Зупинка на вимогу: навіщо бізнесу потрібні стратегічні сесії
День тиші, кавування чи SWOT-аналіз і дашборди – українськи підприємці розповідають про різницю форматів
Скільки керівників, стільки й думок про необхідність проведення стратегічних сесій. Хтось їх проводить раз на квартал, хтось – раз на рік. Деякі підприємці взагалі не організовують стратегічні сесії, адже вважають це марнуванням часу. Одні керівники беруть на себе генерування ідей, а інші – віддають це завдання своїм підлеглим. Відрізняється і формат проведення стратсесій. Наприклад, на противагу звичайним стратсесіям, деякі керівники проводять «одиночні» сесії або в форматі one-to-one за кавою. Єлизавета Семко, PR-менеджерка LEAD business club, поділилася з Mind думками учасників клубу щодо плюсів і мінусів того чи іншого варіанту проведення стратегічної сесії.
Коли й навіщо потрібна стратсесія
Стратегічні сесії можна проводити з різною метою – наприклад, для обговорення та визначення:
- партнерських стосунків та ролей у проєкті;
- ключових цілей і показників компанії;
- плану розвитку;
- місії, візії чи цінностей;
- брейнштормінгу нових ідей і продуктів;
- синхронізації роботи відділів тощо.
Юлія Сілецька, co-owner компанії з виробництва обладнання для б‘юті-майстрів Ülka:
– Наша команда наймала стороннього фасилітатора й під час стратсесії змогла визначитися з місією компанії та подальшими планами, зокрема фінансовими.
Проводити стратегічні сесії ми почали десь 2020 року. Збиралися орієнтовно раз на рік і планували на короткі дистанції. Але я зрозуміла, що для того, щоб вести компанію до мети й у нас не було розфокусу, нам треба щось велике, до чого ми будемо прагнути. Тож у нас була стратегічна сесія, де ми сформулювали BHAG (велику волохату зухвалу мету) на 10 років… Тому описали цю мету за допомогою цифр і намітили план масштабування.
Тепер, коли у компанії є місія – «задавати тренд на здоров'я та усвідомленість б’юті-майстрів», всі ідеї проходять крізь цей фільтр.
Артем Вертегел, молодший партнер компанії «Море Пива» та «Hop Hey»:
– Стратегічні сесії потрібні тоді, коли керівник відчуває, що компанія вже не може досягати успіхів попередніми методами.
Ось у момент, коли у вас перестало виходити досягати поставлених перед собою цілей, завдань, треба щось змінювати в підходах до роботи. Один із таких інструментів – це зустрітися та обговорити місію компанії.
Дмитро Полуектов, власник компанії «Ваговимірювальні системи» з виробництва та продажу ваг:
– Пам'ятаю перші шість років нашої компанії. Я взагалі не читав жодних книжок про управління, не проходив ніяких тренінгів, взагалі не розумів, як працюють фінанси. Втім ми росли кожен рік вдвічі-втричі. А вже коли 2013 року в компанії працювало понад 100 людей, я зрозумів, що не можу управляти таким стихійним чином. Тоді прийшли на допомогу менеджмент, системність і стратегічні сесії.
Зазвичай, на моїх стратсесіях присутні 15–20 людей. Це можуть бути керівники відділів і перспективні співробітники. Переважно сам проводжу стратегічні сесії, готуюсь до них. Виступаю першим, викладаю своє бачення розвитку компанії та чому. Далі за допомогою мозкового штурму вирішуємо, куди будемо рухатись.
Призначаю таку посаду як адміністратор стратегічних змін. Протягом року ця людина контролює виконання стратегічних планів.
Про роль модератора стратсесії, або Чому керівник має мовчати
Водночас деякі компанії звертаються за допомогою до фасилітаторів / модераторів.
Аліна Щербина, засновниця PR-агенції «Великі історії», керуюча партнерка LEAD business club
– Якщо в компанії є кілька співвласників, то спочатку я синхронізую їхній запит – які задачі вони хочуть вирішити за допомогою стратегічної сесії та який результат розраховують отримати. Далі проводжу короткі інтерв'ю з керівниками відділів, щоб відчути команду, ключові проблеми й точки росту, які бачать співробітники компанії. Це попередній аудит компанії.
Уже на третій-четвертій телефонній розмові з топами стає зрозуміло, питання якого масштабу стоять перед компанією: «Куди ми рухаємося наступні 10 років?» і «Як нам зробити світ краще?» чи «Хто за що відповідає?» і «Як синхронізувати між собою відділи?». Від масштабу мислення команди залежать масштаби, яких може досягти компанія.
Артем Рудий, власник девелоперської компанії «RAM INDUSTRIAL»
– Я досягаю цілей компанії через цілі співробітників. Тому всі стратегічні сесії, які я проводив, починаються з того, що ми прописуємо цілі співробітників, які вони ставили собі минулого року та, зокрема, яких вони не досягли й чому. Коли ж ми починаємо описувати велику мету компанії на рік, три, чи п’ять, то першочергово ми пишемо цілі співробітників на рік, а потім ставимо цілі компанії.
