Жизнь после карантина: как совместить работу в офисе и удаленно

Режим карантина изменил привычный уклад работы компаний по всему миру. Большинству пришлось перевести персонал на удаленную работу в тех сферах, где это было возможно. Быстрее всех смогли адаптироваться к таким условиям IT-компании и телеком. 

Как украинские технологические компании работали в таком режиме, Mind ранее писал в материале «Вход бесплатный, выход платный: как IT- и телеком-бизнес пережили карантин».

Однако и другие отрасли ощутили на себе все плюсы и минусы такого режима работы персонала. Теперь настало время задуматься, как компании будут работать после снятия всех ограничений. 

Так, в начале мая гендиректор Google и ее материнской компании Alphabet Сундар Пичай сообщил сотрудникам, что работа из дома продлится до конца 2020 года. Об этом же заявили и в Facebook, который был среди первых технологических компаний, которые попросили своих сотрудников начать работать удаленно.

В Украине также многие задумываются над тем, чтобы остаться на удаленном режиме работы или же планируют его сохранить для части персонала. 

Как организовать дистанционный режим работы после выхода из карантина и какие идеи помогут оптимизировать затраты компаний при частичном сохранении «удаленки», рассказал Mind директор «Luxoft Украина» Виталий Кармазинский.

Поначалу многим удаленная работа показалась вынужденной, но далеко не самой лучшей идеей с точки зрения эффективности работы. Но со временем (и с удивлением) менеджеры обнаружили, что многие процессы, казавшиеся немыслимыми вне офиса, оказались вполне жизнеспособными.

В тоже время многие сотрудники, особенно в IT-сфере, «облюбовали» такой режим и не очень-то и хотят возвращаться в офис. Тем более, что пока конец эпидемии коронавируса еще не предвидится и непонятно, что будет осенью. Конечно, важную роль в этом сыграло то, что большинству компаний пришлось постепенно подстраивать свои бизнес-процессы под новые реалии.

Карантин как катализатор старых трендов

То, что этот тренд не будет кратковременным, показывает поведение многих западных технологических гигантов. Так, глава Facebook Марк Цукерберг планирует перевести на удаленную работу половину сотрудников компании в ближайшие 5–10 лет.

А в компании Oracle заявили, что компания не вернется к личным встречам, поскольку совещания в YouTube и Zoom им ничем не уступают. Ради справедливости нужно отметить, что тренд на удаленною работу был актуален в мире и несколько лет назад. Но пандемия коронавируса еще больше ускорила этот процесс. Естественно, что этому тренду последуют многие компании, в том числе в Украине.

Таким образом, «благодаря» карантину многие компании, не решавшиеся попробовать удаленную работу раньше, смогли получить такой опыт, и у многих неплохо получилось. И перед многими, в том числе и перед нами, встал вопрос, какие возможности открывает этот новый опыт. Ведь в условиях кризиса те довольно крупные средства, которые тратят компании на аренду и обслуживание площадей, можно перенаправить на другие цели, например – сохранить людям зарплаты и по максимум избежать сокращений.

К тому же практика удаленной работы открывает для компаний возможность нанимать талантливую молодежь в регионах или уникальных специалистов, которые по каким-то причинам ранее не хотели переезжать в другой город.

Как организовать удаленную работу правильно

Анализируя возможность перехода компании (ее отдельных подразделений, или отдельных ролей) на удаленную работу, нужно постараться учесть все обстоятельства и избежать крайностей. Плюсы (экономия времени на дорогу в офис и обратно, возможность сделать любую команду глобальной и т. д.) и минусы (сложности с поддержанием личных контактов, необходимость более тщательного планирования и т. д.) удаленной работы вполне очевидны, их и, конечно, учитывают в первую очередь.

Но не менее важно оценить такое изменение с точки зрения основных участников бизнес-деятельности (сотрудника, компании и клиента) и взвесить возможность, целесообразность и оправданность такого изменения. Можно даже составить табличку «три на три» и вписать в ячейки соответствующие комментарии, или же просто окрасить факторы, влияющие на принятия решения об «удаленке» в красный (невозможно), желтый (требуются изменения) или зеленый (возможно).

Это позволит увидеть картину с разных точек зрения и поможет принять правильное решение. При этом полный запрет на посещение офиса сотрудниками, работающими удаленно, или отказ от командной работы и попытка все урегулировать через внутренний SLA (соглашение об уровне предоставления услуги) скорее всего является уже крайностями, которых лучше избегать.

Одним из оптимальных решений перехода на удаленную работу может стать использование концепции sharing desks (совместное использование рабочих мест), когда компания организовывает совместные пространства для работы (отдаленно напоминающие коворкинги), но при этом за каждым человеком конкретное рабочее место не закреплено.

Такое решение позволяет не только сократить количество рабочих мест в офисе (опыт показывает, что в зависимости от специфики работы компании в среднем до 30% мест все равно пустуют), но и создаст возможность для работающих из дома коллег по необходимости приходить в офис, и продолжать чувствовать себя частью компании, чего-то большего.

Также это позволить гибко собираться в рабочие группы для обсуждений в зависимости от специфики проекта, выводить в офис новых сотрудников без необходимости аренды и оборудования дополнительных площадей (расширение площадей при этом происходит согласно отдельного плана, качественно и без спешки) и многое другое.

Да, многим может быть поначалу непривычно потерять свой уютный и обжитой уголок в офисе, но, как показал опыт последних месяцев, мир вокруг нас меняется, и мы меняемся вместе с ним. И только от нас зависит, какие возможности мы сможем разглядеть в этих изменениях.