Закупки «Укрпочты» – от ручного составления таблиц до автоматизированных онлайн-торгов за 3 года

Может ли огромное государственное предприятие дать достойный пример закупщикам частного бизнеса? Как обеспечивать высокое качество приобретенных товаров параллельно с высокими объемами? С чего начать реформирование существующих систем закупок? Обо всем мы спросили у Анны Пясецкой, директора департамента тендерных процедур.

Можно уверенно утверждать, что в настоящее время АО «Укрпочта» входит в число крупнейших предприятий Украины – как в государственном секторе, так и по сравнению с частным бизнесом. Сегодня национальный оператор почтовой связи насчитывает более 11 тысяч почтовых отделений по всей территории страны, из них около 9 тысяч – находятся в сельской местности. Всего в штате «Укрпочты» сейчас работает более 65 тысяч сотрудников, более 40% из которых – это почтальоны.

Как «Укрпочта» осуществляет свои закупки сегодня

Предоставляя более 50 различных видов услуг населению и юридическим лицам в крупнейшей сети Украины, для обеспечения своей повседневной деятельности «Укрпочта» покупает огромные объемы товаров и связанных с ними услуг от горюче-смазочных материалов и офисной техники до канцелярских принадлежностей, мелких строительных материалов и услуг по переводу.

Предприятие хочет осуществлять свои закупки максимально эффективно и прозрачно, а также исключить любые злоупотребления, побороть стереотипные представления о низкой эффективности учреждений и предприятий государственного сектора. Для этого «Укрпочта» направила значительную часть своих усилий по общему реформированию закупочного направления компании на переход к эффективному использованию электронных тендеров в системе Prozorro под руководством Александра Находа, заместителя генерального директора по закупкам АО «Укрпочта», бывшего директора ГП «Прозорро» и соучредителя реформы публичных закупок в Украине.

За первое полугодие 2020 года закупщики «Укрпочты» объявили 1122 конкурентные процедуры, доля успешных составляет более 72%. На данный момент успешно завершены около 600 торгов, общая ожидаемая стоимость которых составляет более 754 млн грн, а экономия превышает 21%.

Результаты других объявленных тендеров пока ожидаются. При этом общая сумма средств, сэкономленных на конкурентных торгах в течение периода работы новой закупочной команды с 2016 года скоро достигнет 1 млрд грн.

Предпосылками таких результатов является работа по направлению формирования качественных и взвешенных технических задач, детальная проработка рынка, коммуникация с его представителями и тщательная подготовка тендерной документации и требований к участникам. В течение последних четырех лет закупочная команда «Укрпочты» активно работала в направлении централизации и консолидации объемов товаров и, в меньшей степени, услуг, которые возможно и целесообразно покупать на уровне Главной компании.

В течение последних четырех лет закупочная команда «Укрпочты» активно работала в направлении централизации закупок и консолидации объемов товаров.

Сегодня «Укрпочта» централизованно закупает почти все товары, услуги и работы – около 90% по стоимости. Остальные 10% осуществляются на уровне региональных филиалов. Это, как правило, услуги, работы, текущие ремонты и небольшая часть товаров, предоставление и поставка которых непосредственно привязаны к территории (обслуживание лифтов, текущие ремонты, обслуживание инженерных сетей и т.д.). Если взять самые дорогие закупки 2020 года, что закупаются централизовано, то первые пять ступеней занимают следующие категории товаров и услуг:

Эти закупки «Укрпочта» проводит систематически, но спектр и ассортимент товаров и услуг, закупаемых «Укрпочтой», значительно шире. Так же, как и возможность участия участников в наших закупках.

Почему в 2019 году начали искать новые решения для оптимизации процесса планирования закупок?

Насколько сейчас можно воспроизвести в памяти нашей команды, планирование потребностей в «Укрпочте» по старой схеме начиналось с ведения годового плана закупок одним лицом в таблице Excel. При этом данные о потребности почти трех десятков региональных филиалов присылались по электронной почте. При таких условиях отдельные письма от региональных филиалов нередко просто терялись среди массива почты. Файл долго согласовывался финансовой службой и только тогда публиковался – раз в месяц.

В случае, если среди месяца была неуспешной очень важная и критическая закупка, которую срочно требовалось повторно объявить, а следовательно и запланировать, приходилось ждать следующего месяца. Такой процесс не позволял быстро реагировать на результаты торгов, изменение закупочных стратегий или условий на рынке (например цен, ассортимента, уровня конкуренции и т.п.), от чего напрямую зависит эффективность и полнота обеспечения потребностей компании в товарах и услугах. Поэтому под руководством Надежды Бегун, директора департамента тендерных процедур в период 2016-2018 годов, была модернизирована такая ​​тяжелая и инертная система.

С 2018 года «Укрпочта» перешла к консолидированному планированию закупок с помощью электронной площадки, которая создала для нас взаимосвязанную структуру «Укрпочты», объединяющую планы региональных филиалов и Главной компании. Все участники процесса планирования (филиалы и Главная компания) начали делать это еженедельно.

