Кому потрібні івенти під час війни та що зробить захід вдалим?

Здавалось, після пандемії коронавірусу та початку повномасштабного вторгнення галузь івентів мала би померти і не відродитись ще дуже довго. Але цього не сталося.

Івенти під час війни не зникли – вони змінилися під нові реалії та вимагають від організаторів ще більшої професійності. Адже тепер ідеться не лише про атмосферу, а й про безпеку людей. Попри виклики, галузь розвивається, бо потреба збиратися разом, ділитися емоціями й отримувати нові враження залишається незмінною.

Яких трансформацій зазнала івент-індустрія за останні чотири роки, завдяки чому не занепала, та що робить захід вдалим під час війни, Mind розповіла Вікторія Рязанова, Group Account Director агентства Talan Communications.

Які ринок івентів змінювався після вторгнення рф?

На початку повномасштабної війни івент-індустрія фактично зупинилася. Для ринку це було критично, адже він ще не встиг відновитися після COVID-19. За оцінками Міжнародної асоціації маркетингових ініціатив (МАМІ), у 2022 році обсяг івент-маркетингу скоротився на 80% порівняно з попереднім роком і становив 201 млн грн. Та вже за кілька місяців заходи почали поступово відновлюватися – проте в нових реаліях. Безпекові вимоги, комендантська година, технічні обмеження – тепер організатори мусять враховувати все.

У 2023–2024 роках офлайн-івенти почали активно повертатися – від невеликих зустрічей до масштабних професійних, галузевих, освітніх, розважальних і корпоративних заходів. За підрахунками Всеукраїнської рекламної коаліції, у 2024 році ринок івент-маркетингу зріс на 25%, тоді як МАМІ оцінює зростання у 30%. Попри різницю в показниках, обидві оцінки підтверджують відновлення галузі та її здатність не лише витримувати кризові потрясіння, а й адаптуватися до нових умов і формувати конкурентні переваги.

Якщо у перші три місяці повномасштабного вторгнення ми спостерігали різке скорочення та заморожування бюджетів на організацію івентів або ж переведення їх в онлайн формат, то вже влітку 2022 року ситуація почала змінюватися. Так, клієнти почали надсилати нові запити паралельно з розмороженням раніше запланованих проєктів. Вже в 2023-2024 рр. ринок стабілізувався та почав зростати як і бюджети на проведення заходів. Причина – зростання цін на ринку в цілому. Наразі в середньому кошторис одного й того ж проєкту збільшився на 30-35%, порівняно з довоєнним періодом.

Які особливості організації заходів на зараз?

В цілому нині на ринку домінує гібридний формат івентів. Він дозволяє залучати більше учасників як в Україні, так і за її межами. Сьогодні звичною стала практика, коли в офлайн-конференціях беруть участь спікери з-за кордону. Досвід роботи під час пандемії COVID-19 допоміг організаторам зрозуміти, як працює гібридний формат і які можливості він відкриває для ринку.

Через комендантську годину скоротилась тривалість івентів. Тепер вони починаються раніше, адже мають завершитися до 22–23 години. Популярності набули заходи в готелях та заміських комплексах, де учасники можуть залишитися на ніч і не поспішати додому.

Обмеження також ускладнили підготовку. Якщо раніше монтаж проводили за день до івенту або навіть у ніч перед ним, а демонтаж – одразу після чи наступного дня, то тепер через часові ліміти організатори мають враховувати додаткові витрати і ризики.

Врахування енергетичних обмежень під час підготовки івентів – це не відкрите питання, а звична практика останніх років. Забезпечення генератора на локації, швидкість перепідключення, робота ліфтів на момент відключення світла, наявність сходів та їхній стан, подача води – усе це заздалегідь продумується та перевіряється, щоб комфорт учасників під час івенту залишався незмінним.

Що в пріоритеті у клієнтів при замовленні івенту?

Акценти на івентах змінилися: для клієнтів у пріоритеті безпека. Один із найчастіших запитів сьогодні – наявність укриття. Клієнт надасть перевагу локації з великим та надійним укриттям, навіть якщо його вартість перевищує запланований бюджет.

У нас був досвід організації івентів або безпосередньо в бомбосховищах, або маючи ще додаткове захисне приміщення на випадок атак. Наприклад, ми проводили форум одразу в укритті, щоб не переривати подію під час тривог. Тоді в паркінг івент-простору було перетворено на повноцінну залу з технікою, декораціями та усім необхідним для комфорту.

Частина клієнтів обирає більш безпечні регіони. Так, на етапі планування тест-драйву для дилерів Lexus у Київській області, особливу увагу було приділено маршруту – його прокладали та попередньо перевіряли разом з лісничим та військовими на наявність мін, адже ця територія була окупована на початку вторгнення.

Соціальна складова івентів теж змінилася. Тепер події часто починаються з хвилини мовчання та слів подяки військовим за можливість жити й працювати. Багато компаній під час заходів організовують волонтерські збори для армії та постраждалих від війни. Ми, як організатори, забезпечуємо сприятливі умови для реалізації таких ініціатив, але вибір фонду та проведення збору/аукціону клієнт проводить самостійно.

Якщо раніше більшість івентів були спрямовані на просування продуктів, то зараз дедалі більше бюджетів виділяється на корпоративні формати – зустрічі для співробітників, конференції та з’їзди.

Чекліст: що робить захід вдалим під час війни?

Безпека передусім. Обираємо безпечний регіон, перевіряємо наявність укриття, маркуємо маршрут до нього кольоровими стрілками та під час тривоги заохочуємо учасників прямувати туди без паніки.

Хвилина мовчання на початку заходу. Події починаються з хвилини мовчання та слів подяки військовим і загиблим, що підкреслює позицію компанії.

Заборона російської музики. Російська музика – табу. Вона не має звучати на івентах навіть на прохання учасників.

Планування на всі випадки. Організація включає сценарії розвитку подій і готові рішення, щоб клієнт і команда розуміли, як діяти в будь-якій ситуації.