Розкласти по поличках: як IKEA запровадила електронний документообіг

ІКЕА – міжнародна компанія, чиї роздрібні продажі сягають 39,8 млрд євро на рік, а штат працівників – 217 000 осіб у понад 500 магазинах в усьому світі. Минулого року IKEA офіційно з’явилась і в Україні.

Звичайно, у такої великої структури – вражаючий обсяг документообігу. В одному лише австрійському філіалі підписують понад 85 000 документів на рік, або приблизно 300 документів щодня. Щоб заощадити час, людські ресурси та гроші, компанія вирішила запровадити систему електронного документообігу. Розглянемо докладніше основні кроки, їхній результат і те, чи надто сильно відстає від подібних успіхів український бізнес.

При переході на ЕДО в IKEA ставили перед собою чотири основні завдвння:

• пов’язати електронним документообігом центральний та віддаленні офіси;
• інтегрувати нові електронні процеси з фінансовими системами, що вже існують;
• повністю виключити використання паперу;
• підвищити прибутковість, ефективність і продуктивність.

Як цього досягали?

IKEA запровадила нову стратегію – мінімізувати використання паперових документів завдяки переходу на електронні, автоматизувати систему роботи з документами та через це підвищити загальну продуктивність компанії.

Це мало усунути проблеми, які виникають під час роботи з документами – їх довго підписують, складно знайти, можна загубити й на це необхідно витрачати додаткові гроші та час, які краще скерувати на розвиток компанії і співробітників.

Наприклад, отримані рахунки-фактури почали авторизувати в магазинах, сканувати й завантажувати в центральний офіс кілька разів на день. Там вони додаються в систему бухгалтерського обліку та впорядковуються за ключовими параметрами.

Бухгалтери в головному офісі працюють із впорядкованим й інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом і швидко визначають версію документа.

Впровадження системи ЕДО зробило паперову кореспонденцію зайвою та значно зменшило ризик втрати документів.

Усі дані перевели на нову систему управління документами, зберігаючи важливу інформацію та запобігаючи нещасним випадкам: у системі ЕДО документ у безпеці – його не пошкодити й не загубити.

Які наслідки це мало?

Підвищилася прибутковість. Компанія почала менше витрачати грошей на паперові документи, зменшила непотрібні організаційні витрати й це позитивно вплинуло на підсумковий результат. Після впровадження електронного документообігу IKEA досягла зниження всіх витрат на реєстрацію документів на 90%.

Підвищилася прозорість. Зараз у компанії можна знайти будь-який документ, подивитися його історію. Це допомогло IKEA досягти повної прозорості. Більше розуміння процесів та роботи з документами допомагає компанії вдосконалювати робочі операції, а також швидко та легко надавати клієнтам, партнерам і постачальникам точну й актуальну інформацію.

Підвищилась ефективність. ЕДО допоміг скоротити час на роботу з документами на кілька годин щодня. Безпаперовий офіс також звільняє місце, яке раніше використовували для великої кількості документів.

«Впровадження ЕДО дозволило зменшити витрати на наш архів на понад 90 %, – говорить Рудольф Бубіч, директор із бухгалтерського обліку IKEA Австрія, – Просте управління та постійний доступ до всіх документів економить нам величезні витрати часу та грошей».

А що в Україні?

На вітчизняному ринку є системи електронного документообігу, які можуть допомогти бізнесу досягти таких самих, або кращих за IKEA, результатів.

Наприклад, Deals. Сервіс збільшує кількість вчасно погоджених документів, а також у кілька разів скорочує час підготовки та погодження документів. Він дозволяє заощаджувати на адміністративних і логістичних витратах, забезпечує постійний доступ до документів і підтримує всі українські АЦСК. Потрібно лише приєднатися до системи, додати до неї свого контрагента й почати підписувати й обмінюватися документами онлайн.

Або« BAS Документообіг КОРП». Ця система спрямована на автоматизацію документообігу. Тут можна працювати з будь-якими документами, у неї є 45 готових інструкцій. Теки можуть сортуватися відповідно до структури компанії або за типами документів. Всюди можна встановити права доступу користувачів.

Ще один варіант – Megapolis.DocNet. Вона організовує систему ЕДО в компаніях будь-якого рівня і сфер діяльності, а також у державних установах, підприємствах та органах влади. Основною метою впровадження систем Megapolis.DocNet є підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи.