Від 7 тендерних комітетів до 12 уповноважених осіб: успіх «Укренерго» в закупівлях

Торік Національна енергетична компанія «Укренерго» стала замовником близько 2 000 закупівель на загальну суму понад 2,8 млрд гривень. І всі вони здійснюються за допомогою системи Prozorro. Про те, як компанія стала однією із перших у реформуванні власних закупівель – читайте в інтерв’ю з Мариною Безруковою – членом правління НЕК «УКРЕНЕРГО».

1. Ви одними з перших в Україні перейшли до електронних закупівель. Що саме цьому сприяло?

Щорічно Національна енергетична компанія «Укренерго» закуповує товари, роботи та послуги на близько 3,0 млрд грн. Закупівлі стають ефективними, якщо керівництво компанії в цьому зацікавлене та має чіткий вектор на прозорість, економію та чесну конкуренцію. Підписання в березні 2015 року Меморандуму про побудову в Україні прозорої та ефективної системи державних закупівель стало першим кроком на шляху до реформування закупівельної діяльності компанії.

Вже у квітні 2015 року ми розпочали тестову експлуатацію системи електронних закупівель Prozorro, тому на момент введення в дію Закону України «Про публічні закупівлі» з 1 квітня 2016 року НЕК «УКРЕНЕРГО» на всі 100% була готова до проведення електронних тендерів. Державна програма реформування держзакупівель стала передумовою трансформації закупівельної функції компанії. Реформа – це процес, за яким стоять люди, і якщо ти береш на себе відповідальність, то обов’язково досягнеш поставлених цілей.

2. Яких результатів вдалося досягти за 6 років роботи? Як змінювалася й вдосконалювалася ваша система?

Насамперед у нас в закупівлях була створена дуже активна команда. Ми постійно вивчаємо досвід міжнародних компаній, аналізуємо свою діяльність і формуємо завдання з розвитку системи закупівель. Спочатку закупівлі залишались децентралізованими – 7 тендерних комітетів (108 посадовців) у різних регіонах України не давали можливості досягти бажаної ефективності закупівельного процесу. Тому у 2017 році відбулась централізація закупівельної функції та було запроваджено Інститут уповноважених осіб – 12 професіоналів стали єдиним центром та ключовим драйвером реформ. Централізовані закупівлі – це дисципліна, порядок, уніфікований підхід, автоматизація процесів та ефективний спосіб скорочення витрат і ресурсів на закупівлю товарів та послуг, що використовуються всіма підрозділами компанії.

«Централізовані закупівлі – це дисципліна, порядок, уніфікований підхід, автоматизація процесів та ефективний спосіб скорочення витрат і ресурсів на закупівлю товарів та послуг, що використовуються всіма підрозділами компанії».

У 2018 році відбулась реорганізація організаційної структури компанії та була створена Дирекція управління ланцюгами поставок, завдання якої полягає в тому, аби побудувати нову систему стратегічної взаємодії з усіма зацікавленими сторонами, об’єднану інформаційними, грошовими та товарними потоками. Зміни, які ми впроваджували протягом останніх 5 років, завжди підтримувались керівництвом компанії. Без цієї підтримки побудувати ефективні механізми закупівель було б неможливо.

Наступний 2019 рік відзначився для компанії трансформацією закупівельної функції, зокрема було впроваджено систему категорійного менеджменту. Відбулось об’єднання функцій закупівельника, логіста та маркетолога, при якому управління ланцюгом постачання з множини окремих сегментів трансформувалось в єдиний інтегрований процес. Категорійний менеджмент охопив увесь цикл закупівлі:

Серед ключових нововведень – новий формат комунікації з бізнес-партнерами до початку проведення процедур закупівель та за результатами їх проведення. Зокрема – започатковано традицію проведення відкритих семінарів та презентацій щодо предмета закупівлі, інформування постачальників з урахуванням їхньої специфіки про певні позиції у річному плані закупівель, персоналізовані повідомлення-запрошення на торги з посиланням на оголошення в електронній системі закупівель Prozorro.

За результатами проведення закупівлі, як після укладання договору, так і скасування торгів, проводиться аналіз та надається зворотний зв'язок кожному учаснику закупівлі.

«Важливою подією у сфері закупівель НЕК «УКРЕНЕРГО» стало налагодження співпраці з британським інститутом професійного навчання у сфері закупівель, постачання та логістики Chartered Institute of Procurement and Supply».

У 2020 році важливою подією у сфері закупівель НЕК «УКРЕНЕРГО» стало налагодження співпраці з британським інститутом професійного навчання у сфері закупівель, постачання та логістики CIPS (Chartered Institute of Procurement and Supply) за програмою Procurement Excellence CIPS. НЕК «УКРЕНЕРГО» стала першою в Україні компанією, яка отримала сертифікат відповідності системи закупівель стандартам CIPS. Як наслідок – очікується підвищення операційної ефективності та посилення конкурентних переваг компанії на міжнародному ринку завдяки підвищенню прозорості закупівель.

