Закупівлі «Укрпошти» – від ручного складання таблиць до автоматизованих онлайн-торгів за 3 роки

Чи може величезне державне підприємство дати гідний приклад закупівельникам приватного бізнесу? Як забезпечувати високу якість придбаних товарів паралельно з високими обсягами? З чого почати реформування існуючих систем закупівель? Про все ми спитали у Ганни Пясецької, директора департаменту тендерних процедур.

Можна впевнено стверджувати, що наразі АТ «Укрпошта» входить до числа найбільших підприємств України – як у державному секторі, так і в порівнянні з приватним бізнесом. Сьогодні національний оператор поштового зв'язку налічує понад 11 тисяч поштових відділень по всій території країни, з них близько 9 тисяч – знаходяться у сільській місцевості. Загалом у штаті «Укрпошти» наразі працює понад 65 тисяч працівників, понад 40% з яких – це листоноші.

Як «Укрпошта» здійснює свої закупівлі сьогодні

Надаючи понад 50 різноманітних видів послуг населенню та юридичним особам у найбільшій мережі України, для забезпечення своєї повсякденної діяльності «Укрпошта» купує величезні обсяги товарів і пов’язаних з ними послуг: від паливно-мастильних матеріалів та офісної техніки до канцелярського приладдя, дрібних будівельних матеріалів та послуг з перекладу.

Підприємство має на меті проводити свої закупівлі максимально ефективно та прозоро, а також унеможливити будь-які зловживання, побороти стереотипні уявлення щодо низької ефективності установ та підприємств державного сектору. Для цього «Укрпошта» скерувала значну частину своїх зусиль щодо загального реформування закупівельного напряму компанії на перехід до ефективного використання електронних тендерів у системі Prozorro під керівництвом Олександра Находа, заступника генерального директора із закупівель АТ «Укрпошта», колишнього директора ДП «Прозорро» і співзасновника реформи публічних закупівель в Україні.

За перше півріччя 2020 року закупівельники «Укрпошти» оголосили 1122 конкурентні процедури, частка успішних становить понад 72%. Наразі успішно завершено близько 600 торгів, загальна очікувана вартість яких становить понад 754 млн грн, а економія перевищує 21%.

Результати інших оголошених тендерів поки очікуються. При цьому загальна сума коштів, заощаджених на конкурентних торгах протягом періоду роботи нової закупівельної команди з 2016 року скоро досягне 1 млрд грн.

Передумовами таких результатів є робота за напрямом формування якісних та зважених технічних завдань, детальне опрацювання ринку, комунікація із його представниками і ретельна підготовка тендерної документації та вимог до учасників. Протягом останніх чотирьох років закупівельна команда «Укрпошти» активно працювала у напрямку централізації та консолідації обсягів товарів та, меншою мірою, послуг, які можливо та доцільно купувати на рівні Головної компанії.

Протягом останніх чотирьох років закупівельна команда «Укрпошти» активно працювала у напрямку централізації закупівель і консолідації обсягів товарів.

Сьогодні «Укрпошта» централізовано закуповує майже всі товари, послуги та роботи – близько 90% за вартістю. Решта 10% здійснюються на рівні регіональних філій. Це, як правило, послуги, роботи, поточні ремонти та невелика частина товарів, надання та постачання яких безпосередньо прив’язане до території (обслуговування ліфтів, поточні ремонти, обслуговування інженерних мереж тощо). Якщо взяти найдорожчі закупівлі за 2020 рік, що купуються централізовано, то перші п’ять сходинок займають такі категорії товарів і послуг:

Ці закупівлі «Укрпошта» проводить систематично, але спектр та асортимент товарів і послуг, що закуповуються «Укрпоштою», значно ширший. Так само, як і можливість участі учасників в наших закупівлях.

Чому у 2019 році почали шукати нові рішення для оптимізації процесу планування закупівель?

