Автофіксація порушень ПДР: лайфхаки для компаній з автопарком

Автофіксація порушень ПДР: лайфхаки для компаній з автопарком

І чому автоштрафи стали великою проблемою для бізнесу

Этот материал также доступен на русском
Автофіксація порушень ПДР: лайфхаки для компаній з автопарком
Фото: depositphotos

Міністерство внутрішніх справ звітує про ефективність системи автоматичної фіксації порушень правил дорожнього руху (ПДР) і анонсує збільшення найближчим часом кількості камер для такої фіксації. У МВС зазначають, що в результаті запуску системи збільшилася кількість штрафів за порушення ПДР. А це додало роботи компаніям, які мають власні автопарки, адже такі штрафи потрібно адмініструвати.

Як впровадити успішну й ефективну систему автоматизації управління штрафами, Mind розповіли фахівці «Альфа-Лізинг Україна» – начальник відділу реєстрації об'єктів лізингу Світлана Москаленко і директор департаменту по роботі з клієнтами Наталія Морозовська. 

Ефективне управління автопарком – окреме завдання для компанії. Одна з важливих її складових – адміністрування штрафів за порушення правил дорожнього руху. Бізнес може заощадити від 120 000 грн на рік, якщо проведе автоматизацію процесів контролю та своєчасного погашення штрафів. І актуальність такого рішення зростає з кожним днем. З 2020 року в Україні запрацювали камери автофіксації порушень, через що кількість штрафів різко зросла. За перші чотири місяці вони згенерували понад 1 млн постанов. А з березня 2021 року почали діяти нові штрафи – розміри стягнень збільшилися в кілька разів.

У вересні минулого року стався випадок, який змусив нас приділити увагу проблемі штрафів. Компанії на п'ять днів заблокували можливість реєструвати нові транспортні засоби, які були придбані для бізнесу. Наші клієнти не могли перереєструвати на себе машини, які вони в нас викупили. Все це сталося через прострочений штрафу за неправильну парковку одного з наших автомобілів.

Ми не знали про це порушення, бо не отримали своєчасно протоколу. Тому, коли минули всі терміни погашення, сталося те, що завжди відбувається в таких випадках, – штраф був переданий у виконавчу службу, яка почала провадження з використанням відповідних заходів впливу.

Що можна зробити, щоб розв'язати проблему зі штрафами?

Метод страуса

У багатьох українських компаніях, що мають автопарк, все ще не надають значення проблемі штрафів. Керівництво вважає, що проблеми немає, і водії якось самі з цим розберуться.

Проте штрафи за перевищення швидкості, зафіксовані камерою, і штрафи за неправильну парковку виписуються на власника транспортного засобу. У таких випадках, згідно із законодавством, відповідальність покладається на директора компанії. Якщо штраф прострочити, виконавча служба може навіть заблокувати банківський рахунок керівника, не пустити його за кордон, заарештувати машину тощо.

Багато керівників навіть не уявляють, що відбувається в них зі штрафами. Наприклад, коли в нас трапилося блокування, у власності компанії було близько 1200 транспортних засобів. Ми, звичайно ж, стали перевіряти, які ще штрафи на нас числяться. У поліції нам вдалося отримати перелік з 275 неоплачених штрафів за перевищення швидкості, зафіксоване камерами. І, що показово, близько 150 штрафів значилося тільки за одним клієнтом з одним автомобілем! Тобто практично кожен день він отримував постанови за перевищення швидкості та просто не звертав на це уваги. Це досить показовий приклад того, що в деяких випадках не важливо, скільки машин у компанії.

Ручне рішення

Головний плюс цього способу в тому, що він здається найбільш простим. Дійсно, в Україні існують державні онлайн-ресурси для перевірки штрафів. Наприклад, «Електронний кабінет водія», у якому директор може побачити штрафи компанії.

Однак ці рішення мають низку мінусів.

