Автофиксация нарушений ПДД: лайфхаки для компаний с автопарком

Министерство внутренних дел отчитывается об эффективности системы автоматической фиксации нарушений правил дорожного движения (ПДД) и анонсирует увеличение в ближайшее время количества камер для такой фиксации. В МВД отмечают, что в результате запуска системы увеличилось количество штрафов за нарушение ПДД. А это добавило работы компаниям, которые имеют собственные автопарки, ведь такие штрафы нужно администрировать.

Как внедрить успешную и эффективную систему автоматизации управления штрафами, Mind рассказали специалисты «Альфа-Лизинг Украина» – начальник отдела регистрации объектов лизинга Светлана Москаленко и директор департамента по работе с клиентами Наталья Морозовская.  

Эффективное управление автопарком – отдельная задача для компании. Одна из важных ее составляющих – администрирование штрафов за нарушение правил дорожного движения. Бизнес может сэкономить от 120 000 грн в год, если проведет автоматизацию процессов контроля и своевременного погашения штрафов. И актуальность такого решения растет с каждым днем. С 2020 года в Украине заработали камеры автофиксации нарушений, из-за чего число штрафов резко возросло. За первые четыре месяца они сгенерировали более 1 млн постановлений. А с марта 2021 года начали действовать новые штрафы – размеры взысканий увеличились в несколько раз. 

В сентябре прошлого года произошел случай, который заставил нас всерьез заняться проблемой штрафов. Компании на пять дней заблокировали возможность регистрировать новые транспортные средства, которые были приобретены для бизнеса. Наши клиенты не могли перерегистрировать на себя машины, которые они у нас выкупили. Все это произошло из-за просроченного штрафа за неправильную парковку одного из наших автомобилей.

Мы не знали об этом нарушении, потому что не получили своевременно протокол. Поэтому, когда истекли сроки погашения, произошло то, что всегда происходит в таких случаях – штраф был передан в исполнительную службу, которая начала производство с использованием соответствующих мер воздействия. 

Что можно сделать, чтобы решить проблему со штрафами?

Метод страуса

Во многих украинских компаниях, имеющих автопарк, все еще не придают значения проблеме штрафов. Руководство считает, что проблемы нет, и водители как-то сами с этим разберутся.

Многие руководители даже не представляют, что происходит у них со штрафами. Например, когда у нас случилась блокировка, в собственности компании было около 1200 транспортных средств. Мы, конечно же, стали проверять, какие еще штрафы на нас числятся. В полиции нам удалось получить список из 275 неоплаченных штрафов за превышение скорости, зафиксированное камерами. И, что показательно, около 150 штрафов значилось только за одним клиентом с одним автомобилем! То есть практически каждый день он получал постановления за превышение скорости и просто не обращал на это внимания. Это достаточно наглядный пример того, что в некоторых случаях неважно сколько машин у компании.

Ручное решение

Главный плюс этого способа в том, что он кажется наиболее простым. Действительно, в Украине существуют государственные онлайн-ресурсы для проверки штрафов. Например, «Электронный кабинет водителя», в котором директор может увидеть штрафы компании.

Однако эти решения имеют ряд минусов.

К примеру, чтобы войти в «Кабинет водителя», каждый раз необходимо личное участие директора. Для небольшого парка это может быть удобно, но для крупной компании такое решение не подходит, так как ответственные сотрудники должны иметь доступ к оперативной информации.

Есть еще сервис МВД для проверки административных правонарушений (bdr.mvs.gov.ua/), который позволяет проверять наличие штрафов, зафиксированных камерой. Однако штрафов за парковку, а также штрафов, выписанных патрульными, на этом ресурсе нет. К тому же это сервис – для физических лиц, а не для руководителя транспортной службы. Здесь можно получить информацию по отдельному автомобилю, но нет возможности для обзора всего автопарка. Невозможно закрепить машину за водителем. Нельзя увидеть историю нарушений сотрудника компании, который работал на разных машинах. Всегда существует риск, что кто-то из водителей не добавит транспортное средство для отслеживания и пропустит штраф случайно или намеренно.  

Кроме того, ручная работа на выгрузке списка штрафов не заканчивается. По номеру автомобиля нужно определить виновного в нарушении – найти контактный телефон, e-mail и т. п. И так при каждом нарушении. Потом напомнить виновному, чтобы он оплатил штраф. Затем проконтролировать погашение, потому что оплачено – не значит погашено (можно легко ошибиться в назначении платежа, сумме и т. п.).

В процессе были задействованы: 1) генеральный директор – 1 ч./мес., 2) сотрудник или несколько сотрудников отдела сопровождения клиентов – 40 ч./мес., 3)  ответственные менеджеры по продажам – всего 15 ч./мес. То есть решение вопросов со штрафами всегда отрывало персонал от основной деятельности.