Наскільки зараз можна відтворити у пам'яті нашої команди, планування потреб в «Укрпошті» за старою схемою починалось із ведення річного плану закупівель однією особою у таблиці Excel. При цьому дані про потреби майже трьох десятків регіональних філій надсилались електронною поштою. За таких умов окремі листи від регіональних філій нерідко просто губились серед масиву пошти. Файл довго погоджувався фінансовою службою і лише тоді публікувався – раз на місяць.

У випадку, якщо серед місяця була неуспішною дуже важлива та критична закупівля, яку терміново треба повторно оголосити, а відтак і запланувати, доводилось чекати наступного місяця. Такий процес не дозволяв швидко реагувати на результати торгів, зміну закупівельних стратегій чи умов на ринку (наприклад цін, асортименту, рівня конкуренції тощо), від чого прямо залежить ефективність та повнота забезпечення потреб компанії у товарах та послугах. Тому під керівництвом Надії Бігун, директора департаменту тендерних процедур в період 2016-2018 років, було модернізовано таку важку та інертну систему.

З 2018 року «Укрпошта» перейшла до консолідованого планування закупівель за допомогою електронного майданчика, який створив для нас взаємопов’язану структуру «Укрпошти», що об’єднувала плани регіональних філій та Головної компанії. Всі учасники процесу планування (філії та Головна компанія) почали робити це щотижнево.

Далі відповідальна особа Головної компанії завантажувала ці пропозиції до Google-файлу, до якого мали доступ спеціалісти зі служби фінансів. Пропозиції в Google-файлі погоджувались на предмет відповідності законодавству про публічні закупівлі та на предмет наявності коштів. Після визначення статусів погодження у файлі, рішення про планування оформлювалося протоколом засідання тендерного комітету. Погоджені позиції публікувались на майданчику.

Така модель роботи створювала умови для помилок під час перенесення даних з Google-документа до електронної системи, оскільки сильно залежала від людського фактора. До того ж вона передбачала зберігання даних «Укрпошти» у зручних, проте не надто надійних зовнішніх системах.

У 2019 році наша команда почала шукати рішення, яке б дозволило:

1. Опрацьовувати велику кількість позицій, що вносяться різними структурами «Укрпошти», у єдиній системі, без втрати чи викривлення даних та з можливістю їхнього постійного зберігання.
2. Чітко визначати ролі користувачів, які беруть участь у погодженні позицій та стадій, які проходять чернетки таких позицій.
3. Встановлювати технічні обмеження у плануванні за певними кодами CPV державного класифікатора (наприклад, унеможливити формування чернетки із видом закупівлі «без використання електронної системи» за кодами CPV, за якою потреба «Укрпошти» очікувано перевищує вартість в 1 млн грн).
4. Швидко та зручно формувати звіти щодо запланованих тендерів.
5. Завчасно отримувати інформацію, якщо вартість запланованих позицій за відповідним кодом CPV перевищує 1 млн грн.

Задовольнити всі ці потреби компанії допомогли доопрацювання, зроблені спеціалістами майданчика SmartTender наприкінці 2019 року.

За наявності 27 відокремлених структурних підрозділів та Головного офісу, АТ «Укрпошта» є єдиним замовником з точки зору законодавства про публічні закупівлі. Тому для визначення вартісних порогів та правильного вибору процедур у конкретних випадках, визначених законом, а також недопущення ділення предмету закупівлі, всі пропозиції аналізуються й погоджуються у Головному офісі. Сам річний план закупівель та зміни до нього вносяться рішеннями тендерного комітету АТ «Укрпошта».

Еволюція процесу планування

Планування та публікація річного плану закупівлі є юридичним початком проведення закупівлі. Як бачите, «Укрпошта» пройшла складний шлях еволюції процесу планування – від роботи в Excel та обміну даними про потреби поштою до централізованої електронної системи, яка має чіткий розподіл стадійності та ролей, розробленої компанією SmartTender.

