяця;
• повністю цифрові заяви на звільнення разом із підписанням.

Цей блок уперше зробив HR-процеси масово цифровими та доступними.

Мобільний застосунок DTEK: усі важливі та необхідні корпоративні сервіси у смартфоні

Мобільний застосунок став ключовим елементом цифрової екосистеми DTEK One Click. Він надав доступ до сервісів тим співробітникам, які раніше залишалися поза цифровим простором компанії.

Мобільний застосунок став не просто інструментом – він сформував концепцію «DTEK у смартфоні», коли ключові сервіси та рішення доступні будь-де й будь-коли.

Єдина система підписання документів у мобільному застосунку

Це один із найбільш революційних елементів усієї трансформації. Раніше підписання вимагало комп’ютера, запам’ятовування логінів і паролей, доступу до спеціального ПЗ або зовнішніх сервісів підписання ЦП та низки технічних налаштувань. Тепер усе змінилося:

• єдиний механізм підписання для всіх типів документів: договорів, наказів, первинної документації та ін.;
• підписання прямо в мобільному застосунку – без складних логінів і паролів, флешок тощо;
• підтримка «Дія Підпис»;
• можливість працювати віддалено 24/7, накладати ЕЦП або погоджувати документи просто в мобільному застосунку.

Система підписання стала «кровоносною системою» усієї екосистеми, яка робить документообіг по-справжньому мобільним та однаковим для всіх.

Що далі? Трансформація триває

ДТЕК продовжує розвивати цифрові сервіси, щоб зробити роботу з документами ще швидшою, зручнішою та прозорішою. У фокусі компанії:

• Поліпшення користувацького досвіду – інтуїтивні інтерфейси, персоналізовані сценарії роботи.
• Розвиток функціональності систем – нові модулі та інтеграції для комплексного управління процесами.
• Додавання нових фіч на основі зворотного зв’язку – слухаємо користувачів і впроваджуємо те, що робить роботу комфортною.
• Максимальна мобільність – ще більше можливостей у застосунку «ДТЕК у смартфоні».

Трансформація процесів триває – і вона робить бізнес швидшим, а щоденну роботу співробітників простішою.

HR-сервіси як окремий цифровий продукт

Накопичений досвід, стабільна робота рішень для десятків тисяч користувачів і підтверджений бізнес-ефект сформували основу для продукту, який зараз продається на ринку.

Першою частиною рішення, доступною для ринку, став модуль DEEP HR – набір сервісів, що пройшли повний цикл впровадження й експлуатації у складній корпоративній екосистемі.

• орієнтація на користувача, а не на процес;
• мобільність як базовий сценарій;
• мінімум ручної роботи та паперу;
• повна інтеграція з електронним підписанням.

Рішення охоплює ключові HR-сценарії, як-от:

• відпустки та графіки відпусток;
• розрахункові листи та довідки;
• віддалена робота;
• кадрові заявки та погодження;
• звільнення та обхідні листи;
• комунікація зі співробітниками.

Усі процеси побудовані за принципом «від заявки до рішення» – без паперових документів, фізичної присутності та складних інструкцій.

Для кого створено DEEP

Цільова аудиторія DEEP – середній і великий бізнес, для якого HR-процеси є масовими, критичними та ресурсоємними. Найбільший ефект рішення демонструє в компаніях у понад 1000 співробітників, де ручні HR-процеси напряму впливають на ефективність бізнесу й навантаження на команди.

 

DEEP легко масштабується під структуру компанії та дозволяє поступово переходити від окремих цифрових сервісів до повноцінної HR-екосистеми без різкого навантаження на ІТ та бізнес.

 

Матеріал у партнерстві з компанією MODUS X