Инновации в городе: как развивается Харьков

Одиннадцать городов Украины получат новый общественный транспорт по проекту с Европейским инвестиционным банком (ЕИБ). Три города, среди которых Харьков, уже подписали контракты на закупку низкопольных троллейбусов по проекту «Городской общественный транспорт Украины».

Однако развитие городов не ограничивается только вопросами транспорта. Так, в частности, Харьков внедряет и инновационное управление городом. В нем происходит много процессов, направленных на диджитализацию городского управления и реализацию большого количества городских проектов. Занимается этим новый орган – коммунальное предприятие «Офис реформ Харькова», помогает украинский стартап Worksection, который предоставляет свою систему управления проектами. Последнюю подстраивают под нужды муниципалитета.

Как ввести инновации в городе и как они уже работают в Харькове, рассказал Mind CEO коммунального учреждения «Офис реформ Харькова» Михаил Лазарев.

С чего все начиналось

Департамент цифровой трансформации – первая большая победа команды «Офиса реформ». К его созданию город шел с 2018 года. Этот процесс проходил параллельно с общим курсом государства на диджитализацию: появлением Министерства цифровой трансформации, запуском проекта «государство в смартфоне».

Это очень интересная история, потому что не все города внедряют проектноориентированный подход. Государственная служба и местное самоуправление – это структуры, которые кажутся неповоротливыми, вязкими и сложными. Для нас это очень интересный вызов. Мы хотим видеть «город – как сервис», который будет про людей и решение их проблем.

Вместе с командой мы решили с самого начала внедрить проектноориентированный подход, который принципиально отличается от того, каким образом происходило управление ранее. Если до этого ответственный за задачу должен был ответить на письмо или же запустить какое-то мероприятие, то теперь его цель – решить проблему.

В ходе работы команда офиса насчитала около ста проектов. Тогда она поняла, что продолжать держать все под контролем посредством Google Документов становится практически невозможно. На помощь пришла украинская компания Worksection, которая предложила свою систему управления проектами.

Сейчас в системе ровно 99 проектов, которые разделены на три основные категории: «на парковке», «в работе» и «все сложно». «На парковке» означает, что проект достиг определенной стадии и сейчас команда хочет посмотреть на его результаты со стороны. «Все сложно» – есть какая-то преграда, которую невозможно решить на местном уровне. Сейчас в этом статусе только один проект: «Онлайн-выборы». Он затормозил из-за того, что нужно принять несколько решений на национальном уровне.

Как работает система

Для повышения эффективности мы внедрили четкие этапы работы над проектами:

• Запрос на решение проблемы, формирование команды проекта и концепции.
• Составление паспорта проекта.
• Составление дорожной карты и сметы.
• Запуск проекта.
• Перевод проекта в операционную деятельность либо его закрытие.

Чтобы систематизировать процессы, команда имплементировала четыре довольно простых инструмента, которые существенно увеличили эффективность работы.

1. Паспорт проекта – документ, который утверждается командой с заказчиком (обычно мэром) на старте проекта, в нем прописаны все ожидания и желаемый результат.
2. Еженедельные встречи, которые позволяют следить за прогрессом и определять, что нужно делать дальше.
3. Отчеты. Они позволяют четко оценить эффективность отдельных составляющих проекта и очертить проблемы, которые нужно решить.
4. Встречи с заказчиком по портфелю проектов. На них формируется список задач для мэра, которые нужно решить, чтобы все проекты двигались дальше.

Про тестовые запуски и обратную связь с горожанами

Еще одна инновация, которую внедряет «Офис реформ», – тестовые запуски проектов, то есть MVP.

MVP – Minimal Viable Product. Вместо того чтобы сразу тратить бюджетные деньги на реализацию масштабного проекта, мы сначала тестируем его эффективность на небольшом объеме. Например, вместо того чтобы разворачивать систему муниципальных компьютеров с полезными для горожанина функциями по всем ЦНАПам и библиотекам города, как запланировано в проекте, «Офис реформ» решил сначала протестировать эффективность на одном ЦНАПе.

После реализации проектов проводится опрос жителей и определяется, насколько они довольны нововведениями и что хотели бы изменить. Это также помогает сделать проекты более клиентоориентированными.

Мы двигаемся сейчас максимально гибко и легко, мы строили систему, чтобы решить реальные проблем и перекрыть текущие потребности. Пытаемся видеть возможности, и в этой сфере их колоссальное количество, это максимально заряжает нашу команду. Сейчас мы уже «упаковали» подход к работе и готовы к масштабированию на разные структуры, в шутку мы называем это Rocket Management.