Інновації в місті: як розвивається Харків

Одинадцять міст України отримають новий громадський транспорт за проєктом з Європейським інвестиційним банком (ЄІБ). Три міста, серед яких Харків, уже підписали контракти на закупівлю низькопідлогових тролейбусів за проєктом «Міський громадський транспорт України».

Проте розвиток міст не обмежується лише питаннями транспорту. Так, зокрема, Харків впроваджує й інноваційне управління містом. У ньому відбувається багато процесів, направлених на діджиталізацію міського управління та реалізацію великої кількості міських проєктів. Займається цим новий орган – комунальне підприємство «Офіс реформ Харкова», допомагає український стартап Worksection, який надає свою систему управління проєктами. Останню підлаштовують під потреби муніципалітету.

Як запровадити інновації в місті та як вони вже працюють у Харкові, розповів Mind CEO комунального закладу «Офіс реформ Харкова» Михайло Лазарєв.

З чого все починалось

Департамент цифрової трансформації – перша велика перемога команди «Офісу реформ». До його створення місто йшло з 2018 року. Цей процес відбувався паралельно із загальним курсом держави на діджиталізацію: появою Міністерства цифрової трансформації, запуском проєкту «держава в смартфоні».

Це дуже цікава історія, тому що не всі міста запроваджують проєктноорієнтований підхід. Державна служба та місцеве самоврядування – це структури, які видаються неповороткими, в’язкими та складними. Для нас цей виклик є дуже цікавим, ми хочемо бачити «місто – як сервіс», що буде про людей та вирішення їхніх проблем.

Разом із командою ми вирішили із самого початку запровадити проєктноорієнтований підхід, що принципово відрізняється від того, у який спосіб відбувалося управління раніше. Якщо до того відповідальний за якусь задачу мав на меті передусім відповісти на листа або ж запустити якусь подію, то тепер його ціль – вирішити проблему.

Під час роботи команда офісу нарахувала близько 100 проєктів. Тоді вона зрозуміла, що продовжувати тримати все під контролем через Google Документи стає майже неможливим. На допомогу прийшла українська компанія Worksection, яка запропонувала свою систему управління проєктами.

Зараз у системі рівно 99 проєктів, які розділені на три головні категорії: «на парковці», «у роботі» та «все складно». «На парковці» означає, що проєкт дійшов певної стадії і зараз команда хоче поглянути на його результати зверху. «Все складно» – є якась перепона, яку неможливо вирішити на місцевому рівні. Зараз у цьому статусі лише один проєкт – «Онлайн-вибори», який пригальмував через те, що потрібно прийняти низку рішень національного рівня.

Як працює система

Для збільшення ефективності ми запровадили чіткі етапи роботи над проєктами:

• Запит на вирішення проблеми, формування команди проєкту та концепції проєкту.
• Створення паспорту проєкту.
• Створення дорожньої карти та кошторису.
• Запуск проєкту.
• Перевід проєкту в операційну діяльність або ж його закриття.

Для того щоб систематизувати процеси, були імплементовані чотири доволі прості кроки, які суттєво підвищили ефективність роботи.

1. Паспорт проєкту – документ, який затверджується на старті проєкту, в якому прописані всі очікування від нього та який узгоджується командою із замовником (як правило, мером).
2. Щотижневі зустрічі, які дозволяють слідкувати за прогресом, визначати, що потрібно робити надалі.
3. Звіти. Вони дозволяють чітко оцінити ефективність окремих складових проєкту та визначити проблеми, які потрібно вирішити.
4. Зустрічі із замовником по портфелю проєктів. На них формується список задач для мера, які потрібно вирішити, щоб усі проєкти рухалися далі.

Про тестові запуски і зворотній зв'язок із містянами

Ще одна інновація, яку запроваджує «Офіс реформ», – тестові запуски, аналіз MVP.

MVP – Minimal Viable Product. Замість того, щоб одразу витрачати гроші бюджету на реалізацію масштабного проєкту, ми спочатку тестуємо його ефективність на невеличкому об’сязі.

Наприклад: замість того, щоб розгортати систему муніципальних комп’ютерів із допоміжними функціями по всіх ЦНАПах та бібліотеках міста, як це заплановано в проєкті, «Офіс реформ» вирішив спочатку протестувати ефективність в одному ЦНАПі.

Після реалізації проєктів робиться опитування споживачів, тобто містян, і з'ясовується, наскільки вони задоволені нововведеннями та що хотіли б змінити. Це також працює на клієнтоорієнтованість.

Зараз ми рухаємося максимально гнучко та легко. Ми будували систему, щоб вирішити реальні проблеми та перекрити потреби, які є зараз. Намагаємося шукати можливості, і в цій галузі їх величезна кількість. Це заряджає нашу команду. Ми вже «запакували» цей підхід до роботи та готові до масштабування на різні структури. Жартома ми називаємо це Rocket Management.