Життя після карантину: як поєднати роботу в офісі й віддалено

Режим карантину змінив звичний уклад роботи компаній у всьому світі. Більшості довелося перевести персонал на віддалену роботу в тих сферах, де це було можливо. Швидше за всіх змогли адаптуватися до таких умов IT-компанії і телеком.

Як українські технологічні компанії працювали в такому режимі, Mind раніше писав у матеріалі «Вхід безкоштовний, вихід платний: як IT- та телеком-бізнес пережили карантин».

Проте й інші галузі відчули на собі всі плюси та мінуси такого режиму роботи персоналу. Тепер настав час задуматися, як компанії працюватимуть після зняття всіх обмежень.

Так, на початку травня гендиректор Google і її материнської компанії Alphabet Сундар Пічай повідомив співробітникам, що робота з дому триватиме до кінця 2020 року. Про це ж заявили й в Facebook, який був серед перших технологічних компаній, що попросили своїх співробітників почати працювати віддалено.

В Україні також багато хто замислюється над тим, щоб залишитися на віддаленому режимі роботи або ж планують його зберегти для частини персоналу.

Як організувати дистанційний режим роботи після виходу з карантину і які ідеї допоможуть оптимізувати витрати компаній при частковому збереженні віддаленого режиму роботи, розповів Mind директор «Luxoft Україна» Віталій Кармазінській.

Спочатку багатьом віддалена робота здалася вимушеною, але далеко не найкращою ідеєю з погляду ефективності роботи. Але з часом (і з подивом) менеджери виявили, що багато процесів, що здавалися неможливими поза офісом, виявилися цілком життєздатними.

Водночас багатьом співробітникам, особливо в IT-сфері, сподобався такий режим, і вони не дуже бажають повертатися в офіс. Адже поки епідемії коронавірусу немає кінця й незрозуміло, що буде восени. Звичайно, важливу роль у цьому зіграло те, що більшості компаній довелося поступово підлаштувати свої бізнес-процеси під нові реалії.

Карантин як каталізатор старих трендів

Те, що цей тренд не буде короткочасним, показує поведінка багатьох західних технологічних гігантів. Так, глава Facebook Марк Цукерберг планує перевести на віддалену роботу половину співробітників компанії в найближчі 5–10 років.

А в Oracle заявили, що компанія не повернеться до особистих зустрічей, оскільки наради в YouTube і Zoom їм нічим не поступаються. Заради справедливості потрібно зазначити, що тренд на віддалену роботу був актуальним у світі ще кілька років тому. Але пандемія коронавірусу пришвидшила цей процес. Природно, що цього тренду дотримуватимуться багато компаній, зокрема в Україні.

Отже «завдяки» карантину багато компаній, які не наважувалися спробувати віддалену роботу раніше, змогли отримати такий досвід, і в багатьох непогано вийшло. І перед багатьма, зокрема й перед нами, постало питання, які можливості відкриває цей новий досвід. Адже в умовах кризи ті досить великі кошти, які витрачають компанії на оренду та обслуговування площ, можна перенаправити на інші цілі, наприклад, зберегти людям зарплати й максимально уникнути скорочень.

До того ж практика віддаленої роботи відкриває для компаній можливість наймати талановиту молодь у регіонах або унікальних фахівців, які з якихось причин раніше не хотіли переїжджати в інше місто.

Як організувати віддалену роботу правильно

Аналізуючи можливість переходу компанії (її окремих підрозділів або окремих ролей) на віддалену роботу, потрібно постаратися врахувати всі обставини й уникнути крайнощів. Плюси (економія часу на дорогу в офіс і назад, можливість зробити будь-яку команду глобальною тощо) і мінуси (складнощі з підтриманням особистих контактів, необхідність більш ретельного планування тощо) віддаленої роботи цілком очевидні, їх, звісно, й враховують найперше.

Але не менш важливо оцінити таку зміну з погляду основних учасників бізнес-діяльності (співробітника, компанії і клієнта) і зважити можливість, доцільність і виправданість такої зміни. Можна навіть скласти табличку «три на три» і вписати відповідні коментарі, або ж просто пофарбувати фактори, що впливають на прийняття рішення щодо віддаленої роботи в червоний (неможливо), жовтий (потрібні зміни) або зелений (можливо).

Це дозволить побачити картину з різних поглядів і допоможе прийняти правильне рішення. При цьому повна заборона на відвідування офісу співробітниками, які працюють віддалено, або відмова від командної роботи та спроба все врегулювати через внутрішній SLA (угоду про рівень надання послуги), швидше за все, є вже крайнощами, яких краще уникати.

Одним з оптимальних рішень переходу на віддалену роботу може стати використання концепції sharing desks (спільне використання робочих місць), коли компанія організовує спільні простори для роботи (дещо нагадують коворкінг), але при цьому за кожною людиною конкретне робоче місце не закріплено.

Таке рішення дозволяє не тільки скоротити кількість робочих місць в офісі (досвід показує, що залежно від специфіки роботи компанії в середньому до 30% місць все одно порожні), але й створить можливість для  колег, що працюють з дому, за потреби приходити в офіс і продовжувати відчувати себе частиною компанії, чогось більшого.

Також це дозволить гнучко збиратися в робочі групи для обговорень залежно від специфіки проекту, виводити в офіс нових співробітників без необхідності оренди й обладнання додаткових площ (розширення площ при цьому відбувається згідно з окремим планом, якісно й без поспіху) тощо.

Багатьом може бути спочатку незвично втратити свій затишний і обжитий куточок в офісі, але, як показав досвід останніх місяців, світ навколо нас змінюється, і ми змінюємося разом з ним. І тільки від нас залежить, які можливості ми зможемо розгледіти в цих змінах.