3. Які обсяги закупівель компанія здійснює сьогодні?

У процесі щорічного планування операційної та інвестиційної діяльності центрами витрат за допомогою довідника уніфікованих номенклатур формуються потреби у закупівлі певних товарів, робіт та послуг. Центри витрат – це всі структурні підрозділи апарату управління та відокремлених підрозділів НЕК «УКРЕНЕРГО», які в межах встановлених лімітів (фінансового плану компанії) ініціюють проведення торгів та надають заявку для включення потреби до річного плану закупівель. Цьогоріч бюджет «Укренерго» складає близько 2,0 млрд грн – це понад 2 800 позицій плану.

4. Скільки вдалося заощадити компанії за цей час?

Ми ведемо статистику за роками, відстежуючи загальну суму заощаджених коштів і середній відсоток економії за кожен рік роботи з системою публічних закупівель. Загалом реформа допомогла нам заощадити за весь час величезну суму – майже 1,36 млрд грн. Детальніші дані наведені у таблиці нижче.

5. Як сьогодні у компанії здійснюються закупівлі?

Головні складові нашої успішної роботи сьогодні – це своєчасне планування, ефективне управління закупівлями та чітко вибудувана логістика. До структури Дирекції управління ланцюгами поставок входять:

1. Департамент методології та аналітики закупівель. Він забезпечує планування, моніторинг та контроль на всіх стадіях закупівельного процесу.
2. Департаменти, які здійснюють централізовані закупівлі товарів, робіт і послуг для потреб «Укренерго» у межах підпорядкованих категорій. Наразі їх існує три, в які входять по два категорійні відділи.
3. Регіональні центри організації закупівель (РЦОЗ). Таких центрів в нас 6 і вони забезпечують потреби регіонів, управляють складським господарством компанії та виробничими запасами.

Наші внутрішні замовники, функціональні підрозділи компанії – дирекції по напрямам, центри витрат – делегували свої повноваження та відповідальність за закупівельний процес Уповноваженим особам, які одночасно виконують функції категорійних менеджерів. Усі види товарів, робіт і послуг розподілені на шість окремих категорій:

Категоризація – це важливий інструмент стратегічного сорсингу (категорійного менеджменту), який зв'язує бізнес-цілі компанії, постачальників та ринки. Ми побудували нову модель закупівельної функції.

Нова трансформована модель закупівельної функції

Планування закупівель:

1. Визначення потреб.
2. Визначення основних параметрів закупівлі.
3. Дослідження ринку.
4. Контроль цінових/вартісних ризиків.
5. Формування кола потенційних постачальників.
6. Складання профілю категорії.
7. Розробка стратегії закупівлі.
8. Затвердження Річного плану.

Управління закупівлями:

1. Закупівлі на Prozorro.
2. Проведення конкурсного відбору постачальників (процедурні закупівлі, допорогові/спрощені закупівлі, маркетингові дослідження).
3. Відповідність вимогам законодавства.
4. Укладання та супровід договорів.
5. Співпраця з постачальниками на умовах партнерства.

Управління запасами:

1. Приймання ТМЦ на склади за кількістю та якістю.
2. Організація переміщення, перевезення, розвантаження, складування ТМЦ.
3. Організація процесу вибуття запасів зі складів.
4. Контроль обліку неліквідів.
5. Реалізація вторинної сировини та металобрухту у Prozorro.Sale.

У наш час недостатньо просто знайти потрібний товар і постачальника. Категорійний менеджер відповідає за весь ланцюг постачання – від заявки до повного виконання зобов'язань за договором. Критеріями якості роботи є рентабельність категорії і досягнення планових показників ефективності (фінансових та якісних).

6. Якими є ключові принципи закупівельної діяльності компанії?

Ключовим інструментом ефективної закупівельної діяльності є крос-функціональна командна робота, коли внутрішні замовники (структурні підрозділи компанії), методологи, закупівельники і логісти працюють як одне ціле. Така форма роботи дозволяє ідентифікувати вимоги внутрішнього замовника, максимально використовуючи досвід, знання і навички залучених до процесу закупівель співробітників, та врахувати інтереси як окремої бізнес-функції, так і всього бізнесу в цілому, знайти правильний баланс.

Ми визначили ключові принципи та поставили цілі, яким має відповідати нова трансформована модель закупівельної функції.

Ключові цілі системи закупівель компанії:

1. Забезпечення прозорості та контрольованості закупівель.
2. Планування та контроль актуальності потреб.
3. Уніфікація та стандартизація бізнес-процесів планування, закупівель та супроводу договорів.
4. Оптимізація витрат на закупівлю товарів, робіт та послуг.
5. Відповідність вимогам законодавства.

