Трудоустройство: как проверить своего бухгалтера и финансиста

Бухгалтер и финансист – два специалиста, уровень доверия к которым должен быть абсолютным. Впрочем, кто доверяет слепо, тот обжигается сильнее всего. Как проверить уровень квалификации и компетенции бухгалтера и финансиста и спать спокойно рассказала Mind основательница финансовой компании fuelfinance Алена Мисько.

Прежде всего важно понимать, что бухгалтер и финансист – это совершенно разные профессии с различными наборами обязанностей и задач.

Бухгалтер собирает данные и историю всех операций в бизнесе, ведет документацию, работает по бухгалтерским стандартам, следит за повторяющимися активностями, берет в работу только финансовые данные, подает официальную отчетность.

Финансист же занимается планированием, работает с финансовыми и нефинансовыми данными, анализирует себестоимость, влияние рабочих процессов на цифры и т. п.

А есть еще такая должность, как финансовый директор. В его задачи входит ведение управленческой отчетности, представление руководству финансового отчета, анализ отчетных данных с выявлением проблем и рисков, поиск путей решения этих проблем и избежания рисков, расчет планов и их возможной эффективности. Он занимается финансовым планированием, разрабатывает финансовые процессы, постоянно работает над автоматизацией финансов и процессов. Финансист в бизнесе – на уровне CEO.

Что касается всех специалистов, работающих с деньгами, важно понимать, какой опыт работы они имеют, педантичны ли они в работе, насколько часто допускают ошибки. Ведь без правильного ведения бухгалтерии финансисты не смогут выдавать качественную информацию, а при некачественной работе финансиста не спасет даже самый ловкий бухгалтер.

Как проверить бухгалтера

Шаг №0: когда берете на работу нового специалиста, обязательно получите отзыв с места его предыдущего трудоустройства. Не стоит пренебрегать рекомендательными письмами, если речь идет о человеке, который будет иметь дело с крайне важными документами и деньгами. Довольно очевидный совет, но о нем стоит напоминать каждый раз.

Шаг №1: если бухгалтерия ведется в системе 1С, руководителю следует иметь доступ к бухгалтерской базе и время от времени проводить экспресс-проверку. Специальный функционал находится в меню «Отчеты», разделе «Анализ учета», по ссылке «Экспресс-проверка». Нажимаете, выбираете период, за который хотите осуществить проверку, и программа сама сформирует отчет об ошибках. В отчете можно будет увидеть, в каких статьях и отчетах содержатся эти ошибки. И с этим документом стоит обратиться к бухгалтеру за объяснениями. А также с требованием все ошибки как можно быстрее исправить.

Почему это важно? Потому из-за некорректных отчетов компания рискует попасть под штрафные санкции, например, по уплате налогов или задолженности по уплате налогов. Также некорректное ведение бухгалтерии может быть удобным и понятным для вашего нынешнего бухгалтера, но превратить передачу дел преемнику в настоящую пытку и стать проблемой для создания управленческой отчетности.

Шаг №2: необходимо убедиться, что у бухгалтера есть вся первичная документация под все операции и сделки. Конечно, проверить абсолютно все не получится – это слишком кусок работы. Поэтому можно взять выборочно самые крупные по суммам операции (здесь пригодятся выписки из клиент-банкинга) и посмотреть в 1С, есть ли по ним договор, счет, акт, накладная. Идеальное состояние – это когда все четко сгруппировано, прописано по месяцам, по контрагентам и четко разложено по папкам под каждого клиента/контрагента. Еще лучше, когда у вас есть электронный документооборот. Такую выборочную проверку можно проводить один раз в месяц.

Шаг №3: бухгалтер должен вовремя подавать свою отчетность. Как это можно проверить? Можно поручить бухгалтеру взять справку о состоянии расчетов с бюджетом в Государственной фискальной службе. Это можно сделать в электронном виде. В справке будут указаны пени, штрафы или переплаты по налогам. В идеале стоит сесть и пройтись с бухгалтером по всем позициям, выяснить, где что не так и как это исправить.

Шаг №4: все платежи по кредитам и процентам должны быть упорядочены. Здесь можно сделать сверку с банком по выплатам – все ли выплачивается вовремя, нет ли задолженностей, штрафов, пени.

Шаг №5: сверка дебиторской и кредиторской задолженностей. Раз в месяц бухгалтер (хотя именно по этому пункту в некоторых компаниях и финансист) должен сверять эти параметры со всеми контрагентами. Здесь не должно быть никаких просрочек. Вы можете требовать сверку взаимозачетов выборочно по одному из ваших клиентов/контрагентов.