Загалом «Укрпошта»  не проводить величезну кампанію зі збору даних про потреби та внесення до плану всіх закупівель на рік на початку календарного року чи наприкінці попереднього року. Для компанії це не буде ефективним рішенням з точки зору витрат людського ресурсу, адже майже у 100% випадків довелося би вносити зміни до запланованих пунктів, тобто повторювати «вправу» з початку.

Довгострокове планування великої кількості закупівель неможливо здійснити достатньо точно.

На жаль, довгострокове планування великої кількості закупівель неможливо здійснити достатньо точно. Приблизна кількість оголошених «Укрпоштою» тендерів за рік становить 1800. Оголошення всіх таких процедур проводиться у разі виникнення кожної окремої потреби протягом року. При цьому оголошення закупівлі передбачає здійснення підготовчих робіт:

• збір даних про потреби у товарах чи послугах;
• визначення якісних показників предмета закупівлі;
• підготовку та узгодження технічного завдання;
• формування вимог до учасників та проєктів договорів для тендеру;
• оцінку очікуваної вартості тощо.

Тобто, якщо ми вносимо до річного плану, наприклад, паливні брикети (дрова) на початку року у січні, а саму процедуру хочемо провести у червні (коли ціни на такий вид товару падають), то сформована нами очікувана вартість буде неактуальною, ймовірно – вищою за фактичну ринкову. При цьому за пів року можуть змінитись і вимоги нормативних актів, що регулюють якість паливних брикетів (дров), і самі вимоги замовника на такий предмет закупівлі, або ж може частково чи повністю зникнути потреба (наприклад, через наявність залишків після попереднього опалювального сезону), що зі свого боку також призведе до змін очікуваної вартості.

Оскільки неможливо оголосити тендер із вартістю, відмінною від позиції плану, до вже запланованої раніше позиції доведеться вносити зміни. І саме цієї подвійної роботи ми намагаємось уникнути. Тому запускаємо процес лише тоді, коли вже всі підготовчі роботи були виконані.

Маючи очікувану річну потребу у купівлі палива наливом приблизно на 200 млн грн, оголосити процедуру на всю цю суму буде помилкою.

Наприклад, маючи очікувану річну потребу у купівлі палива наливом приблизно на 200 млн грн, оголосити процедуру на всю цю суму буде помилкою з точки зору закупівельної стратегії. Такий тендер виграє один учасник. А як показує практика, маючи одного постачальника на всі обсяги та не маючи альтернативи, компанія ризикує опинитись у заручниках недобросовісного постачальника. Такий постачальник може, наприклад, вимагати безпідставного підняття цін під загрозою зриву поставок пального, що є смертельним для логістичної компанії (сумний досвід роботи із компаніями групи «Техойл»).

Тобто кількість тендерів, а відтак і запланованих позицій, залежить від закупівельної стратегії, обраної для даного виду товарів чи послуг. Показовим є приклад купівлі палива у роздріб у мережі АЗС. Маючи понад 200 локацій транспорту, «Укрпошта» оголошує торги таким чином, щоб поблизу було декілька мереж АЗС, які могли б між собою конкурувати. Мережі часто закривають і відкривають станції, а одноразове розміщення єдиного тендеру унеможливлює швидке реагування та такі зміни ринку.

Які індивідуальні інструменти дозволяють «Укрпошті» ефективно купувати все необхідне

Наразі все планування торгів у річному плані закупівель у 2020 році здійснюються «Укрпоштою» лише на майданчику SmartTender. Для цього ми використовуємо унікальний механізм узгодження пропозицій плану: 