7. За якими критеріями ви оцінюєте постачальників?

Ефективна закупівельна діяльність компанії безпосередньо залежить від прозорості партнерських відносин з постачальниками. НЕК «УКРЕНЕРГО» використовує сформовану базу даних постачальників, яка постійно оновлюється завдяки маркетинговим дослідженням та електронній системі закупівель Prozorro. Для оцінки використовуємо наступні критерії:

1. Регулярність та надійність поставки.
2. Якість товарів, послуг чи робіт.
3. Ціна та умови оплати.
4. Фінансові показники, кредитоспроможність.
5. Наявність застосованих ОГС (оперативно господарських санкцій), вчинення антиконкурентних узгоджених дій, що стосуються спотворення результатів тендерів, судових спорів.
6. Ділова репутація.

За умови сегментації постачальників особлива увага приділяється діловій репутації бізнес-партнерів, що зумовлено високим рівнем ризиків наявності на ринку недобросовісних учасників. НЕК «УКРЕНЕРГО» дотримується принципу нульової толерантності щодо корупції, і основну роль у цьому покладено на категорійних менеджерів. Саме вони забезпечують гідне представлення інтересів компанії у відносинах з бізнес-партнерами, підтримуючи репутаційний імідж компанії.

«НЕК «УКРЕНЕРГО» дотримується принципу нульової толерантності щодо корупції, і основну роль у цьому покладено на категорійних менеджерів».

Для керівників, що хочуть імплементувати сучасні підходи до закупівель та керувати процесом змін, важливо розробити стратегію взаємодії з контрагентами, яка здатна створити цінність для компанії.

8. Як обирали майданчик для власної роботи?

У квітні 2015 року з ключових закупівельників компанії було створено робочу групу, яка одразу розпочала тестову експлуатацію інформаційно-телекомунікаційних систем електронних закупівель Prozorro за допомогою різних існуючих на той час авторизованих електронних майданчиків. По завершенню тестування команда НЕК «УКРЕНЕРГО» обрала SmartTender.biz – як дуже зручний та функціональний інструмент проведення закупівель. Він пропонує не тільки зручний інтерфейс і технічну підтримку, а ще й корисну аналітику й додаткові сервіси, які роблять процес закупівель ефективнішим.

«Після централізації функції закупівель компанії фахівці SmartTender об’єднали усі кабінети окремих підрозділів в один електронний кабінет».

Крім того, команда SmartTender швидко та якісно організувала приєднання відокремлених підрозділів НЕК «УКРЕНЕРГО» до роботи у форматі онлайн-торгів. У підсумку ми отримали єдину прогресивну платформу електронних закупівель, яка гарантує якісний супровід і забезпечує постійний технологічний розвиток. Після централізації функції закупівель компанії фахівці SmartTender об’єднали усі кабінети окремих підрозділів в один електронний кабінет, у якому менеджер закупівлі за допомогою фільтрів знаходить всі свої процедури та має можливість створити персональні налаштування для зручної роботи та пошуку.

9. Які є плани та перспективи розвитку закупівель компанії? Які великі тендери очікуються?

В умовах адаптації української енергомережі та законодавства до світових стандартів і тенденцій ми прагнемо впроваджувати нові інноваційні підходи до закупівельної діяльності. Наша мета – створити інструментарій для сталого розвитку нашої системи закупівель. Раніше за правилами проведення тендерів ми використовували єдиний критерій – ціну. При цьому, якщо подивитись на структуру вартості, то виходить, що ціна об'єкта може становити лише певний відсоток від загального обсягу витрат на закупівельну потребу. Сюди можна віднести монтаж/демонтаж, витрати на технічне обслуговування, ремонт і комплектуючі частини, витрати на енергоносії тощо – всі товари, роботи і послуги, які закуповуються компанією, мають свій життєвий цикл.

«Якщо подивитись на структуру вартості, то виходить, що ціна об'єкта може становити лише певний відсоток від загального обсягу витрат на використання товару».

З набуттям чинності нової редакції Закону України «Про публічні закупівлі» вартість життєвого циклу – це новий критерій оцінки пропозицій. Це позитивні зміни у законодавстві, оскільки одним із важливих завдань закупівлі є створення умов не лише для економії коштів, а й для забезпечення вигідного співвідношення між ціною та якістю, строками експлуатації товарів та екологічними критеріями. Водночас застосування критерію вартості життєвого циклу не повинно призводити до недобросовісної конкуренції та/або дискримінації учасників. Наразі ми розглядаємо різні варіанти для правомірного застосування такого критерію.

 

Матеріал у партнерстві зі SmartTender