Закупки – на аутсорсинг: как правильно передать эти обязанности

Передать закупки на аутсорсинг – в начале 2000-х мало кто в Украине знал, что это значит. Сегодня о возможности переложить часть задач бухгалтерской службы или ІТ-подразделения на аутсорсинг говорит чуть ли не каждый владелец. В последнее время аутсорсинг стал частью области закупок.

Но что именно от этого выиграет компания, осознают только владельцы, которые хорошо знакомы с западной моделью ведения бизнеса. Во всем мире – это привычный и удобный способ облегчить жизнь компании.

Если вы хотите избавиться от перманентного хаоса и множества рутинных задач, которые вгоняют в депрессию, обратитесь к аутсорсингу. Что нужно знать о пользе этой модели организации бизнес-процессов, рассказал Mind руководитель бизнес-направления организации закупок HD-group Максим Леонтьев.

Как владельцу избавиться от «головной боли» при закупках

Украинские компании привыкли работать в замкнутом пространстве и решать все проблемы – мелкие и крупные – исключительно своими силами.

«Так надежнее», – уверяет себя директор за полночь, по дороге домой, после утомительного рабочего дня. Помните, вы не должны делать все сами – для этого есть обученные люди.

• Во-первых, они точно сделают специфическую работу лучше.
• Во-вторых, возьмут на себя риски возможных ошибок. Таким образом, за качество работы вам переживать не придется.

Часто один специалист в компании занимается исключительно закупками. А что он делает в промежутках, когда их нет, в частности во время сезонных спадов? Смотрит смешные ролики на YouTube, поливает цветы в офисе и рассуждает, что мог бы добиться в жизни большего?

Или другой вариант. Замечательная девушка в приемной с важной должностью «секретарь» загружена так, что идет домой еще позже, чем истощенный директор. Она и закупщик, и HR, и на звонки отвечает, и на всех ваших встречах – «на подхвате».

Такие многофункциональные люди – находка для работодателя, но качество их работы неизбежно снижается со временем. Например, когда человек выгорит и потеряет всякую мотивацию к саморазвитию. И где гарантия, что у обычного секретаря есть необходимые знания и опыт, чтобы заниматься, в частности, юридическими моментами оформления документации?

Это второй признак того, что пора подумать о передаче некоторых задач на аутсорсинг.

Аутсорсинг – новые возможности и больше времени на развитие

Аутсорсинг позволит компании свободно развиваться и наращивать компетенции, не отвлекаться на технические, рутинные вопросы ведения бизнеса. Случалось ли вам переживать из-за того, кто выполнит работу вместо больного или ушедшего в отпуск сотрудника? При передаче этой функции на аутсорс подобная проблема вас не будет беспокоить.

Вам не нужно будет усиленно мотивировать, обеспечивать рост и развитие вспомогательных служб. Вы перестанете просыпаться ночью от кошмарного сна – освобождается мой закупщик, что дальше? Ваши сотрудники не будут искать удобный момент, когда закупщик в хорошем настроении, чтобы получить нужные поставки или определенную информацию.

Все эти вопросы теперь в компетенции менеджмента аутсорсинговой компании. Если же вдруг окажется, что вы недовольны работой, вы сможете просто разорвать контракт и найти другого провайдера.

Так, не нужно грызть себя за увольнение неэффективного сотрудника – неплохого человека с двумя детьми и квартирой «в кредит». Теперь это просто бизнес, который должен и будет работать эффективно. Конечно, все описанное выше можно настроить и внутри своей организации. Но кто в таком случае будет развивать основной бизнес компании, который генерирует денежный поток?

Как получить эффективный аутсорсинг

Все ищут способы платить меньше, если это возможно. Такой подход можно назвать здоровой экономией, но в этом случае закономерно возрастают риски, которые придется нести только вам.

Передавая закупки или иную функцию в управление аутсорсинговой компании, вы избавляетесь от ответственности за то, в чем мало что понимаете. Например, от рисков, связанных с различными частыми ошибками, в случае если работу выполняют непрофессионалы.

Аутсорсинговый провайдер быстро найдет необходимых вам специалистов, обеспечит качество работ и возьмет на себя ответственность за их своевременное выполнение. Вы сможете в дальнейшем не раздувать штат и направить всю энергию персонала на достижение стратегических целей компании.

Возьмем для примера небольшую компанию. Часто ее руководитель мыслит так: закупщик на полный рабочий день нам не нужен, поэтому закупки может выполнять кто-то из имеющихся сотрудников. Кто этот специалист, который ни за что не отвечает? Если он допустит ошибки, очень вероятно, что решать их придется вам.

Как оценить работу закупщика

В долгосрочной перспективе результат работы закупщика можно охарактеризовать словосочетанием «как повезет».

Если компания переходит на аутсорсинг, обязательным условием является наличие договора о предоставлении подобных услуг. И договор этот нужен не только для включения аутсорсинга в состав расходов для расчета налоговых обязательств. Документ должен разграничить права и обязанности, а главное – ответственность сторон. В таком случае аутсорсинг не станет дешевой декоративной панелью, которая эффективно выполняет только одну функцию – скрывает тотальный хаос.

Для больших компаний возможен формат, когда заявки на закупки выполняют штатные сотрудники под руководством аутсорсинговой компании. В свою очередь провайдер проводит процедуры закупок, тендеры и переговоры с поставщиками, предоставляет владельцу/руководству данные для принятия управленческих решений.

Самый простой способ протестировать аутсорсинг на практике – передать аутсорсинговой компании несколько простых категорий для закупок, например, топливо, офисное оборудование и канцелярию, ИТ.

Что вы получите с привлечением аутсорсинговой компании

Будьте готовы к тому, что аутсорсеры действительно ценят свою репутацию и время. Работа будет выполнена хорошо и в срок. Вы не сможете торговаться или просить дополнительно полить цветы в офисе, как это всегда делала ваш закупщик. Вы платите только за то, в чем на самом деле нуждаетесь.

Заранее продумайте все пункты в service-level agreement (SLA) – документе, который регламентирует отношения с клиентом. Например, если для вас критически важно, чтобы поставки товарно-материальных ценностей были организованы до 5 числа следующего месяца – четко пропишите это в договоре/заявке. В этот документ также следует заложить все потенциальные риски.

Также будьте готовы к тому, что у вас не будет такого всеобъемлющего контроля за процессом выполнения работы, к которому вы привыкли. Смиритесь с тем, что придется просто принимать хорошо выполненную работу и больше не будет необходимости просыпаться в три часа ночи от кошмаров.

Отныне будет важно только тщательно подходить к выбору компании, предоставляющей услуги аутсорсинга. Выбирайте ответственного провайдера, который имеет хорошую репутацию.