Далее ответственное лицо Главной компании загружало эти предложения в Google-файл, к которому имели доступ специалисты из службы финансов. Предложения в Google-файле согласовывались на предмет соответствия законодательству о публичных закупках и на предмет наличия средств. После определения статусов согласования в файле, решение о планировании оформлялось протоколом заседания тендерного комитета. Согласованные позиции публиковались на площадке.

Такая модель работы создавала условия для ошибок во время переноса данных из Google-документа в электронную систему, поскольку сильно зависела от человеческого фактора. К тому же она предусматривала хранение данных «Укрпочты» в удобных, однако не слишком надежных внешних системах.

В 2019 году наша команда начала искать решение, которое позволило бы:

• Обрабатывать большое количество позиций, что вносятся различными структурами «Укрпочты», в единой системе, без потери или искажения данных и с возможностью их постоянного хранения.
• Четко определять роли пользователей, участвующих в согласовании позиций и стадий, которые проходят черновики таких позиций.
• Устанавливать технические ограничения в планировании по определенным кодам CPV государственного классификатора (например, исключить формирование черновика с видом закупки «без использования электронной системы» по кодам CPV, согласно которому потребность «Укрпочты» ожидаемо превышает стоимость в 1 млн грн).
• Быстро и удобно формировать отчеты о планируемых тендерах.
• Заблаговременно получать информацию, если стоимость запланированных позиций по соответствующему коду CPV превышает 1 млн грн.

Удовлетворить все эти потребности компании помогли доработки, сделанные специалистами площадки SmartTender в конце 2019 года.

При наличии 27 обособленных структурных подразделений и Главного офиса, АО «Укрпочта» является единым заказчиком с точки зрения законодательства о публичных закупках. Поэтому для определения стоимостных порогов и правильного выбора процедур в конкретных случаях, определенных законом, а также недопущения деления предмета закупки, все предложения анализируются и согласовываются в Главном офисе. Сам годовой план закупок и изменения к нему вносятся решениями тендерного комитета АО «Укрпочта».

Эволюция процесса планирования

Планирование и публикация годового плана закупки является юридическим началом проведения закупки. Как видите, «Укрпочта» прошла сложный путь эволюции процесса планирования – от работы в Excel и обмена данными о потребностях почты до централизованной электронной системы, которая имеет четкое распределение стадийности и ролей, разработанной компанией SmartTender.

В целом «Укрпочта» не проводит огромную кампанию по сбору данных о потребностях и внесению в план всех закупок на год в начале календарного года или в конце предыдущего года. Для компании это не будет эффективным решением с точки зрения затрат человеческого ресурса, ведь почти в 100% случаев пришлось бы вносить изменения в запланированные пункты, то есть повторять «упражнение» с начала.

Долгосрочное планирование большого количества закупок невозможно осуществить достаточно точно.

К сожалению, долгосрочное планирование большого количества закупок невозможно осуществить достаточно точно. Примерное количество объявленных «Укрпочтой» тендеров за год составляет 1800. Объявление всех этих процедур проводится в случае возникновения каждой отдельной потребности в течение года. При этом объявление закупки предусматривает осуществление подготовительных работ:

• сбор данных о потребностях в товарах или услугах;
• определение качественных показателей предмета закупки;
• подготовку и согласование технического задания;
• формирование требований к участникам и проектов договоров для тендера;
• оценку ожидаемой стоимости и т.д.

То есть, если мы вносим в годовой план, например, топливные брикеты (дрова) в начале года в январе, а саму процедуру хотим провести в июне (когда цены на такой вид товара падают), то сформирована нами ожидаемая стоимость будет неактуальной, вероятно – выше фактической рыночной. При этом за полгода могут измениться и требования нормативных актов, регулирующих качество топливных брикетов (дров), и сами требования заказчика на такой предмет закупки, или же может частично или полностью исчезнуть потребность (например, из-за наличия остатков после предыдущего отопительного сезона), что со своей стороны также приведет к изменениям ожидаемой стоимости.

Поскольку невозможно объявить тендер по стоимости, отличной от позиции плана, в уже запланированную ранее позицию придется вносить изменения. И именно этой двойной работы мы стараемся избежать. Поэтому запускаем процесс только тогда, когда все подготовительные работы были выполнены.

Имея ожидаемую годовую потребность в покупке топлива наливом примерно на 200 млн грн, объявить процедуру на всю эту сумму будет ошибкой.

Например, имея ожидаемую годовую потребность в покупке топлива наливом примерно на 200 млн грн, объявить процедуру на всю эту сумму будет ошибкой с точки зрения закупочной стратегии. Такой тендер выигрывает один участник. А как показывает практика, имея одного поставщика на все объемы и не имея альтернативы, компания рискует оказаться в заложниках недобросовестного поставщика. Такой поставщик может, например, требовать необоснованного повышения цен под угрозой срыва поставок горючего, что является смертельным для логистической компании (печальный опыт работы с компаниями группы «Техойл»).

