Практический кейс: революционные изменения в закупочной деятельности HD-group

Акционеры HD-group еще в 2017 году начали проект по трансформации компании с целью адаптации к новым вызовам современного общества и способам ведения бизнеса.

Компания последовательно идет курсом изменений в стратегическом и управленческом подходах для достижения большей результативности. Очередным шагом стала революционная трансформация закупок.

Руководитель бизнес-направления организации закупок HD-group Максим Леонтьев представил Mind практический кейс трансформации закупок. Эксперт рассказывает, какие шаги уже были предприняты в рамках этой трансформации и какие еще планируются.

В течение многих лет закупки в нашей компании считались вспомогательной функцией, для обеспечения работы наших производственных предприятий, на базе которых находились все закупщики. Из-за такой ситуации регулярно возникали сбои в работе, практически не было возможности для какого-либо контроля. Так продолжалось практически с самого основания компании.

Поэтому в какой-то момент нам пришлось пересмотреть отношение к закупкам. Ведь развитие технологий дает закупкам не только место за столом топ-управленцев нашей компании, а фактически возможность стать действующим лицом и создателем ценности всего нашего бизнеса.

Как ни парадоксально, одни из основных и наиболее лояльных клиентов нашего холдинга – наши поставщики, поскольку от них зависит  эффективность нашей работы. Хотя они также зависят от нашей успешности.

Как трансформировать сферу закупок

Сегодня будущее закупок нашей компании базируется не на принципе «купить дешевле». Мы вводим систему «совместного управления затратами и рисками с нашими поставщиками».

В соответствии с этим мы разработали следующие алгоритмы:

• Централизация функции закупок – введение «единого окна» для работы с холдингом. Теперь от имени всех наших предприятий с поставщиками работает отдельный менеджер.
• Автоматизация процессов работы с поставщиком. Большая часть процессов взаимодействия (участие в тендерах, заключение контрактов, заказ), происходят в IТ-системе, что дает компаниям возможность действовать асинхронно.
• Совместное планирование работы позволяет минимизировать расходы на обеспечение продаж и уменьшить вероятность срыва поставок.
• Построение гибкой складской системы. Совместная многоуровневая система складов будет включать склады поставщика, распределительный склад, склады производственных предприятий. Такой подход снизит уровень складских остатков и позволит поставщикам работать с меньшими логистическими затратами.
• Формирование долгосрочной стратегии работы с ключевыми поставщиками.
• Изменения технологий производства с учетом рекомендаций важных поставщиков.
• Использование системы «сырьевых фьючерсов» и факторинга.
• Использование системы электронного документооборота.

Что было сделано в рамках трансформации

Предварительно, ресурсами команды APS SMART, был проведен консалтинг закупочной деятельности группы. Это позволило нам оптимально определиться с концепцией проекта автоматизации, его техническим и организационным решением.

Результатом стало решение вынести закупочную функцию в отдельное подразделение с четким централизованным управлением, что обеспечило полный контроль закупок для руководства по всем производственным подразделениям ГК.

Одним из ключевых изменений в работе стала трансформация функции обеспечения. Этот процесс у нас окончательно завершился созданием компании ООО «Трейд Хаб». Новая компания действует в логике аутсорсинга бизнес-процессов, в соответствии с заключенными агентскими договорами. Поэтому уровень вознаграждения закупщиков будет зависеть напрямую от качества их работы и уровня сервиса, который они предоставляют нашим производственным предприятиям и партнерам.

Уже реализовано много возможностей для удобной и эффективной работы наших партнеров-поставщиков. Вся информация доступна онлайн и сосредоточена в одном (едином) месте – в системе APS SMART: контракты, заказы, отгрузки.

Кроме того, обеспечена возможность контролировать поставки: поставщик получает информацию о заказе и место его поставки. Предоставляется интерактивный доступ к закупочной среде для выполнения операций по согласованию проектов договоров без использования дополнительных сторонних инструментов, например, мобильного телефона электронной почты. Также с 15 октября 2019 года поставщики могут получить досрочную оплату за поставленные товары и услуги, произведенные с отсрочкой платежа не позднее 4 часов с момента получения нами соответствующего запроса.

В рамках проекта уже реализовано автоматическое распределение заявок на закупку в соответствии с их категорией, заключение договоров и формирование заказов, что минимизирует человеческий фактор и значительно ускоряет процесс обработки заявок.

Сейчас реализован пилотный проект системы, упрощающий контроль за обеспечением. Так, механизм контроля предельных цен в рамках бизнес-процесса позволяет нам контролировать ценовые колебания на ключевые товарные позиции.

Данный сервис мы разворачиваем на всех предприятиях группы компании.

О дополнительных сервисах

Также в рамках улучшения качества управления товарными запасами мы внедряем систему автоматического заказа товарно-материальных ценностей (ТМЦ). В соответствии с планом продаж готовой продукции, текущих остатков и товаров в пути, через корректировки логистических требований формируем рекомендованное количество ТМЦ для заказа. Данный сервис позволит нам ускорить процесс пополнения остатков ТМЦ, увеличит скорость их обращения на предприятии.

Мы разрабатываем современный цифровой сервис для клиентов – мобильное приложение Trade Hub. Благодаря этой разработке будут усовершенствованы бизнес-процессы клиентов, инициирующих закупку или продающих товары. Приложение позволит клиенту максимально легко присоединиться к сервису, размещать заявки и управлять их жизненным циклом.

При этом все необходимые функции будут доступны на смартфоне.

Начиная менять что-то одно, нельзя не изменить то, что касается реформируемого процесса.

Мы последовательно реформируем процессы компании, у нас грандиозные планы на будущее и мы открыты к сотрудничеству с разработчиками.