Також надаю перевагу тому, щоб перш за все на стратегічній сесії висловилися працівники, а вже потім керівник.
Важливо, щоб ключові гравці компанії підготували презентацію про підсумки своєї роботи. Обов'язково, щоб там були мінуси, невдачі – те, чого не вийшло здійснити. І обговорюю «на берегу» з власниками, щоб вони більше мовчали: потрібно, аби команда сама дійшла до варіантів розвитку.
Артем Вертегел, молодший партнер компанії «Море Пива» та «Hop Hey»:
– Цільова точка розвитку компанії – це коли ваші працівники та керівники відділів ухвалюють рішення про стратегічний розвиток своїх зон відповідальності.
Але такі підходи проведення стратсесій найбільш актуальні для середніх і великих компаній. Для малого бізнесу підійде більш неформальний формат:
У мене в компанії зараз чотири людини. І моя стратегічна сесія полягає у тому, що я з ними періодично п'ю каву й ми розмовляємо про компанію та як її розвивати. А вся компанія рухається на днях тиші. Що це таке? Це моя особиста стратегічна сесія. Це один день щомісяця, коли я вимикаю телефон і їду за місто. Саме в ці моменти ухвалюються важливі стратегічні рішення, які далі я вже «продаю» та презентую команді.
Гарантією досягнення результатів стратсесії є не так конкретні інструменти, як дотримання чотирьох етапів: планування, організація, контроль і вплив. Саме під час стратсесії команда може спланувати свої подальші дії. Під час організаційного етапу важливо визначити, що потрібно для виконання цих цілей. Далі – обрати періодичність контролю виконання плану.
І найважливіший елемент – це вміти виробляти коригувальні рішення. Потрібно виявляти відхилення та їхні причини й навчитися виробляти рішення, які допомагають ці відхилення ліквідувати. Тобто знімати ризики й обмеження, які заважають вашій компанії досягати результатів.
Інструменти проведення стратсесій
Від того, на якому етапі свого розвитку знаходиться компанія, залежить й інструментарій. Але більшість підприємців розповідає, що найчастіше вони використовують такі техніки, як SWOT-аналіз, аналіз конкурентів і трендів ринку та інструмент Start-Stop-Continue.
SWOT-аналіз є одним із найпоширеніших інструментів стратегічного планування серед підприємців. Він допомагає визначити сильні сторони компанії (Strengths), її слабкості (Weakness), можливості для розвитку (Opportunities) і загрози (Threats).
Що передбачають ці пункти:
- Strengths (сильні сторони). Серед них можуть бути унікальність продукту, його висока якість тощо. Аналіз сильних сторін дозволяє компанії зрозуміти, що їй найкраще вдається, і максимізувати свої зусилля в цьому напрямку.
- Weaknesses (слабкості). Виявлення слабких сторін компанії допомагає визначити сфери, які потребують вдосконалення. Сюди можна включити, наприклад, недостатню впізнаваність на ринку.
- Opportunities (можливості). Аналіз можливостей дозволяє виявити нові шляхи розвитку бізнесу. Це може бути або розширення продуктової лінійки, або експансія на інший ринок, або використання нових технологій тощо.
- Threats (загрози). Визначення загроз допомагає бізнесу розуміти зовнішні чинники, які можуть обмежити або загрожувати його роботі. Наприклад, такими чинниками можуть стати війна чи інформаційні атаки з боку конкурентів.
Крім SWOT-аналізу, підприємці також часто використовують аналіз конкурентів і трендів ринку. Перший дозволяє зрозуміти сильні та слабкі сторони конкурентів, визначити їхні позиціонування та показники. А на базі цієї інформації бізнес уже може знайти можливості для вдосконалення власного продукту чи послуги, а також розробити стратегію здобуття конкурентної переваги.
Водночас аналіз трендів ринку допомагає визначити актуальні тенденції у ніші, де працює бізнес, а також споживчих уподобань і технологічних змін. Тим самим цей інструмент дозволяє бізнесу адаптуватися до ринкових умов та вчасно зреагувати на зміни в попиті споживачів.
Останній же інструмент під назвою Start-Stop-Continue допомагає команді визначити, що слід почати робити (Start), що припинити (Stop) і що продовжувати робити (Continue) для досягнення успіху в бізнесі.
Ключовим інструментом також є дашборд – таблиця з розподіленими завданнями, відповідальними за їх виконання працівниками й термінами виконання. Частою проблемою багатьох стратсесій є неефективна реалізація ухвалених рішень. Тож з вирішенням цього якраз і може допомогти дашборд.
Якщо ви дочитали цей матеріал до кінця, ми сподіваємось, що це значить, що він був корисним для вас.
Ми працюємо над тим, аби наша журналістська та аналітична робота була якісною, і прагнемо виконувати її максимально компетентно. Це вимагає і фінансової незалежності.
Станьте підписником Mind всього за 196 грн на місяць та підтримайте розвиток незалежної ділової журналістики!
Ви можете скасувати підписку у будь-який момент у власному кабінеті LIQPAY, або написавши нам на адресу: [email protected].