Как проверить финансиста

Что касается финансиста, здесь все несколько сложнее, ведь чтобы качественно проверить его работу, необходимо разбираться в финансовой части. Для начала подробно рассмотрим задачи финансиста и документы, которые он предоставляет.

Финансист должен регулярно подавать отчеты трех основных видов, а также управленческие формы по вашей компании. Управленческие формы должны подаваться по направлениям, продуктам, бизнес-юнитам, а не по ООО, ФЛП и другим формам хозяйствования (это обычно работа бухгалтера).

Основной момент проверки своего финансиста – это сводный баланс. Если здесь все хорошо, значит, учет и отчетность предприятия рассчитывались правильно. Важно также контролировать логику заполнения отчета. У финансиста должна быть определенная управленческая учетная политика. Если она не прописана, то это может стать проблемой и привести к ошибкам в отчете.

Важно также контролировать способность финансиста составлять аналитические записки ко всем отчетам и предлагать решения. Если этого нет, скорее всего финансист работает больше как контроллер, операционист, а не исполняет свои полные обязанности.

Если финансист должен составлять прогнозы, бюджеты, правильно считать, то у него должен быть расчет и полной себестоимости, и наценки по каждому продукту. Этот пункт контролировать не так просто, потому что, в принципе, махинации происходят везде, в любых компаниях. Манипулируют и крупные компании, и МСБ. Делают это с точки зрения различных подходов и правил. Именно поэтому и должна быть четко прописанная учетная политика.

В документации, над которой работает финансист, важно контролировать наличие сформированного платежного календаря и планирования денег во времени. Если случаются кассовые разрывы, о которых вы не знали и о которых финансист не предупредил, – это ненадлежащее исполнение им своих обязанностей. А значит, это тоже надо регулярно проверять.

По пунктам с финансистом можно пройтись по своевременному представлению отчетности, формированию себестоимости, ценообразованию и составлению краткосрочных планов, составлению прогнозов и бюджетов, консультациях и учетной политике. Во всех этих сферах финансист должен разбираться не хуже владельца. А владелец – пониматься не хуже финансиста, чтобы иметь возможность его качественно контролировать.

Что касается критериев, которые следует учитывать, принимая на работу финансиста, то есть четыре важных пункта, которые расскажут о его эффективности:

• точность прогнозов (но не требуйте точных прогнозов для малого и среднего бизнеса, если у вас до этого толком не было финансовой отчетности);
• скорость реакции на изменения финансовых показателей компании;
• количество времени, необходимого на поиск нужной информации, или количество ошибок;
• количество времени, которое сотрудники компании тратят на решение финансовых вопросов с финансистом. Последний пункт – об отлаженности финансовых бизнес-процессов компании.

Как измерить эффективность финансиста? Финансисты могут влиять на оптимизацию расходов в бизнесе. Если ваш финансист не разбирается в бизнес-процессах, а просто вслепую хочет урезать все расходы, то у вас могут быть проблемы с тем, что будут урезаны не те расходы, которые надо. А это будет иметь очень неприятные последствия для развития бизнеса. Поэтому оптимизация затрат – один из важнейших критериев эффективности финансового специалиста.

А вот оптимизация уплаты комиссий банкам – это задача бухгалтера. Финансист же должен контролировать выполнение бюджетов, своевременное представление отчетности, следить за тем, чтобы в ней не было ошибок, анализировать процессы и их влияние на финансовую эффективность бизнеса. И в целом работа финансиста должна быть направлена на рост стоимости бизнеса и рост стоимости компании.

Что касается конкретных механизмов проверки финансиста, то важно наладить коммуникацию и сверить понимание основных позиций. Можно задать несколько вопросов, например, что такое метод начисления, как нужно строить отчет о прибылях и убытках, как формируются доходы и расходы, как перераспределить оверхед-расходы, фиксированные расходы бизнеса, как их перераспределить для расчета себестоимости и как это влияет на ценообразование. Это поможет выяснить, как и с каким подходом он будет составлять прогнозы, бюджеты и финансовые модели.

Адекватный финансист будет раздавать задачи департаментам, а также иметь операционные планы, на которые потом уже будут налагаться цифры. Кроме того, он будет смотреть на вещи скорее пессимистично. Такой специалист взвешенно относиться к рискам и всегда думает о том, как их избежать.

Ну и автоматизация процессов – без нее хороший финансист просто невозможен. Если нет автоматизированной системы отчетности или автоматизированных таблиц и финансист над этим не работает, это может создать серьезные проблемы при передаче дел и спровоцировать затраты времени на сбор информации и monkey work.