То есть количество тендеров, а соответственно и запланированных позиций, зависит от закупочной стратегии, выбранной для данного вида товаров или услуг. Показателен пример покупки топлива в розницу в сети АЗС. Имея более 200 локаций транспорта, «Укрпочта» объявляет торги таким образом, чтобы поблизости было несколько сетей АЗС, которые могли бы между собой конкурировать. Сети часто закрывают и открывают станции, а одноразовое размещение единого тендера исключает быстрое реагирование на подобные изменения рынка.

Какие индивидуальные инструменты позволяют «Укрпочте» эффективно покупать все необходимое

Сегодня все планирование торгов в годовом плане закупок в 2020 году осуществляются «Укрпочтой» только на площадке SmartTender. Для этого мы используем уникальный механизм согласования предложений плана:

1. Создается черновик будущей закупки. На этом этапе филиал предприятия (которых более 25) или Главная компания создает в системе план будущей процедуры в соответствии со своими потребностями. При этом по каждому коду CPV установлена техническая возможность выбрать только определенные виды тендеров. Например, по коду ДК 09130000-9 «Нефть и дистилляты» можно выбрать только такую ​​процедуру, как открытые торги с публикацией на английском языке, или переговорная процедура, так как плановая потребность компании в топливе превышает 133 тысячи евро в год.
2. Черновик рассматривает тендерное подразделение «Укрпочты», проверяя его на предмет соответствия требованиям законодательства о публичных торгах (правильно ли выбран код CPV государственного классификатора и конкретное название предмета закупки, достаточно ли обоснований и т.д.).
3. План утверждается финансовой службой компании, для чего сначала проверяется на предмет наличия финансирования заявленных потребностей согласно финансовому плану компании.
4. Происходит окончательное утверждение. Согласованная позиция готова к публикации, а решение о внесении изменений оформляется протоколом тендерного комитета.
5. Публикация в системе Prozorro. Только на этом этапе в центральной базе данных появляется соответствующий тендер.

Внесение изменений в опубликованные позиции осуществляется в таком же порядке. Если на каком-либо этапе корректировки пункт не подтверждается – закупка возвращается к последнему согласованному состоянию.

Если на каком-либо этапе пункт корректировки не подтверждается – закупка возвращается к последнему согласованному состоянию.

Кроме того, специально, чтобы обеспечить функционирование нового механизма утверждения тендеров, для «Укрпочты» создали четыре группы пользователей с разными уровнями доступа к функционалу площадки:

• пользователи с правом публикации черновика (могут только передать ее дальше на согласование);
• пользователи с правом утверждения (для согласования финансовой службой);
• пользователи с правом утверждения и публикации (для согласования тендерным подразделением и размещения тендера в Prozorro);
• «гостевой кабинет», доступ к которому имеют все внутренние инициаторы закупок. Они могут самостоятельно просматривать данные и информацию о планах, без права редактирования.

То есть в единой системе у нас есть четкое распределение ролей и набор возможностей для каждого участника процесса, четкая стадийность всего процесса и технические ограничения и функционал, позволяющие готовить план быстро, без ошибок и нарушений законодательства. Процесс подачи предложения и формирования черновиков завершается каждый вторник (обычно это 50-300 позиций), обработка черновиков тендерной службой происходит по средам, согласование финансовой службой – по четвергам, а формирование решения тендерного комитета и публикация закупок – по пятницам.

Для упрощения организации процесса планирования в наших планах – передать функцию утверждения плана и изменений к нему от тендерного комитета к уполномоченным лицам.

Планы «Укрпочты» на второе полугодие 2020 года

На этом индивидуальные доработки для «Укрпочты» не заканчиваются. Для упрощения организации процесса планирования мы хотим передать функцию утверждения плана и изменений к нему от тендерного комитета  уполномоченным лицам, которые будут проводить такие закупки. И это требует дополнительной доработки функционала площадки SmartTender под наши индивидуальные потребности.

Наша команда продолжает двигаться в сторону оптимизации закупок и других своих процессов с использованием инструментов, предлагаемых электронной системой Prozorro. В будущем нам будет помогать государственный маркетплейс Prozorro Market, созданный специально для быстрого проведения допороговых операций.

В целом следует отметить, что нет предела совершенству, мы всегда работаем над улучшением своих результатов и процессов. 2020 год является очень ответственным для обеспечения «Укрпочты», ведь внедряется много крупных проектов: обновление автопарка, приобретение автомобилей для проекта передвижных отделений, установка ERP-системы и т.п.

Как видите, работа кипит и наша закупочная команда не планирует останавливаться на достигнутом. Поэтому приглашаем всех поставщиков участвовать в тендерах «Укрпочты»! Желаем вам побед в торгах, так как вместе с вами побеждает и заказчик!