Наприклад, щоб увійти в «Кабінет водія», кожен раз необхідна особиста участь директора. Для невеликого парку це може бути зручно, але для великої компанії таке рішення не підходить, бо відповідальні співробітники повинні мати доступ до оперативної інформації.

Є ще сервіс МВС для перевірки адміністративних правопорушень (bdr.mvs.gov.ua/), який дозволяє перевіряти наявність штрафів, зафіксованих камерою. Однак штрафів за парковку, а також штрафів, виписаних патрульними, на цьому ресурсі немає. До того ж це сервіс – для фізичних осіб, а не для керівника транспортної служби. Тут можна отримати інформацію щодо окремого автомобіля, але немає можливості для огляду всього автопарку. Неможливо закріпити машину за водієм. Не можна побачити історію порушень співробітника компанії, який працював на різних машинах. Завжди існує ризик, що хтось із водіїв не додасть транспортний засіб для відстеження і пропустить штраф випадково або навмисно.

Крім того, ручна робота при розвантаженні списку штрафів не закінчується. За номером автомобіля потрібно визначити винного в порушенні – знайти контактний телефон, e-mail тощо. І так при кожному порушенні. Потім нагадати винному, щоб він сплатив штраф. Потім проконтролювати погашення, тому що сплачено – не означає погашено (можна легко помилитися в призначенні платежу, суми тощо).

Ми самі пробували йти цим шляхом і підрахували, скільки часу йде на ручне адміністрування штрафів. Виходило приблизно 76 годин на місяць.

У процесі були задіяні: 1) генеральний директор – 1 год./міс., 2) співробітник або кілька співробітників відділу супроводу клієнтів – 40 год./міс., 3) відповідальні менеджери з продажу – всього 15 год./міс. Тобто розв'язання питань зі штрафами завжди відривало персонал від основної діяльності.

Напівавтоматизоване рішення

Частина компаній намагається замовити програмне забезпечення в розробників. Плюс цього варіанту в тому, що таке рішення буде індивідуалізоване, зроблено конкретно під потреби компанії. Наприклад, можна створити систему, яка отримуватиме штрафи з «Електронного кабінету водія». Потім ці дані інтегрувати з програмою «1C: Бухгалтерія 8», щоб за номерним знаком машини автоматично ідентифікувати водія та відправляти повідомлення про те, що штраф необхідно сплатити.

Однак у таких рішень є доволі істотні мінуси. По-перше, як і раніше, необхідно кожен раз залучати генерального директора для входу в «Електронний кабінет водія». По-друге – велика вартість і строк розроблення. Описана вище система може коштувати до 200 000 грн. А на її створення знадобиться від 9 до 18 місяців. По-третє, необхідно буде отримати дані від інспекцій щодо парковок (штрафи за порушення правил паркування).

Автоматизована система

Для цього необхідний комплексний мультифункціональний сервіс перевірки штрафів ПДР для бізнесу. Він має бути інтегрований із базами даних МВС, реєстрами інспекцій міст, де організовано контроль за порушеннями парковки, тощо. Автоматично треба робити запит щодо конкретних авто в реєстр Національної поліції і відправляти повідомлення про штрафи, якщо вони з'являються. Також в ньому має бути можливість відстежувати штрафи водіїв і штрафи транспортних засобів в одній базі.

Плюси:

  • Не потребує залучення керівника. Для обслуговування системи потрібен лише один адміністратор. Необхідно небагато часу, тому співробітник може виконувати і свої основні обов'язки. У нашому випадку після впровадження системи адміністратор у середньому став приділяти роботі системи 11 годин на місяць. Залучення інших менеджерів компанії було зведено до мінімуму.
  • Спрощує пошук штрафів. Дані про транспортний засіб вносяться в базу даних системи один раз, на відміну від роботи в ручному режимі. Раз на тиждень ми передаємо актуальні дані щодо автопарку для завантаження в систему.
  • Забезпечує можливість контролювати оплату штрафу. Із сервісу можна розсилати водіям повідомлення про те, що потрібно сплатити штраф, а також посилання з описом штрафу та переходом на сторінку сплати.
  • В особистому кабінеті можна побачити статус погашення штрафу, а також квитанції про сплату при сплаті через сервіс або мобільний застосунок.
  • Сервіс, який ми використовуємо, дозволяє оцінити ефективність роботи зі штрафами. Адміністратор бачить статистику щодо своєчасної сплати штрафів, управляє розсилкою повідомлень водіям/клієнтам, отримує статуси: «доставлено», «прочитано», «виконано перехід за посиланням на сплату».
  • Гарантія погашення штрафів при сплаті через сервіс. Всі технічні питання оперативно вирішує служба підтримки, що звільняє час адміністратора.

