Закупівлі – на аутсорсинг: як правильно передати ці обов'язки

Передати закупівлі на аутсорсинг – на початку 2000-х мало хто в Україні знав, що це означає. Сьогодні про можливість перекласти частину завдань бухгалтерської служби або ІТ-підрозділу на аутсорсинг говорить чи не кожний власник. Останнім часом аутсорсинг став частиною галузі закупівель.

Але що саме від цього виграє компанія, усвідомлюють лише власники, що добре обізнані з західною моделлю ведення бізнесу. У всьому світі – це звичний і зручний спосіб полегшити життя компанії.

Якщо ви хочете позбутися перманентного хаосу і безлічі рутинних завдань, які вганяють у депресію, зверніться до аутсорсингу. Що потрібно знати про користь цієї моделі організації бізнес-процесів, розповів Mind керівник бізнес-напряму організації закупівель HD-group Максим Леонтьєв.

Як власнику позбутись «головного болю» закупівель 

Українські компанії звикли функціонувати в замкнутому просторі та розв'язувати всі проблеми – дрібні і великі – виключно своїми силами.

«Так надійніше» – запевняє себе директор опівночі, дорогою додому, після виснажливого робочого дня. Пам'ятайте, ви не повинні робити все самі – для цього є навчені люди.

• По-перше, вони точно зроблять специфічну роботу краще.
• По-друге, візьмуть на себе ризики можливих помилок. Таким чином, за якість роботи вам переживати не доведеться.

Часто один спеціаліст у компанії займається виключно закупівлями. А що він робить у проміжках, коли їх немає, зокрема під час сезонних спадів? Дивиться смішні ролики на YouTube, поливає квіти у офісі та розмірковує, чи міг би домогтися в житті більшого?

Або інший варіант. Чудова дівчина в приймальні з важливою посадою «секретар» завантажена так, що йде додому ще пізніше, ніж виснажений директор. Вона і закупівельник, і HR, і на дзвінки відповідає, і на всіх ваших зустрічах – «на підхваті».

Такі багатофункціональні люди – знахідка для роботодавця, але якість їх роботи неминуче знижується з часом. Наприклад, коли людина вигорить і втратить будь-яку мотивацію до саморозвитку. Та й де гарантія, що у звичайного секретаря є необхідні знання та досвід, щоб займатися, зокрема, юридичними моментами оформлення документації?

Це друга ознака того, що час подумати про передання деяких завдань на аутсорсинг.

Аутсорсинг – нові можливості та більше часу на розвиток

Аутсорсинг дозволить компанії вільно розвиватися і нарощувати компетенцію, не відволікатись на технічні, рутинні питання ведення бізнесу. Чи траплялося вам переживати через те, хто виконає роботу замість хворого або того співробітника, що пішов у відпустку? При переданні цієї функції на аутсорс подібна проблема вас не турбуватиме.

Вам не потрібно буде посилено мотивувати, забезпечувати зростання і розвиток допоміжних служб. Ви не прокидаєтеся вночі від кошмарного сну – звільняється мій закупівельник, що далі? Ваші співробітники не шукають зручного моменту, коли закупівельник у хорошому настрої для того, щоб отримати потрібні поставки або певну інформацію.

Всі ці питання тепер у компетенції менеджменту аутсорсингової компанії. Якщо ж раптом виявиться, що ви незадоволені роботою, ви зможете просто розірвати контракт і знайти іншого провайдера.

Так, вам не потрібно гризти себе через звільнення неефективного співробітника – непоганої людини з двома дітьми і квартирою «в кредит». Тепер це просто бізнес, який повинен і буде працювати ефективно. Звичайно, все описане вище можна налаштувати й всередині своєї організації. Але хто в такому разі розвиватиме основний бізнес компанії, який генерує грошовий потік?

Як отримати ефективний аутсорсинг

Усі шукають способи платити менше, якщо це можливо. Такий підхід можна назвати здоровою економією, але в цьому випадку закономірно зростають ризики, які доведеться нести тільки вам.

Передаючи закупівлі або іншу функцію в управління аутсорсинговій компанії, ви рятуєтеся від відповідальності за те, в чому мало що розумієте. Наприклад, від ризиків, пов'язаних зі всілякими частими помилками, в разі коли роботу виконують непрофесіонали.

Аутсорсинговий провайдер швидко знайде необхідних вам фахівців, забезпечить якість робіт і візьме на себе відповідальність за своєчасне їх виконання. Ви зможете надалі не роздувати штат і направити всю енергію персоналу на досягнення стратегічних цілей компанії.

Візьмемо для прикладу невелику компанію. Часто її керівник мислить так: закупівельник на повний робочий день нам не потрібен, тому закупівлі виконуватиме хтось з наявних співробітників. Хто цей фахівець, який ні за що не відповідає? Якщо він допустить помилки, дуже ймовірно, що вирішувати їх доведеться вам.

Як оцінити роботу закупівельника

У довгостроковій перспективі результат роботи закупівельника можна охарактеризувати словосполученням «як пощастить».

Якщо компанія переходить на аутсорсинг, обов'язковою умовою є наявність договору про надання подібних послуг. І договір цей потрібен не тільки для включення аутсорсингу до складу витрат для розрахунку податкових зобов'язань. Документ повинен розмежувати права та обов'язки, а головне – відповідальність сторін. У такому випадку аутсорсинг не стане дешевою декоративною панеллю, яка ефективно виконує тільки одну функцію – приховує тотальний хаос.

Для більших компаній можливий формат, коли заявки на закупівлі виконують штатні співробітники під керівництвом аутсорсингової компанії. У свою чергу провайдер проводить процедури закупівель, тендери та переговори з постачальниками, надає власнику/керівництву дані для прийняття управлінських рішень.

Найпростіший спосіб протестувати аутсорсинг на практиці – передати аутсорсинговій компанії декілька простих категорій для закупівель, наприклад, паливо, офісне обладнання та канцелярію, ІТ.

Що ви отримаєте із залученням аутсорсингової компанії

Будьте готові до того, що аутсорсери дійсно цінують свою репутацію і час. Робота буде виконана добре і в зазначений термін. Ви не зможете торгуватися або просити додатково полити квіти у офісі, як це завжди робила ваш закупівельник. Ви платите тільки за те, чого насправді потребуєте.

Заздалегідь продумайте всі пункти в service-level agreement (SLA) – документі, який регламентує відносини з клієнтом. Наприклад, якщо для вас критично важливо, щоб постачання товарно-матеріальних цінностей було організоване до 5 числа наступного місяця – чітко пропишіть це в договорі/заявці. У цей документ також варто закласти всі потенційні ризики.

Також будьте готові до того, що у вас не буде такого всеосяжного контролю за процесом виконання роботи, до якого ви звикли. Змиріться з тим, що доведеться просто приймати добре виконану роботу і більше не буде необхідності прокидатися о третій ночі від кошмарів.

Відтепер буде важливо лише ретельно підходити до вибору компанії, що надає послуги аутсорсингу. Обирайте відповідального провайдера, який має хорошу репутацію.