1. Створюється чернетка майбутньої закупівлі. На цьому етапі філія підприємства (яких понад 25) або Головна компанія створює у системі план майбутньої процедури відповідно до своїх потреб. При цьому за кожним кодом CPV встановлено технічну можливість обрати лише певні види тендерів. Наприклад, за кодом ДК 09130000-9 «Нафта і дистиляти» можна обрати лише таку процедуру, як відкриті торги з публікацією англійською мовою, або переговорна процедура, тому що планова потреба компанії в пальному перевищує 133 тисячі євро на рік.
2. Чернетку розглядає тендерний підрозділ «Укрпошти», перевіряючи її на предмет відповідності вимогам законодавства про публічні торги (правильність вибору коду CPV державного класифікатора та конкретної назви предмета закупівлі, достатність обґрунтування тощо).
3. План затверджується фінансовою службою компанії, для чого спочатку перевіряється на предмет наявності фінансування заявлених потреб згідно з фінансовим планом компанії.
4. Відбувається остаточне затвердження. Погоджена позиція готова до публікації, а рішення про внесення змін оформлюється протоколом тендерного комітету.
5. Публікація в системі Prozorro. Лише на цьому етапі у центральній базі даних з’являється відповідний тендер.

Внесення змін до опублікованих позицій здійснюється у такому ж порядку. Якщо на якому-небудь етапі коригування пункт не підтверджується – закупівля повертається до останнього узгодженого стану.

Якщо на якому-небудь етапі пункт коригування не підтверджується – закупівля повертається до останнього узгодженого стану.

Крім того, спеціально, щоб забезпечити функціонування нового механізму затвердження тендерів, для «Укрпошти» створили чотири групи користувачів з різними рівнями доступу до функціоналу майданчика:

• користувачі з правом публікації чернетки (можуть лише передати її далі на узгодження);
• користувачі з правом затвердження (для узгодження фінансовою службою);
• користувачі з правом затвердження і публікації (для узгодження тендерним підрозділом і розміщення тендеру в Prozorro);
• «гостьовий кабінет», доступ до якого мають усі внутрішні ініціатори закупівель, що можуть самостійно переглядати дані та інформацію про плани, без права редагування.

Тобто у єдиній системі у нас є чіткий розподіл ролей та набір можливостей для кожного учасника процесу, чітка стадійність усього процесу та технічні обмеження й функціонал, що дозволяють готувати план швидко, без помилок і порушень законодавства. Процес подання пропозиції та формування чернеток завершується щовівторка (зазвичай це 50-300 позицій), опрацювання чернеток тендерною службою відбувається щосереди, погодження фінансовою службою – щочетверга, а формування рішення тендерного комітету та публікація закупівель – щоп'ятниці.

Для спрощення організації процесу планування у наших планах – передати функцію затвердження плану та змін до нього від тендерного комітету до уповноважених осіб.

Плани «Укрпошти» на друге півріччя 2020 року

На цьому індивідуальні доопрацювання для «Укрпошти» не закінчуються. Для спрощення організації процесу планування ми хочемо передати функцію затвердження плану та змін до нього від тендерного комітету до уповноважених осіб, що будуть проводити такі закупівлі. І це потребує додаткового доопрацювання функціоналу майданчика SmartTender під наші індивідуальні потреби.

Наша команда продовжує рухатись у бік оптимізації закупівель та інших своїх процесів із використанням інструментів, що пропонуються електронною системою Prozorro. У майбутньому нам допомагатиме державний маркетплейс Prozorro Market, створений спеціально для швидкого здійснення допорогових операцій.

Загалом варто зазначити, що немає меж для досконалості, ми завжди працюємо над покращенням своїх результатів та процесів. 2020 рік є дуже відповідальним для забезпечення «Укрпошти», адже впроваджується багато великих проєктів: оновлення автопарку, придбання автомобілів для проєкту пересувних відділень, встановлення ERP-системи тощо.

Отже, як бачите, робота кипить і наша закупівельна команда не планує зупинятись на досягнутому. Тому запрошуємо всіх постачальників брати участь у тендерах «Укрпошти»! Бажаємо вам перемог у торгах, тому що разом з вами перемагає і замовник!