Додамо, що готова система вимагає невеликого часу кастомізації процесів – для формування індивідуальних налаштувань.

Ми використовували рішення «Штрафи UA» для бізнесу. Тестову версію нам розгорнули практично за один місяць. Після завантаження автопарку ми побачили велику кількість штрафів і почали шукати відповідальних за ці порушення, щоб отримати з них сплату. Паралельно налаштовували кабінет користувача з урахуванням наших побажань. Зараз на весь автопарк ми витрачаємо 11 годин на місяць замість 76 годин, як це було раніше.

Поради щодо роботи із системою

  • Крок 1. Перевірка. Перевірку штрафів можна робити щодня або з певною періодичністю. Але не рідше одного тижня. Наприклад, ми вибираємо день протягом тижня, коли оновлюємо парк, актуалізуємо статуси за раніше сплаченими штрафами та отримуємо нові. Для наочності – місячний приріст становить 100–150 штрафів.
  • Крок 2. Розсилка повідомлень. Кожному водієві/клієнтові потрібно відправити спочатку повідомлення на e-mail із проханням сплатити. У нашій системі лист водієві або контрагенту містить пряме посилання на сплату з переходом на платіжну систему. Рекомендуємо продумати таку можливість, оскільки це забезпечує більш оперативне погашення штрафу.
  • Крок 3. Сплата штрафу. Спосіб сплати контролювати не обов'язково. Це питання в кожній компанії вирішується по-різному. Єдине, що можна рекомендувати, – використання спеціалізованого онлайн-сервісу, який мінімізує помилки.
  • Крок 4. Контроль погашення. Обов'язково потрібно стежити за тим, щоб статус штрафу зі стану «сплачено» перейшов у «погашено». Наприклад, ми даємо клієнту близько 20 днів. Якщо за цей час він не платить, зв'язуємося телефоном та уточнюємо – чи платитиме він самостійно, або це зробимо ми. Орієнтовно 5–7% просять сплатити нашу компанію і потім перевиставити їм суму безготівкового рахунку.
  • Крок 5. Збереження платіжок. У кабінеті всі квитанції зберігаються в одному місці, оскільки до моменту, поки штраф не погашений, потрібно зберігати платіжний документ. Наприклад, водій може сказати, що він сплатив. Але, якщо система показує, що статус штрафу не змінився, тоді трансакцію тримають на контролі. Якщо водій платив у відділенні банку, можливо він помилився в сумі, призначенні платежу або зробив якусь іншу помилку. Це трапляється досить часто. У будь-якому разі штраф обов'язково треба довести до погашення.

Отже, можна зробити висновок, що процес сплати штрафів безперечно вимагає контролю з боку будь-якого бізнесу, що використовує у своїй діяльності автопарк. Ручні способи адміністрування здаються простими, але їх можна використовувати лише як тимчасове рішення. Як показує наш досвід, вони відволікають значні ресурси від основної діяльності компанії. А автоматизація дозволяє обслуговувати систему з мінімальними витратами часу. Це допомагає не лише позбутися проблем із виконавчою службою, а й підвищити культуру водіння в компанії.

Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.

Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.

Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.

Стежте за актуальними новинами бізнесу та економіки у наших Telegram-каналах Mind.Live та Mind.UA, а також Viber-чаті