Полуавтоматизированное решение

Часть компаний пробуют заказать программное обеспечение у разработчиков. Плюс этого варианта в том, что это решение будет индивидуализировано, сделано конкретно под нужды компании. Например, можно создать систему, которая будет получать штрафы из «Электронного кабинета водителя». Затем эти данные интегрировать с программой «1C: Бухгалтерия 8», чтобы по номерному знаку машины автоматически идентифицировать водителя и отправлять сообщения о том, что штраф необходимо оплатить.

Однако у таких решений есть довольно существенные минусы. Во-первых, как и раньше, необходимо каждый раз привлекать генерального директора для входа в «Электронный кабинет водителя». Во-вторых – большая стоимость и срок разработки. Описанная выше система может стоить до 200 000 грн. А на ее создание понадобится от 9 до 18 месяцев. В-третьих, необходимо будет получить данные от инспекций по парковкам (штрафы за нарушение правил парковки).

Автоматизированная система

Для этого потребуется комплексный мультифункциональный сервис проверки штрафов ПДД для бизнеса. Он должен быть интегрирован с базами данных МВД, реестрами инспекций городов, где организован контроль за нарушениями парковки, и т. д. Автоматически делать запрос по конкретным авто в реестр Национальной полиции и отправлять уведомление о штрафах, если они появляются. Также в нем должна быть возможность отслеживать штрафы водителей и штрафы транспортных средств в одной базе.

Плюсы: 

• Не требует вовлечения руководителя.  Для обслуживания системы нужен только один администратор. Занимает немного времени, поэтому сотрудник может выполнять и свои основные обязанности. В нашем случае после внедрения системы администратор в среднем стал уделять работе системы 11 часов в месяц. Привлечение других менеджеров компании было сведено к минимуму.
• Упрощает поиск штрафов. Данные о транспортном средстве  вносятся в базу данных системы единожды, в отличие от работы в ручном режиме. Раз в неделю мы передаем актуальные данные по автопарку для загрузки в систему.
• Обеспечивает возможность контролировать оплату штрафа.  Из сервиса можно рассылать водителям уведомления о том, что нужно оплатить штраф, а также ссылки с описанием штрафа и переходом на страницу  оплаты.
• В личном кабинете можно увидеть статус погашения штрафа, а также квитанции об оплате при оплате через сервис или мобильное приложение.
• Сервис, который мы используем, позволяет оценить эффективность работы по штрафам. Администратор видит статистику по оплате штрафов в срок, управляет рассылкой сообщений водителям/клиентам, получает статусы: «доставлено», «прочитано», «выполнен переход по ссылке на оплату».
• Гарантия погашения штрафов при оплате через сервис. Все технические вопросы оперативно решает служба поддержки, что освобождает время администратора.

Добавим, что готовая система требует небольшого времени кастомизации процессов – для формирования индивидуальных настроек.

Советы по работе с системой 

• Шаг 1. Проверка. Проверку штрафов можно делать каждый день или с определенной периодичностью. Но не реже одной недели. Например, мы выбираем день в течение недели, когда обновляем парк, актуализируем статусы по ранее оплаченным штрафам и получаем новые. Для наглядности – месячный прирост составляет 100–150 штрафов.
• Шаг 2. Рассылка уведомлений. Каждому из водителей/клиентов нужно отправить сначала уведомление на e-mail с просьбой оплатить. В нашей системе письмо водителю или контрагенту содержит прямую ссылку на оплату с переходом на платежную систему. Рекомендуем продумать такую возможность, потому что это обеспечивает более оперативное погашение штрафа.
• Шаг 3. Оплата штрафа. Способ оплаты контролировать не обязательно. Этот вопрос в каждой компании решается по-разному. Единственное, что можно рекомендовать, – использование специализированного онлайн-сервиса, который минимизирует ошибки.  
• Шаг 4. Контроль погашения. Обязательно нужно следить за тем, чтобы статус штрафа из состояния «оплачено» перешел в «погашено». Например, мы даем клиенту около 20 дней. Если за это время он не платит, связываемся по телефону и уточняем – будет ли он платить самостоятельно, или это сделаем мы. Ориентировочно 5–7% просят оплатить нашу компанию и потом перевыставить им сумму безналичного счета.
• Шаг 5. Сохранение платежек. В кабинете все квитанции сохраняются в одном месте, так как до момента, пока штраф не погашен, нужно сохранять платежный документ. Например, водитель может сказать, что он оплатил. Но, если система показывает, что статус штрафа не изменился, тогда трансакция держится на контроле. Если он платил в отделении банка, возможно он ошибся в сумме, назначении платежа или сделал какую-то другую ошибку. Это случается довольно часто. В любом случае штраф обязательно надо довести до погашения.

В итоге можно сделать вывод, что процесс оплаты штрафов бесспорно требует контроля со стороны любого бизнеса, который использует в своей деятельности автопарк. Ручные способы администрирования кажутся простыми, но их можно использовать лишь как временное решение. Как показывает наш опыт, они отвлекают значительные ресурсы от основной деятельности компании. В свою очередь автоматизация позволяет обслуживать систему с минимальными затратами времени. Это не только помогает избавиться от проблем с исполнительной службой, но и повысить культуру вождения в компании.