Ведення бізнесу: 3 ознаки, що час створювати відділ закупівель
І як це допоможе заощадити кошти
Поява закупівельників у компанії – це часто певний етап її розвитку. Зазвичай це відбувається, коли обсяги стають такими значними, що вже важко стежити за всіма закупівлями, кожен їх робить самостійно, часто дублюючи сервіси, товари, роблячи це неефективно і витрачаючи купу грошей. Так стається через те, що керівники і власники часто не розуміють, які функції виконує цей відділ і яку вигоду може дати. Насправді ж професійні закупівельники можуть не тільки зекономити кошти, а й підвищити ефективність операційної діяльності бізнесу та оптимізувати безліч процесів. Про три ознаки, коли створення відділу закупівель не просто на часі, а вже необхідне компанії, розповів Mind менеджер із закупівель в Uklon Олександр Чумак.
1. Співробітники витрачають багато робочого часу на непрофільну роботу
У багатьох компаніях системні адміністратори закуповують техніку, а HR-фахівці – мерч. Якщо це кілька дрібних закупок на рік – не критично. Коли ж обсяги зростають, співробітники можуть витрачати до 25% свого часу на роботу закупівельників.
Знайти постачальника, підписати договір, передати рахунок на оплату, проконтролювати оплату й доставку, закрити бухгалтерські документи – усе це забирає час. Свої безпосередні завдання фахівець виконує з затримками, бо займався закупівлею.
Коли з'являється відділ закупівель витрати компанії можуть знизитися до 30% за рік.
2. Частина з того, що закупили, не використовується або виконує не всі функції, які мала б
Пояснюю. Професійний закупівельник – це не просто людина, яка шукає постачальника й займається папірцями. Його завдання – зрозуміти та знайти саме те, що потрібно, аби дійсно закрити запит внутрішнього замовника (HR, IT чи будь-якого іншого відділу) або кінцевого клієнта.
Іноді сам замовник не до кінця розуміє, що йому треба, закуповую речі з додатковими функціями, якими він користуватися не буде, а додаткові функції – це додаткові гроші, які могли залишитись у вас.
Приклад. На попередній роботі мені треба було замовити сканери штрих-кодів, раніше одну й ту саму модель роками закуповували в одного виробника. Дійсно, коли укладали угоду – вони були сучасні і якісні. Проте, за 5 років з'явилися моделі більш надійні та якісні, при цьому ті, що були в нас, коштували на 25% більше.
Тоді я приніс на склад сканер нової моделі й попросив протестувати його. Зібрав фідбек і зʼясував, що єдина характеристика, за якою стара модель вигравала – зчитування штрих-кодів на 10 см далі. На практиці ж виявилося, що цією опцією ніхто не користувався.
Так на всьому замовленні ми зекономили $15 000. Погодьтесь, якби закупав непрофільний працівник, для якого це додатковий обов'язок, навряд чи він би мав час і мотивацію займатися такою аналітикою.
Я навів лише один кейс. На практиці їх були десятки. Це про сотні тисяч зекономлених коштів і купу оптимізованих процесів.
3. У компанії відсутня єдина база даних про закупівлі та їхня системність
Коли різні віддали самі щось купують – це хаос. Часто ті самі товари закуповують в одного постачальника за різними цінами. Купують передплати на ті самі сервіси. Документи не систематизують і зберігають хтозна-де. Це як на Ferrari возити дрова для печі. Я думаю, ви розумієте, про що я.
Професійні ж закупівлі – це про порядок, систему та прогнозування.
Ось приклад такої системності: можна отримати від HR-відділу план наймання співробітників на рік, прорахувати з IT-департаментом кількість і моделі техніки, яка знадобиться для нових людей, закуповувати великими партіями, а не поштучно за запитом. Велика партія означає більш вигідні ціни.
Звісно, у наші часи важко щось прогнозувати, але впевнений, що точно є декілька сценаріїв і планів, які можна підкоригувати.
Коли я прийшов в Uklon, зібрав усі дані про закупівлі техніки за останні роки. Раніше її самостійно закуповували різні відділи. Зʼясувалося, що ми багато років закуповували техніку в одного постачальника. Для подальших закупівель вирішили провести тендер. У результаті постачальників стало більше, а попередній взагалі «відвалився», бо не зміг запропонувати конкурентну ціну. Компанія тільки виграла на цьому.
Тож створення відділу закупівель – це маст-хев для компаній, де щорічні обсяги закупок є суттєвими. Це дозволить розумно використовувати кошти і час спеціалістів, а отже – заробляти. Саме так, закупівлі заробляють гроші, а не витрачають їх.
Автори матеріалів OpenMind, як правило, зовнішні експерти та дописувачі, що готують матеріал на замовлення редакції. Але їхня точка зору може не збігатися з точкою зору редакції Mind.
Водночас редакція несе відповідальність за достовірність та відповідність викладеної думки реальності, зокрема, здійснює факт-чекінг наведених тверджень та первинну перевірку автора.
Mind також ретельно вибирає теми та колонки, що можуть бути опубліковані в розділі OpenMind, та опрацьовує їх згідно зі стандартами редакції.
